Każde działanie to projekt. Naucz się nim zarządzać

Marzymy, chcemy coś osiągnąć i już prawie czujemy jak to jest, a tu nagle przychodzi moment, w którym nie umiemy zrobić kolejnego kroku. Nie widzimy dalszych możliwości działania i zniechęcamy się. W tym momencie warto skorzystać z doświadczeń z obszaru zarządzania projektami i nasze działania potraktować jako projekt.

zarzdazanie_projektowe

Przeglądając Internet, tytuły książek na rynku oraz szukając nowych szkoleń, które mają wpływać na nasz rozwój, bardzo często trafiam na tytuły w stylu „5 porad jak ruszyć z miejsca”, „ 3 najważniejsze rzeczy, które musisz przestać robić aby rozwijać swój biznes” oraz „4 kroki efektywnego działania”. Jest też oferta szkoleń internetowych, które obiecują, że w tydzień mogą nas nauczyć jak efektywnie doprowadzać sprawy do finału.

Wszystkie wydają się oczywiste i proste. Trzeba tylko przeczytać artykuł i powiedzieć sobie „Tak, właśnie od jutra działam”. I z takim nastawieniem część z nas zaczyna wprowadzać wskazówki w życie. Jednak jak to bywa z takimi postanowieniami, po kilku dniach, a dla niezwykle wytrwałych po paru tygodniach, wszystko wraca do normy… A my znów szukamy rozwiązań. I tak cały czas. Przez to jesteśmy rozczarowani sobą, a każdy kolejny artykuł z tego cyklu szybko przeglądamy lub też nawet nie odczytamy i idziemy dalej. A może zamiast tak dalej działać, warto skorzystać z doświadczeń z obszaru zarządzania projektami i nasze działania potraktować jako projekt?

Ostatnio podczas spotkania z moją znajomą, która pełni rolę zawodowego coacha i z którą omawiałam pewien problem, usłyszałam: „A może ten twój pomysł potraktuj jako projekt i działaj na bazie planu projektowego?”. I to właśnie było to. To właśnie ten moment: „Acha” – olśnienie – przecież mogę przenieść moje zawodowe doświadczenie, czyli zarządzanie projektami, do zupełnie innej sfery życia!

Spraw,a o której rozmawiałyśmy nie dotyczyła stricte sytuacji biznesowej, nie była projektem do realizacji, zadaniem narzuconym przez korporację, czy też moim celem biznesowym. To jedno z moich marzeń zawodowych, które chciałabym zrealizować w niedalekiej przyszłości. I tak w trakcie rozmowy, w której nie umiałam znaleźć konkretnego rozwiązania na teraz, zrozumiałam, że mogę podejść do sytuacji projektowo.

Myślę, że większość z nas odczuwa podobnie. Marzymy, chcemy coś osiągnąć i już prawie czujemy jak to jest, a tu nagle przychodzi moment, w którym nie umiemy zrobić kolejnego kroku. Nie widzimy dalszych możliwości działania i zniechęcamy się.  Poprzez to stoimy w miejscu…

W biznesie też tak jest – pojawia się pomysł i zgodnie z nim chcemy uruchamiać i rozwijać firmy, prowadzić szkolenia, pisać książki, mieć najlepszą na świecie sieć hoteli, czy restauracji. Zaczynamy od marzenia, wyobrażenia siebie właśnie w tym miejscu. Następnie zaczynamy poszukiwania. Czy są już takie biznesy, czy takie miejsca już istnieją, kto jest najlepszy itp…  A następnie zaczynamy myśleć o biznes planie. I teraz to już naprawdę wymaga wielkiej siły i odwagi aby przejść dalej. Z mojego otoczenia znam wiele osób, które wiecznie opowiadają o wielkiej wizji biznesu, który będą prowadzić. Jednak z roku na rok, to tylko opowieść, która coraz częściej kończona jest stwierdzeniem „Hmm, a może to już za późno?”.

A jak zrobić inaczej? Jak mobilizować się do działania? Z pewnością można znaleźć wiele inspiracji, jednak myślę, że bardzo dobrym przykładem mogą być właśnie doświadczenia z prowadzenia projektów. Tak często teraz mówi się o skuteczności project managementu (ang. zarządzanie projektami). Sama też działam w tym zakresie i myślę, że mając na uwadze skuteczność, warto tak spojrzeć na każde podejmowane działanie.

Przede wszystkim jednak warto zamienić marzenie na cel. W moim rozumieniu marzeniem jest wszystko to, czego pragniemy. Jednak marzenia same się nie spełniają. Trzeba nadać im realności. Dlatego też trzeba zamienić je na cele. Stara, ale bardzo sprawdzona metoda SMART pozwoli na to abyśmy nasze marzenie mogli przekonstruować zgodnie z poniższym:

  • S (specific) – skonkretyzowany cel. A więc układamy sobie obraz tego co dokładnie chcemy osiągnąć. Z największą możliwą precyzją określamy czego tak naprawdę chcemy.
  • M (measurable) – mierzalny cel. Nasz cel powinien być tak określony abyśmy mogli zmierzyć stopień jego realizacji. Czyli czy po podjętych działaniach, osiągnęliśmy to co chcemy? Ustaw miernik, który pozwoli to skontrolować.
  • A (achieveble) osiągalny cel. Nasze cele powinny być osiągalne dla nas.
  • R (relevant) istotny cel. Abyśmy podejmowali zakres wielu działań ustalony cel powinien mieć dla nas ważne znaczenie.
  • T (time – bound) określony w czasie cel. Powinniśmy wskazać horyzont czasowy w którym będziemy działać aby go osiągnąć.

Powyższe określenia do SMART-nego celu wskazują na podstawowe znaczenie poszczególnych liter.  Można znaleźć jeszcze odmienne interpretacje. Dla mnie właśnie zaprezentowana jest bardzo bliska ze względu na to, że maksymalnie konkretyzuje cel. Ponadto umożliwia również weryfikację, czy idę w dobrym kierunku.

Czyli mamy już konkretny, ważny dla nas cel do osiągnięcia. Mamy również mierniki oraz określiliśmy, w jakim czasie chcemy go osiągnąć. Co jeszcze warto wyciągnąć z project managementu dla naszych działań?

  1. Spójrz na otoczenie. Niezależnie od tego na jakim etapie działania, w celu realizacji marzenia jesteś, warto rozejrzeć się wokół i sprawdzić co dzieje się wokół nas. Na samym początku realizacji naszego celu to jest niezwykle istotne działanie, gdyż umożliwia analizę rynku, analizę konkurencji, przegląd produktów, promocji oraz trendów. To właśnie w tym miejscu możemy znaleźć jeszcze wiele pomysłów jak możemy działać, czego nie warto już robić, jakich błędów możemy unikać.
  2. Opracuj szczegółowy harmonogramu działań. Do każdego działania, które wymaga naszego większego zaangażowania warto wypisać zakres aktywności, jakich będziemy się podejmować. Im więcej działań wypiszemy tym łatwiej będzie przechodzić przez każdy etap przedsięwzięcia z poczuciem że nic nas nie omija.
  3. Wyznacz kamienie milowe. Określenie etapów, działań w naszych aktywnościach bez realizacji których realizacji nie jest możliwe osiągniecie celu. To właśnie ich precyzyjne określenie, pozwala na weryfikację naszych planów czy podejmowanie decyzji w którym kierunku idziemy. Np. bez akceptacji przez bank umowy kredytowej, możemy nie pozyskać środków finansowych na dalsze działanie. Dlatego też od tego momentu trzeba będzie podjąć decyzję, czy idziemy do drugiego banku, czy szukamy innych form pozyskania gotówki.
  4. Zrób analizę ryzyka. Wypisz wszystkie możliwe i realne ryzyka. które mogą pojawić się podczas realizacji twojego celu oraz od razu poszukaj sposobów ich rozwiązania. Jeszcze teraz kiedy planujesz projekt, możesz spokojnie pomyśleć o tym, co niekorzystnego może się wydarzyć i co możesz z tym zrobić. Już też na tym etapie możesz wskazać jakie inne działania możesz podjąć.
  5. Zbuduj zespół projektowy. Samemu można działać, ale po co? Mam tu na myśli zarówno większe zespoły projektowe jak i otaczających Cię znajomych, którzy mogą wesprzeć w realizacji konkretnego zadania. To właśnie grupy mastermind, przyjaciele, stowarzyszenie przedsiębiorców działających w twoim otoczeniu, grupy pracujące ze sobą na fb. Aktualnie w dzisiejszych czasach bycie w kontakcie z wieloma osobami to nie problem. Warto współpracować z bardziej doświadczonymi osobami, którym również zależy na osiąganiu ich celów i wspólnie korzystać z zawodowego doświadczenia oraz zwyczajnie wspierać się przy podejmowanych przedsięwzięciach.
  6. Kontroluj. I to jest bardzo przyjemna część pracy. To właśnie poprzez kontrolowanie wiemy na jakim etapie projektu jesteśmy. Wyznaczamy więc sobie termin w jakim w cyklu będziemy kontrolować swoje poczynania. Dzięki temu mamy poczucie kontroli i wiedzy o tym co się dzieje w naszym celu.

Czasami w trakcie realizacji jakiegoś większego projektu, wydaje się nam, że już za dużo zrobiliśmy, a jeszcze tyle przed nami i mamy ochotę zwyczajnie wszystko rzucić, zostawić. Często też słuchamy ludzi obok nas, którzy co ciekawe nawet mogą nie mieć w ogóle pojęcia o realizacji takich działań a skutecznie mogą nas zniechęcić. Wtedy też warto na chwile zatrzymać się w miejscu i spojrzeć na nasz cel, który pragniemy zrealizować. Odpowiedzieć sobie na pytanie – dlaczego tak bardzo mi na nim zależy? Wrócić do naszego SMART-a i nadal działać. Czasami wystarczy zrobić mały krok, jednak codziennie, a rezultat może być imponujący.

Daria Bazydło-Egier – Właścicielka firmy zajmującej się zarządzaniem projektami, budowaniem strategii wdrożeń dla produktów i usług www.dariabazydlo.pl