Ekspansja zagraniczna bez kosztownych niespodzianek. 5 błędów podatkowych, których warto uniknąć
Pierwszy zagraniczny kontrakt, zamówienia z kolejnego kraju, propozycja współpracy od lokalnego partnera. To momenty, w których rozwój międzynarodowy przestaje być planem i staje się rzeczywistością.
autorka publikacji: Militina Velyka, założycielka i CEO MV Company
Pierwszy zagraniczny kontrakt, zamówienia z kolejnego kraju, propozycja współpracy od lokalnego partnera. To momenty, w których rozwój międzynarodowy przestaje być planem i staje się rzeczywistością.
Uwaga właścicielki firmy skupia się wtedy na klientach, sprzedaży i organizacji pracy. Kwestie podatkowe łatwo przesunąć na później: „Najpierw sprawdźmy rynek, a rozliczeniami zajmiemy się, kiedy biznes urośnie”.
Tymczasem już pierwsze decyzje mogą wpływać na przyszłe obowiązki i rentowność przedsięwzięcia. Znaczenie mają zarówno sposób działania firmy, jak i sytuacja jej właścicielki: jej rezydencja podatkowa, miejsce zarządzania biznesem oraz sposób otrzymywania dochodów.
Dlatego pytania o podatki warto postawić wtedy, gdy można jeszcze zmienić założenia, cenę lub warunki umowy. Oto pięć błędów, które warto uwzględnić, przygotowując ekspansję.
1. Wybór kraju rejestracji firmy bez uwzględnienia rezydencji podatkowej właścicielki
„W którym kraju najlepiej otworzyć firmę?” – odpowiedź wymaga spojrzenia zarówno na planowany biznes, jak i na sytuację osoby, która go rozwija.
Jednym z punktów wyjścia jest Twoja rezydencja podatkowa. Państwo, w którym jesteś rezydentką podatkową, co do zasady może obejmować opodatkowaniem także Twoje dochody zagraniczne. Atrakcyjna stawka podatku dla spółki nie pokazuje więc jeszcze łącznych obciążeń związanych z działalnością i otrzymywaniem przez Ciebie dochodów.
Założenie zagranicznej spółki samo w sobie nie zmienia osobistej rezydencji podatkowej. Nie należy jej utożsamiać z obywatelstwem ani sprowadzać wyłącznie do liczenia dni pobytu. Znaczenie mogą mieć więzi osobiste i gospodarcze, a w sytuacjach dotyczących kilku państw – również właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Wyobraźmy sobie przedsiębiorczynię, która pozostaje rezydentką podatkową Polski i zakłada spółkę za granicą. Porównuje podatki od zysku spółki, ale pomija sposób późniejszego otrzymywania pieniędzy. Tymczasem dywidenda, wynagrodzenie za pracę czy pełnienie funkcji w zarządzie mogą podlegać różnym zasadom. Analiza powinna uwzględniać państwo źródła dochodu, państwo rezydencji właścicielki i odpowiednie mechanizmy unikania podwójnego opodatkowania.
Osobnej oceny wymagają rezydencja podatkowa spółki oraz miejsce faktycznego zarządzania nią. Zagraniczny adres rejestracyjny nie zamyka tej analizy.
Pytanie przed podjęciem decyzji: czy wybrany model uwzględnia to, gdzie jestem rezydentką podatkową, skąd będę zarządzać firmą i jak będę otrzymywać z niej dochód?
Przygotuj te informacje wraz z prognozą przychodów, kosztów obsługi i planowanych wypłat. Uwzględnij również ewentualną przeprowadzkę. To podstawa do porównania rozwiązań z uprawnionym specjalistą.
Ta sama struktura biznesowa może mieć różne konsekwencje dla właścicielek o różnej rezydencji podatkowej.
2. Ustalanie cen bez wcześniejszego sprawdzenia zasad VAT
„Klient jest za granicą, więc faktura będzie bez VAT” — takie założenie może prowadzić do błędnej kalkulacji ceny.
W transakcjach międzynarodowych znaczenie mają m.in. rodzaj sprzedaży, status odbiorcy i miejsce opodatkowania. Wiele usług świadczonych na rzecz firm z innych państw UE podlega rozliczeniu przez nabywcę, ale istnieją wyjątki. Sprzedaż konsumentom wymaga odrębnego sprawdzenia.
Dla określonych transakcji konsumenckich w UE dostępna jest procedura OSS, która może uprościć rozliczenia. Jej zastosowanie trzeba jednak dopasować do rzeczywistego modelu sprzedaży.
Z perspektywy właścicielki konsekwencja jest konkretna: jeżeli cena końcowa została już uzgodniona z klientem, nieuwzględniony podatek może zmniejszyć planowaną marżę.
Pytanie przed podjęciem decyzji: czy zasady VAT zostały sprawdzone, zanim opublikowałam cennik lub podpisałam kontrakt?
Przygotuj zestawienie planowanych transakcji: co sprzedajesz, komu, w jakim kraju i jak realizujesz dostawę lub usługę. Pozwoli ono uzyskać właściwą ocenę podatkową, a następnie dostosować ceny, fakturowanie i system sprzedażowy.
3. Utożsamianie braku zagranicznej spółki z brakiem obowiązków za granicą
Firma może rozwijać działalność na nowym rynku bez zakładania tam odrębnej spółki. Nie przesądza to jednak o braku lokalnych obowiązków podatkowych.
Jednym z zagadnień wymagających analizy jest tzw. zakład podatkowy. W określonych okolicznościach sposób prowadzenia działalności w innym państwie może skutkować opodatkowaniem przypisanych jej zysków.
Plan stałej pracy zespołu za granicą, korzystania z lokalnego biura czy powierzenia przedstawicielowi uprawnień do zawierania umów warto więc przedstawić do oceny przed jego wdrożeniem.
Nie każdy wyjazd, współpracownik lub lokal automatycznie tworzy zakład. Ocena zależy od faktycznych okoliczności, przepisów danego kraju i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zakład podatkowy jest też odrębnym zagadnieniem od rezydencji podatkowej właścicielki i spółki.
Pytanie przed podjęciem decyzji: czy sprawdziliśmy skutki rzeczywistego sposobu działania za granicą, czy wyłącznie formalności rejestracyjne?
Przygotuj opis miejsc pracy, zadań zespołu, dostępnych zasobów oraz sposobu negocjowania i zawierania umów. To materiał potrzebny do indywidualnej analizy przez uprawnionego specjalistę.
4. Traktowanie własnych spółek jak jednego portfela
Jedna spółka opłaca marketing, druga zatrudnia zespół, a trzecia obsługuje klientów. Wszystkie należą do tej samej właścicielki i pracują na rozwój wspólnej marki.
Taki model wymaga przejrzystych zasad rozliczeń. W transakcjach między podmiotami powiązanymi istotna jest zasada ceny rynkowej — odnoszenie warunków rozliczeń do warunków, jakie ustaliłyby podmioty niezależne.
Przykładem może być kampania reklamowa finansowana przez polską spółkę, z której korzysta również zagraniczna spółka tej samej właścicielki. Warto wcześniej ustalić, kto odnosi korzyści, jak podzielić koszty i jak udokumentować wykonane świadczenia.
Podobnego uporządkowania wymagają m.in. wspólna obsługa administracyjna, udostępnianie zasobów czy finansowanie między spółkami.
Pytanie przed podjęciem decyzji: czy potrafimy wyjaśnić gospodarczy sens i sposób kalkulacji rozliczeń między naszymi firmami?
Po stronie zarządzania potrzebne są jasny podział odpowiedzialności, opis świadczeń i dokumentowanie ich wykonania. Zasady rozliczeń oraz ewentualne obowiązki dotyczące cen transferowych wymagają odrębnej weryfikacji podatkowej.
5. Sprawdzanie skutków podatkowych dopiero po podpisaniu umowy
Kontrakt podpisany, cena ustalona, sprzedaż uruchomiona. Dopiero wtedy pojawia się pytanie: „Jak to rozliczyć?”.
Taka kolejność ogranicza możliwości działania. Jeżeli trzeba zmienić sposób fakturowania, uzupełnić dokumentację lub przeprowadzić dodatkową rejestrację, zespół musi jednocześnie obsługiwać klientów i porządkować procesy.
W działalności międzynarodowej problemem bywa również rozproszenie informacji. Księgowość w jednym kraju zna lokalne faktury, partner zagraniczny zna warunki handlowe, a właścicielka ma w głowie pełny plan rozwoju. Bez wymiany informacji każda z tych osób widzi tylko część sytuacji.
Pytanie przed podjęciem decyzji: kto odpowiada za przekazanie pełnego obrazu działalności osobom oceniającym jej skutki podatkowe?
Wyznacz osobę koordynującą przepływ informacji między zarządem, księgowością i uprawnionymi doradcami. Ustal, które zmiany wymagają wcześniejszej oceny: wejście do kolejnego kraju, zmiana miejsca wysyłki towarów, uruchomienie rozliczeń między spółkami czy planowana przeprowadzka właścicielki.
Od wiedzy do przygotowania własnej firmy
Wspólnym mianownikiem tych błędów jest podejmowanie decyzji bez pełnego obrazu ich konsekwencji.
Jako właścicielka nie musisz samodzielnie rozstrzygać kwestii podatkowych w każdym kraju. Potrzebujesz jednak uporządkowanego planu i procesu, dzięki któremu właściwe pytania trafią do właściwych osób przed podjęciem zobowiązań.
Zacznij od połączenia dwóch perspektyw: firmy i swojej własnej. Gdzie będą klienci, zespół i zasoby? Skąd będziesz zarządzać działalnością? Gdzie jesteś rezydentką podatkową i jak planujesz korzystać z wypracowanego zysku?
Dopiero taki obraz pozwala przygotować się do rozmowy o strukturze biznesu i jego dalszym rozwoju.
Planujesz ekspansję? Sprawdź, które pytania pozostają otwarte.
Przygotowałam checklistę „Ekspansja zagraniczna: 12 pytań, zanim podpiszesz pierwszy kontrakt”. Pomoże Ci uporządkować informacje dotyczące Twojej rezydencji podatkowej, miejsca zarządzania firmą, planowanych wypłat, sprzedaży i organizacji zespołu.
Zbierzesz w jednym miejscu najważniejsze założenia oraz kwestie wymagające wyjaśnienia przed rejestracją spółki lub rozpoczęciem działalności na kolejnym rynku. To praktyczny punkt wyjścia do rozmowy z zespołem i specjalistami wspierającymi Twoją ekspansję.
Pobierz bezpłatną checklistę → LINK DO CHECKLISTY
Militina Velyka — założycielka i CEO MV Company, przedsiębiorczyni i mentorka biznesowa. Rozwija międzynarodową firmę świadczącą usługi księgowe i wspierającą przedsiębiorców w organizacji działalności na zagranicznych rynkach. MV Company działa poprzez własne i partnerskie biura w dziewięciu krajach.
Artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Ocenę konkretnej sytuacji należy przeprowadzić ze specjalistą posiadającym odpowiednie uprawnienia w danej jurysdykcji.
Udostępnij
