Strona główna / Sprzedaż / KSeF od 1 stycznia 2027. Co najmniejsza firma musi zrobić do końca roku, żeby styczeń jej nie zaskoczył

KSeF od 1 stycznia 2027. Co najmniejsza firma musi zrobić do końca roku, żeby styczeń jej nie zaskoczył

24 października, 2026

Do 1 stycznia 2027 roku zostało niewiele ponad dwa miesiące. Tego dnia kończy się ostatni wyjątek w Krajowym Systemie e-Faktur i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie także najmniejsze firmy: te, które do tej pory mieściły się w limicie 10 000 zł sprzedaży fakturowej miesięcznie, oraz te, które wystawiały faktury z kas rejestrujących. Od tego samego dnia przelew za fakturę między czynnymi podatnikami VAT będzie musiał zawierać jej numer KSeF.

KSeF od 1 stycznia 2027. Co najmniejsza firma musi zrobić do końca roku, żeby styczeń jej nie zaskoczył

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność, gabinet, pracownię czy małe biuro usługowe i do tej pory wystawiałaś faktury w Wordzie, w prostym programie albo z kasy fiskalnej, ten tekst jest dla Ciebie. Przechodzimy przez to, kogo dotyczy zmiana, jak liczyć limit, co z karami po ostatniej decyzji rządu, z jakich darmowych narzędzi skorzystać i co konkretnie zrobić w listopadzie i grudniu.

Ten artykuł porządkuje przepisy z perspektywy właścicielki małej firmy i nie zastępuje porady podatkowej. Szczegóły Twojej sytuacji, zwłaszcza przy sprzedaży zagranicznej czy nietypowych fakturach, omów z księgową albo doradczynią podatkową.

Harmonogram, czyli gdzie jesteśmy

Data Co się dzieje
1 lutego 2026 Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. Od tego dnia wszystkie firmy muszą odbierać faktury przez KSeF
1 kwietnia 2026 Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych firm, z wyjątkiem najmniejszych
do 31 grudnia 2026 Najmniejsze firmy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli ich sprzedaż udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca roku można też wystawiać faktury z kas rejestrujących i stosować paragony z NIP jako faktury uproszczone
1 stycznia 2027 Koniec wszystkich wyjątków. Obowiązek numeru KSeF w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT
1 stycznia 2027 albo 1 stycznia 2028 Kary za naruszenia obowiązków KSeF. Według obecnych przepisów od 2027 roku, według projektu przyjętego przez rząd 20 października 2026 roku od 2028 roku

Zwróć uwagę na pierwszy wiersz. Jeżeli kupujesz od firm, które już wystawiają faktury w KSeF, Twoje faktury kosztowe od lutego 2026 roku trafiają do systemu. Obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy Cię już dziś, nawet jeżeli sama jeszcze nie musisz w nim wystawiać.

Czy to dotyczy Ciebie

Sytuacja Czy od 1 stycznia 2027 wystawiasz faktury w KSeF
Wystawiasz faktury innym firmom, jesteś czynną podatniczką VAT Tak
Wystawiasz faktury innym firmom, korzystasz ze zwolnienia z VAT Tak, zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF
Wystawiasz faktury z kasy rejestrującej Tak, kończy się możliwość wystawiania ich poza systemem
Wystawiasz faktury wyłącznie osobom prywatnym Nie musisz, możesz robić to dobrowolnie
Wydajesz paragon z NIP firmie, która o niego prosi Paragon możesz wydać, ale od 2027 roku nie będzie on fakturą. Firma, która potrzebuje faktury, dostanie ją z KSeF
Sprzedajesz za granicę albo wystawiasz nietypowe faktury Sprawdź szczegóły z księgową

Jeżeli choć jedna Twoja klientka jest firmą, która chce dostać od Ciebie fakturę, zmiana Cię dotyczy.

Jak liczy się limit 10 000 zł do końca 2026 roku

Limit nie dotyczy całego obrotu firmy. Liczy się wartość brutto sprzedaży udokumentowanej w danym miesiącu fakturami, które bez wyjątku musiałyby trafić do KSeF. Nie wlicza się do niego między innymi sprzedaż na rzecz konsumentek, faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP. Sprzedaż o wartości dokładnie 10 000 zł nadal mieści się w limicie.

Jeżeli w trakcie 2026 roku przekroczysz próg, do KSeF musi trafić faktura, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne. Spadek sprzedaży w następnym miesiącu nie przywraca wyjątku. W praktyce oznacza to, że część firm, które myślą o 1 stycznia jako o swoim terminie, już teraz powinna wystawiać faktury w KSeF.

Tak może wyglądać sprawdzenie limitu w firmie, która sprzedaje zarówno klientkom prywatnym, jak i firmom.

Miesiąc 2026 Sprzedaż klientkom prywatnym Faktury dla firm, brutto Czy limit przekroczony
Lipiec 14 200 zł 6 150 zł Nie
Sierpień 11 800 zł 9 840 zł Nie
Wrzesień 15 600 zł 10 000 zł Nie, 10 000 zł mieści się w limicie
Październik 13 900 zł 11 070 zł Tak, faktura przekraczająca limit i kolejne muszą trafić do KSeF

Sprzedaż klientkom prywatnym, nawet wysoka, nie ma tu znaczenia. W tym przykładzie firma od października musi wystawiać faktury dla firm w KSeF, choć wcześniej zakładała, że zrobi to dopiero w styczniu.

Co się zmienia w codziennej pracy

Wystawianie. Faktura powstaje jako plik w ustalonym formacie i trafia do KSeF, który nadaje jej numer. Dopiero wtedy jest wystawiona. Nie wysyłasz już klientce PDF jako faktury, choć możesz przesłać jej wizualizację z kodem QR i numerem KSeF jako informację.

Odbieranie. Faktury od dostawców pobierasz z KSeF albo dostajesz je przez program, który jest z nim połączony. Ten obowiązek obowiązuje od lutego 2026 roku.

Płatności. Od 1 stycznia 2027 roku czynna podatniczka VAT, płacąc innemu czynnemu podatnikowi przelewem za fakturę z KSeF, musi podać w tytule numer KSeF tej faktury. Przy płatności za kilka faktur naraz można podać zbiorczy identyfikator, który generuje się w systemie. Obowiązek dotyczy także płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Klientki prywatne nie muszą podawać numeru KSeF.

Tryb offline. Jeżeli nie masz dostępu do KSeF w chwili wystawiania faktury, możesz skorzystać z trybu offline24. Faktura wystawiona w tym trybie ma kody QR i musi trafić do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów termin liczy się od jej zakończenia.

Kary i ostatnia decyzja rządu

Ustawa o VAT przewiduje kary za wystawienie faktury poza KSeF, gdy było to obowiązkowe, za niewysłanie do systemu faktury z trybu offline lub awaryjnego w terminie oraz za inne naruszenia obowiązków związanych z systemem.

Rodzaj faktury Górna granica kary
Faktura z VAT, wystawiona poza KSeF mimo obowiązku do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze
Faktura bez VAT, na przykład wystawiona przez podatniczkę zwolnioną z VAT do 18,7% kwoty należności ogółem

Karę nakłada decyzją naczelnik urzędu skarbowego, biorąc pod uwagę między innymi wagę i częstotliwość naruszenia oraz współpracę podatnika. Przykład: przy fakturze na 12 300 zł brutto z VAT w kwocie 2300 zł górna granica kary to 2300 zł. Przy fakturze na 5000 zł od podatniczki zwolnionej z VAT to 935 zł.

Według obecnie obowiązujących przepisów kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 roku. 20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 roku. Według informacji Ministerstwa Finansów przepisy o karach nie byłyby stosowane do naruszeń sprzed tej daty, a liczyć się ma moment naruszenia, a nie moment jego wykrycia.

Projekt przesuwa kary, a nie obowiązek. Od 1 stycznia 2027 roku faktura dla firmy wystawiona poza KSeF nadal będzie wystawiona niezgodnie z prawem, nawet jeżeli przez rok nie grozi za to sankcja.

Projekt musi jeszcze przejść przez parlament. Do czasu jego uchwalenia i ogłoszenia obowiązuje termin z obecnej ustawy, więc najrozsądniej przygotować się tak, jakby kary obowiązywały od stycznia.

Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów

Nie musisz kupować programu, żeby korzystać z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia.

Narzędzie Do czego służy Dla kogo
Aplikacja Podatnika KSeF Wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, zarządzanie uprawnieniami, sprawdzanie statusu faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru Dla każdej firmy, także jako narzędzie zapasowe
Aplikacja Mobilna KSeF Obsługa faktur z telefonu Dla osób, które wystawiają faktury w terenie
e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym Wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur i przenoszenie ich do ewidencji VAT bez przepisywania danych. Logowanie przez login.gov.pl lub mObywatel Dla najmniejszych firm, które chcą mieć fakturowanie i ewidencję w jednym miejscu

Wybór narzędzia zależy od tego, ile faktur wystawiasz i jak współpracujesz z księgową.

Rozwiązanie Kiedy się sprawdza Na co uważać
e-mikrofirma Kilka faktur miesięcznie, prosta działalność, chęć prowadzenia ewidencji VAT w jednym miejscu Logowanie wyłącznie przez login.gov.pl lub mObywatel, nie danymi podatkowymi
Aplikacja Podatnika KSeF Kilka faktur miesięcznie, księgowa pobiera dokumenty sama z KSeF Ręczne wypełnianie każdej faktury, brak automatyzacji płatności i przypomnień
Program do faktur połączony z KSeF Kilkanaście i więcej faktur miesięcznie, faktury cykliczne, przypomnienia o płatności Sprawdź, czy połączenie z KSeF jest aktywne i czy program ma Twoje uprawnienia
System biura rachunkowego Biuro wystawia faktury w Twoim imieniu Ustal, kto i kiedy wystawia, żeby faktura nie trafiła do KSeF dwa razy albo wcale

Jeżeli korzystasz z programu do faktur albo z systemu księgowego biura rachunkowego, sprawdź, czy jest już połączony z KSeF. Większość popularnych programów to umożliwia, ale połączenie trzeba aktywować i nadać mu uprawnienia.

Uprawnienia, czyli kto może wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu

KSeF opiera się na uprawnieniach. Jako właścicielka firmy możesz wystawiać faktury sama, ale jeżeli robi to za Ciebie biuro rachunkowe, asystentka albo program, musisz im nadać odpowiednie uprawnienia, na przykład w Aplikacji Podatnika KSeF. Warto zrobić to w listopadzie, a nie w ostatnim tygodniu grudnia, bo na przełomie roku będą to robić tysiące firm naraz.

Do korzystania z trybu offline24 potrzebny jest też certyfikat KSeF, który wygenerujesz w systemie. Przechowuj go w bezpiecznym miejscu, tak jak przechowujesz hasła do bankowości.

Plan na listopad i grudzień

Termin Co robisz
Do 10 listopada Sprawdzasz, czy w 2026 roku nie przekroczyłaś limitu 10 000 zł, i czy już nie powinnaś wystawiać faktur w KSeF
Do 15 listopada Ustalasz z księgową, w jakim narzędziu będziesz wystawiać faktury od stycznia
Do 20 listopada Logujesz się do KSeF, sprawdzasz, czy widzisz faktury kosztowe, i nadajesz uprawnienia biuru rachunkowemu lub programowi
Do 30 listopada Wystawiasz pierwszą fakturę testową w środowisku przedprodukcyjnym albo pierwszą prawdziwą fakturę w KSeF, jeżeli już możesz
Do 10 grudnia Generujesz certyfikat KSeF do trybu offline i zapisujesz go w bezpiecznym miejscu
Do 15 grudnia Informujesz klientki firmowe o zmianie i o numerze KSeF w przelewach
Do 20 grudnia Aktualizujesz szablon przypomnienia o płatności tak, żeby zawierał numer KSeF
2 stycznia 2027 Wystawiasz pierwszą fakturę roku w KSeF i sprawdzasz, czy klientka ją otrzymała

Iza, trenerka personalna i jedna faktura miesięcznie

Iza prowadzi jednoosobową działalność jako trenerka personalna i korzysta ze zwolnienia z VAT. Większość klientek to osoby prywatne, ale raz w miesiącu wystawia fakturę firmie, która opłaca treningi dla swoich pracowników. Ta faktura ma wartość 4000 zł, więc Iza mieści się w limicie i do końca 2026 roku wystawia ją w zwykłym programie.

Przez długi czas była przekonana, że KSeF jej nie dotyczy, bo „jest zwolniona z VAT i ma głównie klientki prywatne”. W październiku sprawdziła przepisy i okazało się, że od stycznia ta jedna miesięczna faktura dla firmy musi trafić do KSeF. Faktury dla klientek prywatnych może dalej wystawiać tak jak dotychczas.

Założyła konto w e-mikrofirmie, zalogowała się przez mObywatel i w listopadzie wystawiła pierwszą fakturę testową. Napisała też krótki mail do firmy, której wystawia faktury, z informacją, że od stycznia faktura będzie dostępna w KSeF. Całość zajęła jej jedno popołudnie i nie wymagała zakupu żadnego programu.

Pytania do księgowej

Jeżeli prowadzi Cię biuro rachunkowe, nie zakładaj, że wszystko zrobi za Ciebie. Zadaj te pytania jeszcze w listopadzie.

„W jakim narzędziu będę wystawiać faktury od 1 stycznia i czy biuro ma do niego dostęp?”

„Czy biuro ma już nadane uprawnienia w KSeF do odbierania moich faktur kosztowych?”

„Czy w 2026 roku nie przekroczyłam limitu 10 000 zł i czy któreś moje faktury nie powinny już trafić do KSeF?”

„Jak mam postępować, jeżeli nie będę miała dostępu do KSeF w chwili wystawiania faktury?”

„Kto i kiedy sprawdza, czy faktura wystawiona w trybie offline trafiła do systemu w terminie?”

Wiadomość do klientek firmowych

„Dzień dobry, od 1 stycznia 2027 roku moje faktury będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. Znajdą je Państwo w KSeF albo w swoim programie księgowym połączonym z systemem, a mailem nadal będę przesyłać podgląd z numerem KSeF. Przy płatności przelewem prosimy o podanie numeru KSeF faktury w tytule przelewu. W razie pytań chętnie pomogę.”

Najczęstsze błędy

Błąd Jak go uniknąć
Przekonanie, że zwolnienie z VAT oznacza zwolnienie z KSeF Sprawdź, czy wystawiasz faktury firmom. Jeżeli tak, od 2027 roku muszą trafiać do KSeF
Liczenie limitu od całego obrotu Licz tylko sprzedaż udokumentowaną fakturami, które musiałyby trafić do KSeF
Odkładanie nadania uprawnień na koniec grudnia Nadaj je w listopadzie i sprawdź, czy są aktywne, zanim będą potrzebne
Wysyłanie PDF jako faktury po 1 stycznia PDF może być tylko podglądem. Fakturą jest dokument z numerem KSeF
Brak numeru KSeF w przelewach Zaktualizuj szablony przelewów i przypomnień o płatności
Brak planu na awarię Wygeneruj certyfikat KSeF i ustal, kto pilnuje terminu dosłania faktur z trybu offline
Traktowanie odroczenia kar jako odroczenia obowiązku Przygotuj się na 1 stycznia 2027, niezależnie od losów projektu

Test. Czy jesteś gotowa na 1 stycznia

Odpowiedz tak lub nie.

Wiem, czy od 1 stycznia 2027 roku muszę wystawiać faktury w KSeF. Sprawdziłam, czy w 2026 roku nie przekroczyłam limitu 10 000 zł. Zalogowałam się do KSeF i widzę swoje faktury kosztowe. Wiem, w jakim narzędziu będę wystawiać faktury od stycznia. Biuro rachunkowe albo program ma nadane uprawnienia. Wystawiłam co najmniej jedną fakturę testową. Mam certyfikat KSeF do trybu offline. Poinformowałam klientki firmowe o zmianie. Moje przypomnienia o płatności zawierają numer KSeF.

Liczba odpowiedzi „tak” Co to znaczy
0 do 3 Masz sporo do zrobienia, ale wystarczy na to listopad. Zacznij od rozmowy z księgową i logowania do KSeF
4 do 6 Masz podstawy. Wystaw fakturę testową i nadaj uprawnienia
7 do 9 Jesteś przygotowana. Sprawdź w pierwszym tygodniu stycznia, czy wszystko przebiega bez zakłóceń

Najczęstsze pytania

Czy muszę kupić program do faktur? Nie. Możesz korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej albo e-mikrofirmy. Program warto rozważyć, jeżeli wystawiasz dużo faktur albo chcesz mieć fakturowanie połączone z księgowością.

Co, jeżeli wystawiam faktury tylko osobom prywatnym? Nie musisz wystawiać ich w KSeF. Możesz to robić dobrowolnie.

Czy paragon z NIP nadal będzie fakturą? Od 1 stycznia 2027 roku nie. Paragon z NIP możesz wydać, ale jeżeli firma potrzebuje faktury, musisz wystawić ją w KSeF.

Czy kary od stycznia na pewno nie grożą? Rząd przyjął projekt przesunięcia kar na 1 stycznia 2028 roku, ale projekt wymaga jeszcze uchwalenia przez parlament. Do tego czasu obowiązuje termin z obecnej ustawy.

Co, jeżeli KSeF będzie niedostępny? Możesz wystawić fakturę w trybie offline24 albo w trybie awaryjnym przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, a potem przesłać ją do systemu w wymaganym terminie.

Co zrobić w tym tygodniu

Zaloguj się do KSeF albo do e-mikrofirmy i sprawdź, czy widzisz swoje faktury kosztowe. Policz, ile w każdym miesiącu 2026 roku wyniosła sprzedaż udokumentowana fakturami dla firm. Umów krótką rozmowę z księgową i zadaj jej pięć pytań z tego artykułu. Te trzy kroki zajmą jedno popołudnie i dadzą Ci pewność, w którym miejscu jesteś.

Wróćmy do daty z początku. 1 stycznia 2027 roku kończy się ostatni wyjątek w KSeF i niezależnie od tego, kiedy zaczną obowiązywać kary, od tego dnia faktura dla firmy musi mieć numer z systemu. Firmy, które przejdą przez zmianę w listopadzie, w styczniu po prostu wystawią fakturę. Te, które zostawią ją na ostatni tydzień grudnia, będą to robić w kolejce z tysiącami innych.

Źródła:

Materiał przygotowała Agnieszka Marzęda


Udostępnij

Wydarzenia