Pierwsze 30 sekund. Jak mówić o sobie tak, żeby ludzie zapamiętali Twoją firmę

To samo dzieje się na scenie. W mailu wprowadzającym do potencjalnej klientki. W zakładce o mnie na stronie internetowej. W rozmowie z dziennikarką. Wszędzie tam, gdzie ktoś pyta często bez słów: kim jesteś?

Ludzie pamiętają świetne przedstawienia nie dlatego, że ktoś wyrecytował listę stanowisk. Pamiętają je dlatego, że coś w nich otworzyło rozmowę, postawiło pytanie, pokazało postawę.

W tym artykule rozkładamy autoprezentację na osiem elementów, które w różnych konfiguracjach budują zapamiętywalną wypowiedź o sobie. Inspiracją był dość popularny w sieci szkielet stworzony przez Rohana Shetha, ale układamy go po swojemu, dodaję kontekst polskiego rynku, perspektywę kobiet biznesu i kilka pułapek, które w naszym środowisku pojawiają się najczęściej.

Najpierw kontekst: gdzie i komu się przedstawiasz

Zanim przejdziemy do reguł, jedna rzecz, której w większości poradników brakuje. Dobre przedstawienie zawsze zależy od kontekstu. To, co świetnie zabrzmi w sali konferencyjnej, może zupełnie nie pasować do podcastu. To, co przyciągnie uwagę na LinkedInie, może być zbyt formalne na kameralnym spotkaniu w kawiarni.

Zanim ułożysz swoją wypowiedź, odpowiedz sobie na trzy pytania.

• Kto słucha? Czy to przedsiębiorczynie z tej samej branży, czy potencjalne klientki, czy mieszane towarzystwo z różnych środowisk?
• Po co słucha? Czy szukają współpracy, dostawcy, kontaktu, czy po prostu chcą się poznawać bez konkretnego celu?
• Ile masz czasu? Piętnaście sekund w windzie to inna sytuacja niż dwie minuty na scenie startupowej.

Te trzy pytania zmienią wszystko, co powiesz dalej. Bez nich łatwo wpaść w pułapkę mówienia o sobie w stylu uniwersalnym, czyli w sposób, który brzmi tak samo dla wszystkich i z tego powodu nie zostaje zapamiętany przez nikogo.

OSIEM ZASAD ZAPAMIĘTYWALNEGO PRZEDSTAWIENIA

1. Zacznij od problemu odbiorcy, nie od siebie

Pierwsze zdanie nie mówi o Tobie. Mówi o tym, co spina Twoją odbiorczynię.

Kiedy słucham kogoś, kto zaczyna od mojego problemu, instynktownie nastawiam ucho. Bo on mówi o mnie, nawet jeśli formalnie mówi o sobie.

To zasada, którą stawiam jako pierwszą, choć w większości poradników trafia gdzieś w środek. Powód jest prosty. Wszystkie inne zasady opierają się na odbiorczyni. Body language, język, krotka historia, wezwanie do pytania. Wszystko traci sens, jeśli na samym początku nie pokazujesz, że wiesz, z kim rozmawiasz.

NIE Nazywam się Anna Kowalska, jestem właścicielką firmy zajmującej się doradztwem podatkowym, działamy od dwunastu lat.

TAK Większość właścicielek małych firm w Polsce śpi gorzej w marcu, bo myśli o terminie zeznań i rozliczeń. Pomagam, żeby ten marzec był inny.

Druga wersja od razu mówi: rozumiem tę samą rzeczywistość, w której Ty żyjesz. Pierwsza wersja mówi: oto mój nagłówek na wizytówce. Różnica jest fundamentalna.

2. Wyniki zamiast tytułu

Zamiast mówić, kim jesteś, powiedz, co po Tobie zostało w świecie.

Tytuł to forma. Wynik to dowód. Mózg słuchacza zapamiętuje konkrety, nie etykiety.

To jedna z najtrudniejszych zasad dla kobiet biznesu w Polsce, bo nasza kultura premiuje skromność. Chwalenie się jest brzydkie. Lepiej powiedzieć mniej. Lepiej, żeby ktoś sam to odkrył. Tymczasem w sytuacji autoprezentacji to my mamy poprowadzić osobę po naszej historii. Nikt tego za nas nie zrobi.

Wynik nie musi być spektakularny. Nie musi być wyrażony w milionach złotych. Może być konkretną zmianą, jaką wprowadziłaś w życiu klientów. Może być liczbą osób, którym pomogłaś. Może być procentowym wzrostem, którego dowiozłaś. Ważne, żeby był konkretny, prawdziwy i krótki.

ZAMIAST TYTUŁU Uczę polskie szefowe małych firm budować zespoły, które zostają dłużej niż dwa lata. W ostatnich pięciu sezonach przeszło przez moje warsztaty ponad sto czterdzieści właścicielek firm z całej Polski.

Zwróć uwagę, że nie ma tu słowa trener mentalny. Nie ma słowa coach. Są ludzie i jest efekt.

Skłaniam się ku regule: jeśli możesz powiedzieć coś liczbą, powiedz to liczbą. Jeśli możesz powiedzieć coś konkretną zmianą, powiedz to zmianą. Etykietę zostaw na później, jeśli ktoś sam zapyta.

3. Dziesięciowyrazowa historia

Twoja droga zawodowa w jednym zdaniu. Sześć lat, piętnaście lat, cała kariera. Zmieść to w jednej linii.

Krótkie uderza mocniej niż długie. Jeśli ktoś chce więcej, sam zapyta.

Ten element zapożyczyłam z oryginalnego posta, który mnie zainspirował, bo działa doskonale. Polega na tym, żeby skondensować swój zawód, swoją zmianę, swój zwrot do tego, czym się dzisiaj zajmujesz, w jedno krótkie, mocne zdanie.

PRZYKŁADY Zaczęłam jako asystentka, dziś prowadzę największą firmę cateringową w województwie. Wyszłam z korporacji, żeby otworzyć klinikę, która przyjmuje sześciu pacjentów dziennie. Sprzedałam poprzedni biznes, żeby zbudować firmę, której szukam dla swojej corki.

Każde z tych zdań ma w sobie ruch, kierunek, transformację. Pokazuje człowieka, nie tytuł. I co najważniejsze, prowokuje pytanie: jak to się stało? Wtedy możesz powiedzieć więcej, ale już w odpowiedzi na zaproszenie, nie w monologu, na który nikt nie czekał.

4. Posłuż się językiem swojej odbiorczyni

Nie tłumacz swojego słownika na jej. Pożycz jej języka i powiedz w nim, co robisz.

Familiarność języka tworzy poczucie bliskości szybciej niż jakakolwiek deklaracja wartości.

Jeśli rozmawiasz z prawnikami, mów o klientach, nie o kontrahentach ani o customersach. Jeśli rozmawiasz z marketingowcami, mów o lejkach, nie o procesach zakupowych. Jeśli rozmawiasz z lekarzami, mów o pacjentach, nie o użytkownikach. Brzmi to oczywiście, a jednak to jeden z najczęstszych błędów.

W tym punkcie tkwi też subtelność. Kiedy mówisz językiem odbiorczyni, mówisz w sposób, który brzmi dla niej znajomo. Dla jej mózgu znaczy to: ta osoba rozumie mój świat. To krótsza droga do zaufania niż jakiekolwiek zapewnienia.

OBCO BRZMI Pomagam w zarządzaniu kapitałem ludzkim i optymalizacji procesów HR-owych w środowiskach VUCA.

ZNAJOMO BRZMI Pomagam szefowym firm, które nie chcą tracić dobrych ludzi w czasach, kiedy wszystko się zmienia szybciej, niż zdążymy.

5. Ciało mówi głośniej niż słowa

Twoja postawa, ton, oddech i tempo decydują o tym, jak zostanie odebrane to, co mówisz. Często bardziej niż treść sama w sobie.

Ludzie zapamiętują, jak się przy Tobie poczuli, dużo dłużej niż to, co dokładnie powiedziałaś.

To zasada, której w większości poradników autoprezentacyjnych jest za mało, a która dla kobiet ma szczególne znaczenie. Wiele z nas wzrastało w przekazie, że wypada być ciszej, mniej zajmować miejsca, mówić z góry przepraszającym tonem. To wszystko czyta się z naszej postawy, zanim padnie pierwsze słowo.

Trzy rzeczy do sprawdzenia przed ważnym przedstawieniem.

• Postawa: stopy na ziemi, ramiona swobodne i otwarte, klatka piersiowa nie zapadnięta. Nie wojskowo, nie sztywno. Po prostu że jesteś.
• Tempo: wolniej, niż czujesz, że wypada. Pod stresem zawsze mówimy szybciej, niż powinnyśmy. Daj zdaniom oddech.
• Kontakt wzrokowy: nie skanowanie sali, lecz krótkie zatrzymanie wzroku na jednej osobie na zdanie. Wybierz dwie albo trzy osoby w sali i adresuj zdania do nich kolejno.

Kobieta, która stoi spokojnie i mówi wolno, brzmi pewnie, nawet jeśli wewnątrz drży. Pewność siebie najpierw udajemy, potem czujemy.

6. Pokaz autorytet bez przechwałek

Jeden marker wiarygodności, krótko i bez podkreślania. Cisza po nim zrobi resztę. Im głośniej ktoś mówi o swoich osiągnięciach, tym mniej są one wiarygodne. Subtelność dodaje rangi.

To jest punkt, który kobiety często pomijają z dwóch powodów. Albo wcale nie wymieniają swoich osiągnięć, bo wypada być skromną. Albo wymieniają wszystkie naraz, bo skoro już postanowiłyśmy się pokazać, to można od razu wszystko. Złoty środek to wybranie jednego, dwóch dowodów społecznych, które najmocniej zadziałają w danym kontekście.

Marker wiarygodności to może być nagroda branżowa. Współpraca z konkretnym klientem, którego nazwa jest znana. Wystąpienie na konferencji, którą wszyscy w branży znają. Wybierz jeden najmocniejszy i powiedz go bez fanfar.

KRÓTKO I MOCNO Prowadzę tę firmę od dziewiętnastu lat. W zeszłym roku pomogłam czterdziestu klientkom uruchomić ich pierwszą działalność.

Dwa zdania. Bez podkreślania, że to dużo. Bez zwrotu z dumą mówię. Cisza po tych zdaniach robi więcej niż kolejne słowa.

7. Powiedz, dokąd zmierzasz

Twój obecny biznes to fotografia. Twoja wizja to film. Ludzie kupują film.

Ten punkt często się pomija, a jest jednym z najsilniejszych. Większość autoprezentacji opisuje stan obecny: co robię, dla kogo, jak długo. Mało kto mówi o tym, dokąd zmierza. A to właśnie wizja, plan, kierunek robią z Ciebie postać dynamiczną, którą ludzie chcą obserwować.

Nie chodzi o wielkie deklaracje. Chodzi o jedno zdanie pokazujące, w którą stronę idziesz.

KIERUNEK W JEDNYM ZDANIU W tym roku otwieram drugi gabinet w Krakowie. Pracuję nad książką, która wyjdzie na jesień. Buduję program online dla kobiet, które chcą wyjść z etatu.

Każde z tych zdań mówi: ta osoba się rozwija, ma plan, jest w ruchu. Ludzie zapamiętują ruch. Statykę zapominają.

8. Zakończ pytaniem

Twoja autoprezentacja nie krótko się kończy kropką. Kończy się pytaniem, które otwiera rozmowę.

Pytanie zamienia monolog w wymianę. To moment, w którym partnerka rozmowy przestaje słuchać, a zaczyna mówić.

To jest końcowy element, który decyduje o tym, czy zostawiasz rozmówczynię z poczuciem ulgi (skończyła, mogę dojść do siebie), czy z poczuciem ciekawości (zaprosiła mnie do rozmowy). Druga opcja jest bezcenna.

Pytanie powinno spełniać trzy warunki.

• Otwarte, nie zamknięte. Nie czy, lecz co, jak, dlaczego.
• Konkretne, nie ogólne. Zamiast jak idzie biznes lepiej co teraz najbardziej zajmuje Wasz zespół?
• Skupione na niej, nie na Tobie. Powinno otwierać jej tematy, nie wracać do Twoich.

PRZYKŁADOWE ZAMKNIĘCIA Nad czym najwięcej teraz myślisz w swojej firmie? Co Was ostatnio najbardziej zaskoczyło? Gdzie planujesz być za rok?

Najlepsze pierwsze rozmowy to te, w których w końcu mówi przede wszystkim ona, a Ty słuchasz i zadajesz pytania. To zwykle moment, w którym kobieta po drugiej stronie myśli: tę osobę chcę lepiej poznać.

FORMUŁA I PUŁAPKI

Krótka formuła do zapamiętania

Jeśli miałabym całość zwinąć w jeden szkielet, który zmieścisz na karteczce w portfelu, wyglądałby tak.

PROBLEM → WYNIK → KIERUNEK → PYTANIE

Cztery kroki. Mniej minuty. Dla większości sytuacji wystarczy. Najpierw nazywasz problem, który rozwiązujesz, potem pokazujesz konkretny wynik, potem wskazujesz kierunek, w jakim się rozwijasz, na końcu oddajesz głos pytaniem. Reszta osób z tej listy (język, ciało, autorytet, historia) jest warstwą dodatkową, którą nakładasz na ten szkielet w zależności od sytuacji.

Sześć pułapek, w które wpadają kobiety w Polsce

Mając okazję pracować z setkami przedsiębiorczyń w Polsce, widzę powracające wzorce. Niektóre z nich są charakterystyczne dla naszej kultury, niektóre dla naszej płci, niektóre dla obu naraz.

Pułapka pomniejszania

Niby się zajmuję, w sumie pomagam, troszkę robię, ale… To słowa, które jeden cios psują to, co dalej powiesz. Nasz mózg interpretuje je jako sygnał niskiej pewności. Mówmy o tym, co robimy, w sposób prosty, bez wstawek pomniejszających.

Pułapka jeszcze nie

Wiele kobiet czeka z mocnym przedstawieniem się do momentu, kiedy poczuje, że już ma do tego prawo. Rok temu byłam za młoda. Pół roku temu nie miałam wystarczająco klientów. Za rok będę miała więcej osiągnięć i wtedy się odezwę. Tymczasem prawo do zajmowania miejsca jest już dzisiaj. Mów o tym, co masz dzisiaj, nie o tym, co będziesz miała.

Pułapka stanowiska

Składamy całość swojej zawodowej tożsamości do nazwy stanowiska. Jestem dyrektorką. Jestem prezeska. Jestem księgową. Stanowisko niczego nie mówi o tym, co konkretnie robisz, dla kogo i z jakim skutkiem. Stanowisko to forma. Treścią jest wynik.

Pułapka uniwersalnego ja

Tworzymy jeden schemat przedstawienia, który stosujemy do wszystkiego: do networkingu, do podcastu, do strony www, do prezentacji handlowej. Schemat uniwersalny brzmi bezbarwnie. Lepiej mieć trzy wersje, każdą dopracowaną do innego kontekstu, niż jedną średnią.

Pułapka chronologii

Skąd zaczęłaś (pierwszy zawód), gdzie pracowałaś (lista firm), co studiowałaś, jaką miałaś drogę. Nikt o to nie pytał. Chronologia nudzi. Ludzie chcą wiedzieć, co robisz teraz i co potrafisz zmienić.

Pułapka skromności kulturowej

Polskie wychowanie nauczyło nas, że chwalenie się jest brzydkie. Tymczasem w autoprezentacji nie chwalimy się, lecz informujemy. Powiedzenie pracowałam z dwoma marszałkami województwa to nie przechwałki, lecz informacja o specyfice pracy. Nazwanie tej różnicy w głowie często wystarczy, żeby przestać się cenzurować.

RÓŻNE KONTEKSTY, RÓŻNE WERSJE

Cztery sytuacje, cztery wersje siebie

Schemat działa wszędzie, ale akcenty rozkładamy inaczej. Poniżej cztery typowe sytuacje, w których przedstawiasz się jako właścicielka firmy, wraz z tym, które elementy schematu wysuwają się na pierwszy plan.

Spotkanie networkingowe (poniżej minuty)

Priorytet: pytanie i wspólny grunt. Pomiń długą historie. Postaw na krótką wypowiedź z mocnym otwarciem i szybkim oddaniem głosu.

PRZYKŁAD Współpracuję z mniejszymi sklepami online, które chcą wyjść poza Allegro. W zeszłym roku osiem moich klientek otwarło sklepy poza Polską. A Ty czym się zajmujesz?

Wystąpienie ze sceny (jedna do trzech minut)

Priorytet: historia i obecność. Tutaj masz przestrzeń na dziesięciowyrazową historię, kierunek, autorytet. Pamiętaj o spokojnym tempie i wzroku skierowanym do konkretnych osób w sali.

PRZYKŁAD Dzień dobry. Zaczełam od jednej pracowni krawieckiej w Kielcach. Dzisiaj prowadzę firmę, która ubiera kobiety w czternastu miastach w Polsce. Mówię dzisiaj o tym, dlaczego każda kobieta zasługuje na ubranie, które do niej pasuje, a nie ona do ubrania.

Profil online: LinkedIn, o mnie na stronie, bio do mediow

Priorytet: wynik i kierunek. Tekst pisany jest skanowany, nie czytany. Pierwsze zdanie musi nieść najwięcej treści. Ciało nie pomoże, język i konkret robią całą robotę.

PRZYKŁAD Pomagam właścicielkom gabinetów stomatologicznych przyciągać pacjentów, którzy nie boją się opłat. Pracowałam z czterdziestoma siedmioma gabinetami w Polsce. Buduję teraz program online dla mniejszych miast.

Pierwsza rozmowa z potencjalną klientką (mail lub call)

Priorytet: problem i język. Ona musi w pierwszych dwóch zdaniach poczuć, że rozumiesz, w czym żyje. Autorytet wprowadzasz subtelnie. Pytanie zostawia jej miejsce.

PRZYKŁAD Wiem, że w Twojej branży zima to czas, który może zrobić cały rok, jeśli kampania jest dobrze zaplanowana. Prowadzę kampanie sezonowe dla salonów od dwunastu lat. Czy mogę zapytać, co najbardziej działo się w ostatnim sezonie u Was?

Co zrobić po przedstawieniu

Jeden detal, którego brakuje w większości poradników. Wiesz, jak się dobrze przedstawić. Dobrze. Co robisz pięć minut później, dwa dni później, miesiąc później?

• Pięć minut później: zapamiętaj imię, jedno zdanie z jej historii i jedną rzecz, która była dla niej ważna.
• Tego samego dnia: zapisz to gdzieś (notatnik w telefonie, CRM, kartka). Bez zapisu zapominasz w trzy dni.
• Dwa dni później: wyślij krótką wiadomość podsumowującą rozmowę albo dodaj ją na LinkedInie z odwołaniem do konkretu, który pamiętasz z rozmowy.
• Miesiąc później: jeśli pasuje, podziel się czymś, co może jej pomóc. Bez sprzedaży, bez nachalności. To, czego ona się nie spodziewa, zostaje długo.

Świetne pierwsze przedstawienie to nie jest gra kończąca się na pierwszej wymianie zdań. To zaproszenie, które podtrzymujesz konsekwentnie i krokami, które sama ustawiasz.

Ćwiczenie na dzisiaj

Zanim zamkniesz ten artykuł, daj sobie piętnaście minut. Otwórz pusty dokument i napisz cztery wersje swojej autoprezentacji.

• Wersja na networking: dwie linie, kończy się pytaniem.
• Wersja na scenę: cztery do sześciu zdań z dziesięciowyrazową historią i wizją.
• Wersja na profil LinkedIn: trzy linie, mocne pierwsze zdanie.
• Wersja na pierwszy mail do klientki: jeden akapit, zaczynający się od jej problemu.

Przeczytaj na głos. Jeśli któraś brzmi sztywno, popraw. Jeśli któraś brzmi jak każdy mógłby to powiedzieć, dodaj konkret. Jeśli któraś nie kończy się pytaniem, dopisz pytanie.

Za miesiąc wróć do tych wersji i zobacz, ile się zmieniło. Autoprezentacja nie jest stała. Rozwija się z Tobą, z Twoim biznesem, z tym, dokąd zmierzasz.

Jeśli chcesz wspólnie popracować nad swoim sposobem mówienia o sobie i swojej firmie, znajdziesz mnie i cały zespół LBC na ladybusiness.pl. Tam czekają kolejne narzędzia, warsztaty i spotkania dla kobiet, które zaczynają zajmować swoje miejsce świadomie.

Materiał przygotowała Agnieszka Marzęda