Biznesplan krok po kroku. Jak napisać dokument, który przekona czytającego i Ciebie

Wokół biznesplanu narosło sporo niechęci. Kojarzy się z grubym dokumentem pisanym do szuflady, pełnym tabel, których nikt nie czyta. To skojarzenie jest krzywdzące i kosztowne, bo dobrze napisany biznesplan robi dwie rzeczy naraz. Otwiera dostęp do pieniędzy, bo bez niego nie dostaniesz ani dotacji z urzędu pracy, ani kredytu, ani wsparcia z funduszy europejskich. I zmusza Cię do policzenia rzeczy, które w codziennym biegu wygodnie jest pomijać.

Ten przewodnik prowadzi Cię przez pełną strukturę biznesplanu, przez część finansową, przez to, czego konkretnie oczekują instytucje przyznające dotacje, i przez błędy, które najczęściej przesądzają o odrzuceniu wniosku.

Kiedy potrzebujesz biznesplanu

Są cztery sytuacje, w których ten dokument przestaje być teorią.

• Pierwsza to ubieganie się o pieniądze zewnętrzne: dotację z powiatowego urzędu pracy, dofinansowanie z funduszy europejskich, kredyt bankowy albo pożyczkę preferencyjną. Tutaj biznesplan jest po prostu wymagany, a jego jakość przekłada się bezpośrednio na decyzję.
• Druga to wejście we współpracę z inwestorem lub wspólniczką. Dokument porządkuje oczekiwania i pokazuje, na co dokładnie idą pieniądze.
• Trzecia to większa zmiana w istniejącej firmie: nowa usługa, nowy rynek, zatrudnienie zespołu, otwarcie lokalu. Policzenie tego na papierze przed wydaniem pieniędzy jest najtańszym testem, jaki możesz zrobić.
• Czwarta, najczęściej pomijana, to własny porządek. Przejście przez wszystkie rozdziały wyciąga na wierzch założenia, których nigdy nie sprawdziłaś, i luki, które w głowie wyglądały na domknięte.

Struktura biznesplanu: rozdział po rozdziale

Nie ma jednego obowiązkowego wzoru, ale instytucje oczekują podobnego zestawu elementów. Poniżej pełna struktura wraz z celem każdego rozdziału.

Streszczenie zasługuje na osobną uwagę. Osoba oceniająca wniosek czyta dziesiątki dokumentów i pierwsze wrażenie robi właśnie ono. Powinno w kilkunastu zdaniach powiedzieć, czym jest firma, komu służy, ile potrzebujesz pieniędzy, na co je przeznaczysz i dlaczego to się uda.

Część finansowa: serce dokumentu

To tutaj odpada najwięcej wniosków, i to tutaj najczęściej brakuje rzetelności. Dobra część finansowa zawiera pięć elementów.

Nakłady początkowe. Szczegółowa lista tego, co kupujesz lub uruchamiasz, z kwotami. Przy dotacji każda pozycja musi być uzasadniona tym, że służy prowadzeniu działalności.

Koszty stałe i zmienne. Stałe to te, które ponosisz niezależnie od liczby klientek: składki, księgowość, wynajem, narzędzia, abonamenty. Zmienne rosną wraz ze sprzedażą: materiały, podwykonawcy, prowizje.

Prognoza przychodów. Nie wystarczy wpisać kwoty. Trzeba pokazać, skąd się bierze: liczba klientek razy średnia cena razy częstotliwość. Założenia mają wynikać z czegoś, na przykład z cen rynkowych, z Twojej dotychczasowej sprzedaży albo z liczby miejsc w grafiku.

Próg rentowności. Moment, w którym przychody pokrywają koszty. Policz, ilu klientek miesięcznie potrzebujesz, żeby wyjść na zero. Ta jedna liczba mówi o Twoim biznesie więcej niż cała reszta tabel.

Przepływy pieniężne. Zestawienie wpływów i wydatków w czasie, zwykle miesięcznie w pierwszym roku. Pokazuje, czy w którymś miesiącu nie zabraknie Ci pieniędzy, nawet jeśli na papierze firma jest rentowna.

Warto przygotować dwa scenariusze: ostrożny i zakładany. Pokazanie, że firma broni się także przy niższej sprzedaży, buduje wiarygodność mocniej niż optymistyczne prognozy.

Biznesplan pod dotację: czego oczekuje instytucja

Dokument składany do urzędu pracy albo do instytucji rozdzielającej fundusze europejskie czyta się inaczej niż ten pisany dla siebie. Oceniający szukają konkretnych sygnałów.

Przede wszystkim spójności. Jeśli w opisie piszesz o usługach premium, a w prognozie zakładasz ceny poniżej rynkowych, dokument sam sobie przeczy. Po drugie, wykonalności: czy Twoje doświadczenie, zasoby i harmonogram czynią ten plan możliwym do zrealizowania. Po trzecie, uzasadnienia wydatków: każda pozycja w kosztorysie powinna mieć jasny związek z prowadzeniem działalności, a kwoty powinny odpowiadać cenom rynkowym. Po czwarte, trwałości: instytucje chcą wiedzieć, że firma przetrwa wymagany okres, zwykle co najmniej dwanaście miesięcy.

Warto też pamiętać o rzeczy prozaicznej: każdy urząd ma własny formularz i własne kryteria oceny. Zanim zaczniesz pisać, pobierz regulamin i kartę oceny z konkretnej instytucji. To w niej jest napisane, za co przyznawane są punkty.

Skąd brać dane, żeby założenia były wiarygodne

Najsłabszym punktem większości biznesplanów są liczby wzięte z sufitu. Tymczasem źródeł jest sporo i są bezpłatne.

Ceny rynkowe sprawdzisz u konkurencji, w cennikach publikowanych na stronach i w ofertach. Wielkość rynku i dane demograficzne znajdziesz w statystyce publicznej, w raportach branżowych i w opracowaniach instytucji wspierających przedsiębiorczość. Koszty prowadzenia firmy policzysz na podstawie aktualnych stawek składek, cen wynajmu w Twojej okolicy i ofert biur rachunkowych. Zapotrzebowanie możesz zweryfikować najprościej: rozmawiając z potencjalnymi klientkami i notując, co mówią o cenie i o problemie.

Każdą liczbę w biznesplanie powinnaś umieć obronić jednym zdaniem wyjaśniającym, skąd się wzięła.

Przykład: szkielet biznesplanu pracowni florystycznej

Opis firmy. Jednoosobowa działalność gospodarcza, pracownia florystyczna z usługą dekoracji wydarzeń, start w styczniu, miasto powiatowe, lokal wynajęty w centrum.

Oferta. Bukiety okolicznościowe i abonamenty kwiatowe dla firm oraz dekoracje ślubne. Rezultat dla klientki: gotowa, dopracowana oprawa wydarzenia bez konieczności koordynowania wielu dostawców.

Rynek i klient. Dwa segmenty: klientki indywidualne w wieku 25 do 55 lat kupujące na okazje oraz firmy zamawiające cykliczne dekoracje biur i prezenty dla pracowników. Drugi segment jest mniejszy liczebnie, ale zapewnia powtarzalny przychód.

Konkurencja. Trzy kwiaciarnie w promieniu kilometra, wszystkie skupione na sprzedaży detalicznej. Żadna nie oferuje abonamentów firmowych ani kompleksowej obsługi ślubów, i to jest luka do zajęcia.

Marketing i sprzedaż. Wizytówka w wyszukiwarce i lokalne pozycjonowanie, profil w mediach społecznościowych z realizacjami, współpraca z salami weselnymi i fotografkami jako źródło poleceń, oferta abonamentowa wysyłana bezpośrednio do lokalnych firm.

Plan operacyjny. Zaopatrzenie dwa razy w tygodniu u hurtownika, przygotowanie zamówień w pracowni, dostawa własnym transportem, obsługa wydarzeń w weekendy.

Zespół. Właścicielka z pięcioletnim doświadczeniem w zawodzie i ukończonym kursem florystyki ślubnej, wsparcie osoby na umowę zlecenie w sezonie.

Harmonogram. Miesiąc pierwszy: rejestracja, lokal, zakupy. Drugi: uruchomienie sprzedaży detalicznej. Trzeci: start oferty abonamentowej dla firm. Piąty: pierwsze obsłużone wesele.

Finanse. Nakłady początkowe obejmujące chłodnię, wyposażenie pracowni, narzędzia i zapas początkowy. Koszty stałe: wynajem, składki, księgowość, media. Przychody liczone jako liczba zamówień razy średnia wartość koszyka, osobno dla detalu, abonamentów i wydarzeń. Próg rentowności wyrażony liczbą zamówień miesięcznie. Przepływy rozpisane na dwanaście miesięcy z uwzględnieniem sezonowości, bo w tej branży maj i grudzień wyglądają zupełnie inaczej niż luty.

Ryzyka. Sezonowość przychodów, ograniczana ofertą abonamentową. Psucie się towaru, ograniczane mniejszymi, częstszymi zamówieniami. Uzależnienie od jednego hurtownika, ograniczane drugim dostawcą w rezerwie.

Najczęstsze błędy

• Prognozy z sufitu. Liczby bez wyjaśnienia, skąd się wzięły, podważają cały dokument.
• Brak konkurencji w analizie. Zdanie „nie mam konkurencji” oceniający czyta jako brak rozeznania w rynku.
• Koszty policzone zbyt optymistycznie. Pominięcie składek, księgowości albo kosztu własnego wynagrodzenia zaniża wszystko.
• Niespójność między rozdziałami. Opis mówi co innego niż tabele finansowe.
• Streszczenie pisane na początku. Powstaje wtedy zanim wiesz, co streszczasz.
• Ignorowanie karty oceny. Punkty przyznaje się za konkretne elementy, które warto wcześniej przeczytać.
• Pominięcie ryzyk. Ich brak nie wygląda na pewność siebie, tylko na brak refleksji.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długi powinien być biznesplan? Zwykle od kilkunastu do trzydziestu stron, zależnie od wymagań instytucji. Przy dotacji z urzędu pracy formularz bywa krótszy, ale wymaga bardzo konkretnych danych finansowych.

Czy potrzebuję biznesplanu, jeśli nie staram się o dotację? Formalnie nie, ale przejście przez jego strukturę porządkuje założenia i wychwytuje luki, zanim staną się kosztowne. To najtańszy test pomysłu, jaki możesz zrobić.

Czym różni się biznesplan od Business Model Canvas? Canvas to jednostronicowe zdjęcie modelu, szybkie i łatwe do zmiany. Biznesplan jest pełnym dokumentem z prognozami, harmonogramem i analizą ryzyk. Canvas często poprzedza biznesplan i bardzo ułatwia jego napisanie.

Jak policzyć próg rentowności? Podziel miesięczne koszty stałe przez marżę, jaką zostawia jedna sprzedaż. Wynik pokaże, ile zamówień albo klientek miesięcznie potrzebujesz, żeby wyjść na zero.

Na ile lat robi się prognozy finansowe? Najczęściej na rok w ujęciu miesięcznym, a dalej na dwa do trzech lat w ujęciu rocznym. Przy dotacjach zwykle wystarcza okres wskazany w regulaminie.

Czy mogę napisać biznesplan sama? Tak, zwłaszcza mając Canvas i analizę SWOT. Warto jednak dać go komuś do przeczytania przed złożeniem, bo niespójności najłatwiej wychwycić z zewnątrz.

Biznesplan nie jest formalnością do odhaczenia, tylko dokumentem, który albo otwiera drzwi do pieniędzy, albo je zamyka. Jego wartość leży w spójności między opisem a liczbami, w założeniach, które umiesz obronić, i w uczciwym spojrzeniu na konkurencję oraz ryzyka. Jeśli masz już Canvas i SWOT, połowa pracy jest za Tobą, bo biznesplan w dużej mierze zbiera te wnioski w jeden ciąg.

To czwarta część serii o metodach analizy. W kolejnych rozłożymy pięć sił Portera i macierz BCG.

Potrzebujesz biznesplanu? Napiszemy go dla Ciebie

Jeśli starasz się o dotację z urzędu pracy, o dofinansowanie z funduszy europejskich albo o kredyt i potrzebujesz profesjonalnego biznesplanu, zgłoś się do nas. Przygotujemy go dla Ciebie: przeprowadzimy Cię przez założenia, policzymy część finansową, dopasujemy dokument do wymagań i karty oceny konkretnej instytucji oraz dopilnujemy, żeby całość była spójna. Napisz do nas i powiedz, na jaki cel potrzebujesz dokumentu oraz w jakim terminie. Odezwiemy się z konkretami.

Materiał ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej ani finansowej. Wymagania dotyczące biznesplanu różnią się w zależności od instytucji, zawsze sprawdź aktualny regulamin i kartę oceny.

Materiał przygotowała Agnieszka Marzęda