8 ZASAD ELEGANCKIEJ ROZMOWY TELEFONICZNEJ

Telefony są dziś tak wszechobecne w naszym życiu, że niektórzy specjaliści mówią już nawet o swoistym uzależnieniu. Wiele osób (w różnym wieku) nie wyobraża sobie funkcjonowania bez telefonu i towarzyszy im on niemal wszędzie. Czy zawsze wiemy jednak jak elegancko z niego korzystać?

pexels-photo-789822

Dziś krótki, subiektywny wybór zasad korzystania z telefonu.

1. W jakich godzinach mogę zadzwonić?

Przyjmuje się, że w dni powszednie telefonować można od 9:00 do 22:00 (najlepiej jednak do 20.00), a w święta i dni wolne od pracy – po 11:00.

2. Jak długo czekamy na połączenie?

Nie dłużej niż 5 sygnałów (kiedy to my dzwonimy). Jeśli ktoś dzwoni do nas powinniśmy odebrać po max. 3 sygnałach.

3. Kto kończy rozmowę?

Kończy osoba która ją zainicjowała. Zawsze też dziękujemy za rozmowę (gdy to my dzwoniliśmy do kogoś), a jeśli nie byliśmy jej inicjatorami – dziękujemy za telefon.

4. Połączenie zostaje zerwane

Ponowić połączenie powinna osoba, która poprzednio je wykonywała. Jeśli to do nas dzwoniono czekamy aż rozmówca zadzwoni ponownie.

5. Zawodowo – zawsze przedstawiamy się

W kontaktach służbowych przedstawiamy się zarówno, kiedy sami dzwonimy do kogoś, jak i wtedy gdy odbieramy telefon. Dobrze jest także spytać, czy osoba do której dzwonimy może w danym momencie rozmawiać.

6. A jeśli nie możemy rozmawiać?

Jeśli jesteśmy np. na spotkaniu sytuacja jest prosta – wyłączamy (ewentualnie wyciszamy) telefon, chowamy go (nigdy nie kładziemy go na stole w restauracji, czy na stole konferencyjnym!), a po zakończonym spotkaniu odsłuchujemy wiadomości i odpowiadamy na nie. Na wiadomość pozostawioną na automatycznej sekretarce powinniśmy odpowiedzieć jeszcze tego samego dnia.

Czasami jednak spotykamy się z kimś w gabinecie/pokoju, a telefon stacjonarny na naszym biurku dzwoni … Nie ignorujemy go w takiej sytuacji. Odbieramy, przedstawiamy się i informujemy osobę która dzwoni że do niej odzwonimy (oraz kiedy to nastąpi). Nie prosimy aby to ona zadzwoniła „później” …  Informacja udzielona w takim momencie dzwoniącemu powinna być grzeczna, ale krótka – nie narażamy gości lub współpracowników na asystowanie przy naszych rozmowach.

7. Telefon „na kolizyjnym”

Może zdarzyć się sytuacja, kiedy np. rozmawiamy przez jeden telefon i nagle dzwoni drugi. Wtedy pierwszeństwo ma zawsze osoba, z którą aktualnie rozmawiamy (bez względu na jej rangę czy status).

Może zdarzyć się także, że rozmawiamy przez telefon, a  do pokoju wchodzi umówiony gość. Co wtedy zrobić? Osobę z którą rozmawiamy przez telefon informujemy o zaistniałej sytuacji i prosimy żeby się nie rozłączała. Zawieszamy na chwilę rozmowę, witamy się z przybyłym, informujemy o kończonej rozmowie telefonicznej i prosimy by chwilę poczekał. Po krótkim powitaniu z gościem wracamy do telefonicznego rozmówcy, szybko kończymy rozmowę, wracamy do gościa i przepraszamy, że musiał poczekać. Uff…. A nie da się skończyć rozmowy i dopiero później przywitać się z gościem? Da się, jednak nie będzie to uprzejme ani w stosunku do naszego telefonicznego rozmówcy , ani do osoby która nas właśnie odwiedziła.

8. I na koniec „oczywista oczywistość”

W pracy nie prowadzimy prywatnych rozmów lub skracamy je do minimum. Podczas wszelkich spotkań  służbowych, wizyt towarzyskich, w teatrze, kinie, restauracji itp., telefon powinniśmy wyłączyć (a przynajmniej wyciszyć). Jeśli wybieramy się na spotkanie, a wiemy że czekamy na szczególnie ważną wiadomość – uprzedzamy o tym osoby, w których towarzystwie będziemy przebyć (zaraz po przywitaniu) i przepraszamy je za to, że nasz telefon będzie włączony. A kiedy zadzwoni – przepraszamy, odbieramy i odchodzimy na bok, tak by nie przeszkadzać innym oraz nie zmuszać ich do asystowania naszej rozmowie.

Autor: Agnieszka Karasińska-Kupis – Trener biznesu, ekspert w zakresie komunikacji i zarządzania. Prowadzi szkolenia i warsztaty z zarządzania, komunikacji, etykiety w biznesie, zarządzania sobą w czasie, zarządzania stresem i inne z zakresu rozwoju osobistego. CZYTAJ WIĘCEJ >>
Artykuły autora >>