Od wyznaczenia celów do osiągnięcia sukcesu – jak przebiega proces zarządzania sobą w czasie?

Proces zarządzania w czasie sobą i swoimi zadaniami składa się z 5 etapów. Najważniejsze są trzy pierwsze kroki, czyli wyznaczanie celów, planowanie działań oraz podejmowanie decyzji. Później przychodzi pora na realizację i bieżące monitorowanie efektów.

Etap 1. Wyznaczanie celów

Pierwszym krokiem w procesie zarządzania sobą w czasie jest dokładne określenie celów, jakie chcemy osiągnąć. Bez tego łatwo pogubić się w zadaniach i szybko zrezygnować z jakiegokolwiek działania. W wyznaczaniu celów pomocne są dwie metody – analiza SMART i analiza SWOT.

Metoda SMART pomaga w odpowiednim formułowaniu celów. Jeśli zrobisz to dobrze, masz większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się je osiągnąć. Poprawnie wyznaczony cel powinien być konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie. Na przykład: cel „przez miesiąc codziennie do godziny 12:00 wykonam najważniejsze zadanie w ciągu danego dnia” jest lepiej skonstruowany niż „nauczę się efektywnie zarządzać swoimi zadaniami w czasie”.

W trakcie określania priorytetów warto przeanalizować swoje mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. W tym celu warto skorzystać z analizy SWOT, która pozwoli wyodrębnić 4 kategorie czynników decydujących o sukcesie:

• S (strenghts) – mocne strony, czyli wszystkie Twoje umiejętności i zasoby, które mogą pomóc w osiągnięciu wyznaczonych celów;
• W (weaknesses) – słabe strony, czyli wszystkie czynniki wewnętrzne, które mogą utrudnić Ci osiągnięcie sukcesu. Warto je określić, aby móc nad nimi pracować;
• O (opportunities) – szanse, czyli zjawiska zewnętrzne, które mogą Ci pomóc w realizacji planów;
• T (threats) – zagrożenia, czyli czynniki zewnętrze, niezależne od nas, które mogą przeszkodzić w osiągnięciu sukcesu.

Jeśli określisz czynniki z tych 4 kategorii, będziesz mógł przewidzieć trudności, jakie mogą pojawić się na Twojej drodze, oraz szybciej je przezwyciężysz.

Etap 2. Planowanie działań

To jeden z najważniejszych etapów zarządzania sobą w czasie. Tutaj rozpisujesz, co konkretnie masz wykonać, jak zrealizujesz poszczególne czynności oraz ile czasu mają Ci one zająć. W tym kroku najbardziej przydadzą się techniki zarządzania zadaniami.

Na początku warto skorzystać z diagramu Gantta, reguły Pareta lub metody ABC – wszystkie te techniki pomogą Ci ustalić, co należy wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Natomiast technika GTD oraz macierz Eisenhowera umożliwią zaplanowanie kolejności wykonywania i określenie stopnia ważności poszczególnych zadań. Dokładny opis każdej z technik znajdziesz w infografice HRS.

Przy tworzeniu planu działania warto pamiętać o regule 60:40, według której nie należy rozplanowywać swojego czasu w 100%, ponieważ zawsze może pojawić się jakieś nieprzewidziane zadanie do wykonania. Zamiast tego lepiej przeznaczać jedynie 60% dostępnego czasu na czynności zaplanowane, a pozostałe 40% na zadania nieoczekiwane. W ten sposób nie narazisz się na niepotrzebny stres i frustrację z powodu nadmiaru obowiązków.

Etap 3. Decyzja

Na tym etapie warto zweryfikować, czy stworzony plan jest zgodny z założonymi celami. Jeśli tak, pozostaje nam już tylko podjąć decyzję o kolejności i sposobie realizacji poszczególnych zadań.

Etap 4. Realizacja założeń

Faza właściwa zarządzania czasem. Tutaj krok po kroku realizujesz się określony w powyższych punktach plan działania. W efektywnej realizacji zadań może pomóc technika Pomodoro polegająca na pracy w 25-minutowych blokach czasowych. Po każdym bloku następuje krótka przerwa, a po 4 seriach dłuższy, półgodzinny odpoczynek. Metoda pozwala na całkowite skupienie się na zadaniu, bez rozpraszania uwagi innymi, mało istotnymi sprawami.

Etap 5. Monitorowanie działań i efektów

Na koniec warto pamiętać o kontrolowaniu postępów działań. W ten sposób można na bieżąco weryfikować swoje plany i założenia czasowe oraz wyciągać wnioski na przyszłość. Sam monitoring zwiększa również efektywność i motywację do pracy.

Więcej na temat sposobów zarządzania sobą w czasie oraz technik przydatnych w realizowaniu zadań znajdziesz w przygotowanej przez HRS infografice „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”: https://www.hrs.com/pl/blog/po-godzinach/infografika-6-skutecznych-technik-zarzadzania-soba-czasie.html.