Jak pracować online i offline niezależnie od miejsca, w którym jesteś?

Jadę pociągiem trasą, którą jechałam ostatnio kilkanaście lat temu. Zastanawiam się jakim cudem w czasach studiów chciało mi się jeździć tak często do domu, pokonując dystans Toruń – Suwałki – Toruń z dwiema przesiadkami. Startowałam w piątek o 13:00 w domu byłam o 22:00, żeby w niedzielę znów o 13 ruszać w drogę powrotną.

Tym razem trasa była krótsza, ale wróciły wszystkie wspomnienia, te z peronów i ze stacji oraz o ludziach, z którymi podróżowałam. Uśmiecham się sama do siebie na myśl o moich ówczesnych marzeniach. Marzyłam, że jak skończę studia, to będę pracować w dużej, najlepiej międzynarodowej firmie, z możliwością cudownego rozwoju. Nie myślałam wtedy o własnym biznesie, a tym bardziej, aby kiedyś mieszkać i pracować na Suwalszczyźnie. Chciałam żyć w dużym mieście. W miejscu, gdzie można się bardziej rozwijać i mieć lepsze perspektywy. Gdzie sukces będzie czekał na mnie za każdym rogiem.

Marzenia z korporacją zrealizowałam. Było dokładnie tak, jak chciałam. Choć po drodze odkrywałam co jest dla mnie, co mieści się w moich oczekiwaniach czy wartościach, a co nie jest moją ścieżką. Można powiedzieć, że dzisiaj jestem panią swojego czasu, choć zapewne każda właścicielka własnej firmy stwierdzi, że „paniowanie” czasem we własnym biznesie jest niezwykle trudne. 

Podziwiając widok przez okno pędzącego pociągu wracam do tego dużego miasta i myślę kiedy znów będę mogła wrócić do małej wsi pod Augustowem. Myślę, co mogę jeszcze zmienić w mojej aktualnej pracy, aby takich wyjazdów było jeszcze więcej, abym mogła pracować niezależnie od tego gdzie mieszkam i pracuję. Z radością wrócę przed komputer i cieszę się na wszystkie spotkania z kobietami zarówno w ramach LBC, jak i indywidualną pracę. Zastanawiam się jednak jak jeszcze mogę usprawnić moją pracę i zespołu, aby móc pracować w każdym miejscu, w którym jestem. 

Oto kilka moich przemyśleń a może podpowiedzi, jak można do takiej pracy „w lesie czy w polu” się przygotować. W dobie pandemii i pracy w różnych miejscach może znajdziesz kilka podpowiedzi również dla siebie.

Internet to podstawa

Pierwsza sprawa dobre łącze internetowe. I tym jestem w sumie zaskoczona, ale już do mnie to mocno dotarło, że uciekając od dużych miast w poszukiwaniu głuszy i ciszy potrzebuję świadomości, że jeśli coś się dzieje to mam zasięg. Mogę podłączyć się do internetu, mogę wysłać wiadomość czy nagrać live. A do tego potrzebny jest dobry internet, a nie taki, który otwiera stronę z prędkością żółwia. Jeśli nie internet to dobry zapas gigabajtów do przesyłania danych. Mając dobre łącze pracujesz szybko i efektywnie. Ustalasz np. 3-4 godziny aktywnej pracy, wiesz, że wszystko jest sprawne i jesteś w stanie wysłać maile, przygotować odpowiedzi, połączyć się z zespołem.

Wydajność baterii ma znaczenie

Pamiętaj o dobrej baterii i power bankach aby telefon nie padał co chwila i nie było potrzeby szukania dostępu do prądu. W terenie to nie lada wyzwanie. To samo dotyczy laptopa. Wyobraź sobie sytuację, że masz piękny widok i chcesz usiąść na ławeczce i napisać coś wartościowego (wena uaktywniła się w skutek niecodziennego pejzażu). Siadasz z laptopem i okazuje się, że jest rozładowany, albo bateria działa zdecydowanie za krótko. No i tylko niepotrzebnie się denerwujesz i zamykasz komputer z myślą, że dokończysz w domu. Uwaga, z mojej perspektywy, w większości takich sytuacji to nie działa. Artykuł i wpis pozostaje nieukończony i piękna myśl pozostaje tylko w Twojej głowie.

Chmury i hasła nie tylko na niebie

Jeśli masz zespół lub chcesz mieć dostęp do wszystkich Twoich plików z każdego miejsca na świecie potrzebujesz przygotowania do pracy w chmurze lub wspólnych dysków. W pracy mam komputer stacjonarny, kiedy podróżuję używam laptopa lub telefonu. To oczywiście kwestia przyzwyczajenia, do których zadań używasz danego urządzenia. Ja lubię puszczać posty na instagramie, nagrywać relacje czy robić zdjęcia telefonem. Laptopa używam do odpowiadania na dłuższe maile, które wymagają np. dodania załącznika. Ostatnio artykuły powstają na papierze, jako, że lubię pisać ręcznie. Mam wrażenie, że myśli lepiej spływają na papier. (uaktywniłam takie pisanie po przeczytaniu książki Droga artysty Julii Cameron). Potem czytam głośno tekst i aplikacja zamienia to w słowa (jest kilka takich aplikacji, niektórzy używają głosowych wiadomości, ale mają  pewne ograniczenia słowne). Powstały tekst warto zapisać właśnie gdzieś w chmurze, aby po powrocie do domu mieć do niego dostęp. To samo dotyczy pracy w zespole – na przykład praca nad plikiem jest szybsza kiedy “wisi” on gdzieś na dysku, do którego wszyscy mają dostęp.

I teraz hasła, to dopiero zmora. Zazwyczaj otwierasz ulubione aplikacje i hasła masz już w pamięci strony czy komputera (mimo, że masz świadomość, że to wcale nie jest bezpieczne). Jednak kiedy używasz nowych urządzeń, lub tak jak w moim przypadku ostatnio rzadziej korzystałam z laptopa, okazało się, że nie pamiętam haseł, albo stare już nie działają. Zapomniałam także, że zmieniliśmy serwer i skrzynki nie działają poprawnie.

I wtedy siedzisz z tym super widokiem, z zaparzoną kawką przed sobą i nie działają Twoje sprzęty. Albo chcesz połączyć się na live na szybko, Twój rozmówca czeka, a u Ciebie wyświetla się komunikat „uaktualnij system”. Wiem jakie to uczucie, doświadczyłam go ostatnio. Przed podróżą sprawdź urządzenia, ustaw lub przypomnij hasła, zrób aktualizacje programów. Chcesz pracować szybko i efektywnie, Twoje narzędzia do pracy muszą być także do tego przygotowane.

Czas i forma ma znaczenie

Ważne jest także ustalenie czasu i formy pracy. Początkowo wydawało mi się, że w ciągu tego samego dnia można być w pracy i odpoczywać. Jednak dochodzę do wniosku, że w moim przypadku lepiej sprawdza się forma – pracuję albo odpoczywam. Mój mózg kiedy przełącza się na offilne to uruchamia się tryb myślenia o niebieskich migdałach, staje się wolniejszy, taki wakacyjny. A kiedy trzeba np. połączyć się na rozmowę video to potrzebuję więcej energii aby to zrobić. Z kolei kiedy jest trochę pracy to myślami błądzę, że chciałabym już wyjść na spacer. W moim przypadku lepiej sprawdza się praca w blokach lub dniach, czyli np. jeden dzień pracuję intensywnie, jestem ubrana biznesowo z make-upem i skupiam się na zadaniach, pracuję konkretnie i efektywnie. Z kolei drugiego dnia jestem poza siecią i mam czas na pływanie, spacery po lesie. Jeśli nie mam takich bloków to w pracy jestem myślami nad jeziorem, a w lesie myślę o pracy i stresuję się, że jeszcze na maila nie odpowiedziałam, itp.

Ta forma pracy, ilość godzin i system jest bardzo potrzebny przy pracy zespołowej. Ważny jest kalendarz i blokowanie czasu dla siebie, dla rodziny, dla odpoczynku tak, aby pozostałe osoby w zespole wiedziały gdzie jesteś i czy jesteś dostępna. Myślę, że ważne jest wpisywanie prawdziwych tematów tych bloków, to znaczy np.: “jestem bez dostępu do komputera”, “jestem biegu tylko pod telefonem”. Wtedy zespół wie z czym można poczekać te kilka godzin a kiedy, w razie pilnego tematu, można „atakować”.

Delegowanie to piękna sprawa

A skoro jesteśmy przy zespole, to taka praca online w lesie może być bardzo dobrą lekcją delegowania zadań w zespole. A dokładniej co potrzebujesz oddelegować, aby lepiej pracować i skupić się dokładnie na tych zadaniach, które sprawiają Ci radość i dają realne pieniądze. Takie ćwiczenie doskonale pokaże czego nie możesz już robić sama. Przykład – jeśli we wszystkich kanałach społecznościowych piszesz i publikujesz  treści, to jak chcesz w przyszłości być offline? Jeśli dodajesz poprawki na swoją stronę www, odbierasz wszystkie telefony, zaglądasz w każdy kąt Twojego biura to będzie trudno Ci włączyć reset i rzeczywiście odpocząć.

Kilka osób mówiło także, że właśnie takie zadanie doskonale pokazało inną perspektywę ich biznesu i zespołu, który pod ich nieobecność fantastycznie działał i czuł się w tym swobodnie.

Papier też może być narzędziem

Do pisania i tworzenia a może zapisywania Twoich przemyśleń nie zawsze potrzebny jest komputer niż znane Ci narzędzie pracy. Warto zaopatrzyć się w piękny zeszyt, notatnik oraz ołówek lub długopis. Magia ręcznego pisania uwalnia kreatywność, nowe obszary Twojego mózgu. A mały notes schowany w kieszeni, podczas spaceru, da Ci poczucie, że w każdej chwili możesz coś zapisać, Twoje myśli, spostrzeżenia, coś co nie pozostanie tylko w Twojej głowie.

Przekonania czasem blokują

Dla mnie jedną z najważniejszych odkryć i wniosków, które wyciągiem z ostatniej takiej pracy w terenie są moje przekonania. Zaskoczyło mnie to lekko, ale cieszę się, że je usłyszałam.

Pierwsze przekonanie, że trzeba pracować w tygodniu a nie odpoczywać. Taki czas wolniejszy to tylko w weekend. Trzeba być „w gotowości” każdego dnia, nie można odpuszczać, bo przecież tak trzeba. Że może kogoś zawiedziemy lub rozczarujemy naszym frywolnym działaniem. A być może w głowie naszych odbiorców pojawi się myśl, że to nie jest profesjonalne. Zrozumiałam jednak bardzo ważną rzecz, jeśli ja się nie napełnię dobrą energią to czy będę dzieliła się z innymi. Pamiętacie przysłowie: “z pustego to i Salomon nie naleje”?

Druga myśl to co ludzie powiedzą, że jestem w lesie w środku tygodnia. 10 rano a ja w lesie, rozumiesz? Może klientki pomyślą, że ważniejsze powinny być odpowiedzi na ich maile, szybkie odpowiedzi na Messengera. Jednak wiem teraz, że to jest kwestia Twojego podejścia, jak chcesz pracować i jak chcesz żyć. Kiedyś jedna z właścicielek opowiadała mi o swoim systemie pracy, że odpowiada na maile i telefony nawet o 23 w piątek czy w weekend. Twierdziła, że kocha swoją pracę, że to jej odpowiada, lubi kontakt z ludźmi. Jednak po jakimś czasie jej ciało samo poprosiło o wolne, tylko na dłużej. I wtedy, czy tego chciała czy nie, miała nieco dłuższy urlop. Dlatego jestem zwolennikiem krótkich urlopów czy jednodniowych resetów niż uciekania na dłużej od nielubianej już rutyny.

Każda z nas jest inna, inaczej pracuje, ma inne podejście do świata. Długo szukałam swojego systemu pracy. Właściwie wiedziałam jaki system nie jest dla mnie i nie daje mi radości, a co więcej efektywnej i dobrej pracy. Jednak realizacja takiego systemu wymaga większego przygotowania, a może większej odwagi? Akurat pandemia wpłynęła pozytywnie na możliwość zdalnej pracy i otworzyła świat poza myślenie lokalne i pokazała szersze perspektywy łączenia się z ludźmi i robienia biznesu online.

Dopiero teraz mam więcej mocy, aby nie zastanawiać się, co myślą inni, kiedy oglądają moje zdjęcia czy relacje. Wiem co daje mi lepsze wyniki w pracy, większą kreatywność i lepsze podejście do nowych projektów, czy wywiązywania się z terminów. Z drugiej strony jeśli jestem w miejscu, które daje mi radość i energię to chcę dzielić się tym z innymi. Może ktoś zamarzy o takim miejscu lub systemie pracy? Może zobaczy, że wyjście poza znane pudełko i cztery ściany przyniesie fenomenalne rezultaty w biznesie i w życiu osobistym.

Siedząc w pociągu przez kilka godzin, z innym widokiem niż ze swojego biurowca czy domu, może pobudzisz swoją kreatywność i wbrew temu, że jesteś dalej zobaczysz to co jest blisko Ciebie. W pędzącym pociągu czy samochodzie, albo z małej chatki pośrodku lasu, nabierzesz innego dystansu do siebie i świata wokół siebie.

PS. Test powstał w pociągu gdzieś na trasie Augustów – Warszawa.

Autorka: Emilia Bartosiewicz – Brożyna – redaktor naczelna LadyBusiness.pl, założycielka i prezes Lady Business Club, ekspert osobistego PR w internecie, pomysłodawczyni plebiscytu dla kobiet biznesu Lady Business Awards, Od 2011 roku łączy przedsiębiorcze liderki i motywuje je do świadomego budowania swojej rozpoznawalności. Liderka projektu GO digital