Poznaj narzędzia wspierające procesy finansowe w firmie

Oto narzędzia cyfrowe, które służą do automatyzacji księgowości oraz podpowiedzi, w jaki sposób usprawniają operacje finansowe w biznesie.

Narzędzia do automatyzacji procesów finansowych

Narzędzia do automatyzacji procesów finansowych to oprogramowanie i aplikacje, które służą do kontrolowania wydatków firmy, śledzenia budżetu, zysków, księgowości oraz przygotowywania się do audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Ułatwiają organizację, śledzenie i raportowanie każdej transakcji firmy. Dzięki ich zastosowaniu zapomnisz o czasochłonnym, ręcznym przetwarzaniu faktur i paragonów i dopasowywaniu ich do raportów, nauczysz się wydajnie lokować firmowy kapitał i zrozumiesz sytuację finansową firmy. Niektóre narzędzia cyfrowe monitorują wydatki pracowników, usprawniają procedury zwrotu kosztów, wydawania kart firmowych czy synchronizowania transakcji finansowych z księgowością, a także przygotowywania zeznań podatkowych czy płacenia rachunków kontrahentów, dostawców i partnerów biznesowych.

Zalety automatyzacji procesów księgowych

Automatyzacja procesów finansowych w firmie niesie za sobą szereg korzyści:

• Oszczędność czasu, ponieważ uwalnia od czasochłonnych i żmudnych czynności.
• Minimalizuje ilość błędów, dzięki czemu procesy finansowe w firmie są wykonywane dokładniej i szybciej.
• Zgodność z przepisami: przepisy księgowe stale się zmieniają, a działy księgowości muszą się do nich dostosowywać.
• Upraszczają pracę księgowych.
• Ułatwiają śledzenie przepływów finansowych oraz kontrolowanie kategorii wydatków — zwroty kosztów, wynagrodzenia czy płatność rachunków.
• Przygotowywanie dokumentów podatkowych w czasie rzeczywistym.
• Prognozowanie budżetu firmy.
• Większa wydajność: automatyzacja ogranicza potrzebę ręcznego wprowadzania danych oraz skraca czas potrzebny do wykonania zadań księgowych.
• Większa dokładność: minimalizują ryzyko wystąpienia błędów ludzkich.

Obszary automatyzacji w finansach

Automatyzacja procesów finansowych w biznesie może obejmować różne obszary takie jak: rozliczenia i księgowość, zarządzanie płatnościami, analityka finansowa czy zarządzanie ryzykiem i zgodnością.

Przegląd narzędzi do automatyzacji procesów finansowych

Oprogramowanie ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to potężne narzędzie do automatyzacji księgowości, które ułatwia zarządzanie wszystkimi zasobami firmy, poprawia obieg dokumentacji oraz planowanie i wdrażanie rozwiązań, które wpływają na wydajność wszystkich pracowników. Ułatwia zarządzanie sprzedażą, produkcją, zasobami ludzkimi oraz innymi procesami.

Jednym z powszechnie znanych i popularnych rozwiązań jest Comarch ERP Optima, które wyróżnia się intuicyjnym interfejsem oraz ma możliwość integracji z innymi systemami. Obejmuje wiele różnych aspektów zarządzania firmą. W księgowości program oferuje wiele różnych modułów takich jak księga przychodów i rozchodów, kadry i płace czy ewidencja VAT.

enova365 – to działające w chmurze oprogramowanie, które oferuje różne moduły takie jak księgowość, CRM, handel czy kadry i płace. Umożliwia dostęp do danych o dowolnej porze i z każdego miejsca na świecie. Narzędzie to można dopasować do indywidualnych potrzeb firmy. Zdecydowanie ułatwia zarządzanie finansami firmy.

Program Symfonia jest jednym z najstarszych i dobrze znanych narzędzi księgowych. Podzielony jest na różne moduły księgowe, ma mnóstwo funkcjonalności i doskonale sprawdzi się w małych oraz dużych firmach. Umożliwia prowadzenie księgi głównej, zarządzanie kadrami i płacami, ewidencję VAT oraz oferuje wiele innych funkcjonalności.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Systemy DMS ułatwiają automatyzację i cyfryzację procesów księgowych w tym rachunków, faktur i umów. Wyposażone są często w OCR — systemy, które automatycznie wprowadzają dane z dokumentów papierowych do systemów księgowych. Do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie służą takie narzędzia jak: Bitrix24, DocuWare czy SaldeoSMART.

Narzędzia do automatyzacji workflow

Technologia RPA (Robotic Process Automation) ułatwia automatyzację czasochłonnych, rutynowych i powtarzalnych zadań księgowych przy zastosowaniu wirtualnych robotów. Znajdują one zastosowanie w finansach i księgowości, szczególnie w rozliczaniu należności i zobowiązań, automatyzacji raportów, wprowadzaniu i weryfikacji dostawców, tworzeniu bilansu zamknięcia, księgowaniu na kontach oraz uzgadnianiu sald. Przykładami narzędzi do automatyzacji w księgowości wykorzystujących technologię RPA są Comarch ERP XL czy Blue Prism.

Narzędzia do analizy danych i raportowania

Innym rodzajem narzędzi cyfrowych, które znajdują zastosowanie w księgowości, są te służące do analizy danych oraz ich raportowania, które służą do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Można wśród nich wymienić: Power BI, Pentaho, Smart BI Tibco Jaspersoft czy Tableau. A także polskie rozwiązanie – jedyne na rynku Liquizen.

Automatyzacja w dużych przedsiębiorstwach jest już codziennością. Staje się również modnym tematem w mniejszych i średnich firmach, a także w przypadku solo przedsiębiorców. Nowoczesne technologie przyczyniają się do znaczących zmian w sposobie prowadzenia księgowości firmy.

Narzędzia do wystawiania faktur

• inFakt – Platforma online, która umożliwia wystawianie faktur VAT, faktur pro forma, a także obsługę księgowości online. Oferuje możliwość integracji z kontem bankowym i ma moduł do prowadzenia pełnej księgowości dla firm.
• Fakturownia – Narzędzie do fakturowania z intuicyjnym interfejsem, umożliwia wystawianie faktur VAT, paragonów, faktur korygujących, czy rachunków. Oferuje wersję mobilną, integrację z systemami księgowymi i funkcję śledzenia płatności.
• wFirma – Platforma oferująca szeroki zakres funkcji księgowych, w tym wystawianie faktur VAT, raporty, a także obsługę kadrowo-płacową. Idealna dla małych i średnich firm, dzięki intuicyjnym rozwiązaniom z zakresu fakturowania i księgowości.
• ifirma – Program do fakturowania i prowadzenia księgowości online. Umożliwia wystawianie faktur VAT, kontrolę płatności i składanie deklaracji podatkowych. Posiada także aplikację mobilną i integracje z innymi narzędziami.
• Taxxo – System księgowy oferujący możliwość wystawiania faktur VAT oraz integrację z bankami. Ułatwia zarządzanie dokumentami księgowymi i płatnościami, a także umożliwia przesyłanie faktur bezpośrednio do księgowego.
• Mega-Tech Faktura Small Business – Oprogramowanie, które umożliwia wystawianie faktur VAT, korygujących i pro forma. Jest przeznaczone dla małych przedsiębiorstw, oferuje obsługę plików JPK i posiada liczne funkcje analityczne.

Każde z tych narzędzi różni się zakresem funkcji, co pozwala dobrać odpowiednie rozwiązanie w zależności od potrzeb firmy.

Autorka: Renata Zielezińska — ekspertka w copywritingu SEO, wirtualna asystentka dla klientów premium i wydawca 4 portali internetowych prowadzonych z pasją i zaangażowaniem: portalu kosmetycznego TrustedCosmetics.pl, bloga lifestylowego SposobyNaZycie.pl, portalu biznesowego PolecanyBiznes.pl oraz kobiecego magazynu i portalu dla kobiet e-Wenus.pl.

fot. pexel