Jak zbudować w Asanie centrum dowodzenia Twoją firmą i odzyskać czas?

Anna Papiernik: W tym artykule przeprowadzę Cię przez te obszary biznesu, dla których warto zbudować skuteczne zaplecze w Asanie.

Obszar 1: Projekty do realizacji usług dla klientów.

Nie dziwi mnie fakt, że podczas wdrożenia Asany na pierwszy ogień idą procesy dotyczące klientów.

Sam Walton powiedział kiedyś: “Jest tylko jeden szef. Klient. On może zwolnić każdego w firmie, od prezesa w dół – po prostu wydając swoje pieniądze gdzie indziej.”

Z tego powodu największy nacisk kładziesz na jakość i terminowość. Tutaj Asana będzie Twoim największym sojusznikiem, ale musisz dobrać odpowiednią strategię.

Usługi podstawowe w Asanie

Są to usługi, w których udział klienta jest znikomy, nie są one też czasochłonne i są w całości wykonywane przez jedną osobę w Twojej firmie (np. konsultacje, audyt itp).

W Asanie przygotuj jeden zbiorczy projekt dla każdej z tych usług. Każde zadanie w takim projekcie to jedno zlecenie, a kolumny pokazują aktualny status pracy.

Dzięki takiemu rozwiązaniu jeden rzut oka wystarczy, by stwierdzić, na jakim etapie są poszczególne zlecenia i czy nie ma opóźnień w ich realizacji.

 

Usługi złożone w Asanie

Są to usługi, w których realizacji bierze udział wielu pracowników, usługa jest czasochłonna i wymaga zaangażowania klienta (np. prowadzisz kampanie marketingowe, tworzysz strony WWW itp).

W takim przypadku dla każdego typu usługi przygotuj dedykowany szablon w Asanie. Zadbaj o to, żeby znalazły się w nim wszystkie zadania, których realizacja jest niezbędna dla prawidłowego wykonania usługi.

Przy nowym zleceniu po prostu kopiujesz szablon, przypisujesz osoby oraz daty i działasz. To daje Ci pewność, że proces jest powtarzalny i nic nie umknie uwadze zespołu.

W przypadku usług złożonych monitorowanie postępów może być utrudnione, bo wymaga przejrzenia wszystkich projektów. Dlatego ja moim klientom zawsze rekomenduję dedykowany projekt* (PM Board), który pokazuje w formie graficznej aktualny status projektów.

Wystarczy, że koordynatorzy projektów co piątek ustawią status swoich projektów (zielony, żółty lub czerwony) zgodnie z Twoimi wytycznymi. Wówczas w jednym miejscu masz wszystkie informacje i możesz swoją uwagę skupić na tych projektach, które tej uwagi wymagają.

* Jeśli korzystasz z Asany płatnej (plan Advanced), nie musisz tworzyć projektu PM Board. Możesz skorzystać z modułu Portfolio.

 

Obszar 2: Marketing i sprzedaż.

Marketing i sprzedaż to kolejny obszar, który możesz zorganizować w Asanie.

Jeśli regularnie publikujesz treści w mediach społecznościowych, z pomocą przyjdzie Ci projekt Content marketing. Widok tablicy pozwoli Ci monitorować proces tworzenia treści (od pomysłu do publikacji), a widok kalendarza ułatwi sprawdzenie, czy są one publikowane zgodnie z przyjętą strategią.

W przypadku innych działań, takich jak pisanie artykułów eksperckich, wysyłka newslettera, nagrywanie podcastów czy wideo, prowadzenie webinarów oraz realizacja kampanii, utwórz dedykowane szablony dla każdej z tych aktywności.

Podobnie jak przy usługach złożonych, za każdym razem, gdy planujesz nowe działanie, tworzysz projekt z szablonu, przypisujesz osoby oraz daty, a proces zaczyna się „toczyć” sam, bez Twojego ciągłego dopytywania o status.

Jeśli nie korzystasz jeszcze z zewnętrznego systemu CRM, Asana świetnie sprawdzi się również w procesie sprzedaży. Wystarczy prosta tablica, w której każde zadanie reprezentuje potencjalnego klienta. W zadaniu możesz na bieżąco notować wszystkie ustalenia z klientem i terminy kolejnych spotkań. Dzięki temu cała historia kontaktu jest w jednym miejscu. Nie musisz już przeszukiwać maili czy komunikatorów, żeby przypomnieć sobie, na co z tym klientem się umówiłaś.

Z kolei przesuwając zadanie z kolumny do kolumny, w miarę jak podejmujesz kolejne aktywności sprzedażowe, wiesz również:

• ilu masz klientów w procesie,
• kiedy będziesz musiała zapewnić zespół do obsługi podpisanej umowy.

Obszar 3: Zarządzanie zespołem.

Zarządzanie zespołem to znacznie więcej niż delegowanie pojedynczych zadań. To dbanie o rozwój ludzi, ale przede wszystkim zapewnienie jasnych ram współpracy. Aby zespół działał jak dobrze naoliwiona maszyna, potrzebujesz procesów, które wspierają każdy etap obecności pracownika w Twojej firmie.

Rekrutacja

Przygotuj dedykowany szablon projektu, który prowadzi Cię za rękę od momentu publikacji ogłoszenia, przez wszystkie etapy selekcji i rozmów, aż po przygotowanie finalnej umowy. Dzięki temu masz pewność, że przy każdej rekrutacji zrealizujesz wszystkie kroki wymagane do tego, by wybrany został najlepszy kandydat.

 

Onboarding

Pierwsze dni nowego pracownika decydują o jego efektywności. Przygotuj szablon projektu, który zawiera wszystko: od listy dostępów do narzędzi, przez zapoznanie się z kulturą firmy, aż po pierwsze zadania. Dzięki temu wdrożenie nowego pracownika będzie szybkie i efektywne.

 

Rozwój

Asana to też idealne miejsce na projekty 1 na 1 z pracownikami. Możecie tam gromadzić punkty do omówienia na cyklicznych spotkaniach, cele kwartalne czy feedback.

 

Offboarding

To etap, o którym często zapominamy, a który zabezpiecza interesy Twojej firmy. Szablon offboardingowy daje Ci pewność, że w dniu odejścia pracownika wszystkie dostępy zostały odebrane, sprzęt zwrócony, a wiedza i hasła przekazane następcy.

 

Obszar 4: Zarządzanie firmą.

Zadania właścicielki firmy

Jako właścicielka firmy zajmujesz się nie tylko tym, co jest do zrobienia w firmie. Potrzebujesz również zarezerwować swój czas na pracę nad firmą. Przygotuj dedykowany projekt na zadania, związane z tworzeniem planów i strategii, monitorowaniem ich realizacji, kontrolą budżetu firmy czy realizacją celów, które stawiasz przed swoją firmą.

Większość Twoich zadań to będą zadania cykliczne, powtarzane z większą lub mniejszą częstotliwością.

Zarządzanie celami

Większość z nas spisuje cele na początku roku, ale potem o nich zapomina. Można to bardzo łatwo zmienić! Stwórz w Asanie dedykowany projekt na cele*, jakie stawiasz przed swoją firmą. Każdy cel to osobne zadanie, do którego podpięte są konkretne projekty. Jeden rzut oka na ten projekt i wiesz, które z celów zostaną zrealizowane w bieżącym roku, a które nie i dlaczego.

* Jeśli korzystasz z Asany Advanced, nie musisz tworzyć tablicy celów. Skorzystaj z gotowego rozwiązania, do którego masz dostęp w tym planie.

 

Miejsce na biznesowe pomysły

Z pewnością masz mnóstwo pomysłów, które chciałabyś zrealizować. Zamiast wrzucać je na WhatsAppa, zapisz je w dedykowanym projekcie, który nazwiesz Bank pomysłów. Raz w miesiącu przeglądasz te pomysły i decydujesz, które z nich chcesz zrealizować i kiedy. Dzięki temu

• świetne inicjatywy nie uciekają Ci z głowy,
• nie bombardujesz zespołu pomysłami zbyt wcześnie.

 

Obszar 5: Pozostałe zadania.

Ale to jeszcze nie wszystko. Poniżej znajdziesz propozycje projektów, które pomogą Ci utrzymać kontrolę nad firmą

Baza wiedzy

W dedykowanym projekcie w Asanie możesz utworzyć bazę wiedzy o Twojej firmie. Branding, procedura zgłaszania urlopu, strategia marketingowa to tylko przykładowe informacje, które możesz zapisać w takim projekcie. Dzięki temu nie musisz w kółko odpowiadać na te same pytania. Odsyłasz po prostu zespół do tego projektu.

Nieobecności pracowników

Utwórz dedykowany projekt, w którym w widoku tablicy zrealizujesz proces zgłaszania i akceptowania wniosków urlopowych. Z kolei widok kalendarza da Ci natychmiastowy podgląd na to, jak nieobecności rozkładają się w czasie i czy nie paraliżują pracy zespołu.

 

Faktury i monitorowanie płatności

Tu również przygotuj dedykowany projekt z domyślnym widokiem tablicy, który będzie pokazywał, na jakim etapie jest dana faktura: czy czeka na zakończenie pracy w projekcie, czy została już wystawiona i czy została przez klienta opłacona.

Dzięki funkcji współdzielenia zadań między projektami zadanie dot. faktury może być jednocześnie dostępne z dwóch projektów:

• projektu usługi, której dotyczy,
• projektu Faktury.

Takie rozwiązanie ma trzy korzyści:

• Osoba wystawiająca dokumenty ma wszystkie zadania w jednym miejscu.
• Ty błyskawicznie weryfikujesz płatności w banku i łączysz je z fakturami.
• Widzisz nadchodzące płatności, co pozwala Ci świadomie zarządzać cash flow firmy.

Rozliczanie kosztów pracowniczych

Jeśli Twoi pracownicy mogą dokonywać zakupów firmowych (np. w delegacji), dedykowany projekt w Asanie pozwoli

• Twoim pracownikom sprawnie zgłaszać te koszty,
• Tobie szybko te koszty rozliczać.

 

Zadania back office

Dedykowany projekt dla administracji pozwoli sprawnie realizować zadania techniczne i biurowe. Wykorzystaj go do monitorowania:

• kluczowych terminów,
• umów z podwykonawcami
• dat przeglądów technicznych.

 

Aplikacja to nie wszystko!

Wielu moich klientów, zanim rozpoczniemy współpracę, podejmuje pewne kroki, by utworzyć w Asanie takie centrum dowodzenia. Zapominają jednak o jednym: wprowadzenie aplikacji do zarządzania pracą to ogromna zmiana, która wymaga zadbania o wszystkie jej aspekty.

Jeśli nie zapewnisz pracownikom odpowiednich szkoleń z Asany, pojawi się duży opór przed korzystaniem z niej (zwłaszcza u osób nietechnicznych).

Wszyscy pracownicy mogą czuć opór przed nadmierną kontrolą. Warto angażować pracowników już na wczesnym etapie, w trakcie tworzenia wszystkich projektów, o których wspomniałam w tym artykule. Zaangażowanie buduje odpowiedzialność.

Nie mogę w tym punkcie nie wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie. Dodanie kolejnej aplikacji do firmy może zwiększyć komunikacyjny chaos. Wynikać to będzie z dwóch powodów:

1. Pewne tematy mogą być powielane w Asanie i np. w mailu. Warto postawić jasne granice, jakie aktywności są realizowane w każdej z aplikacji służącej do komunikacji Twojej firmie, np. zadania delegujemy tylko w Asanie, czat służy nam do szybkiej komunikacji i burzy mózgów, a mail pozostaje kanałem do oficjalnej komunikacji z klientem.
2. Asana jest uporządkowana tylko na początku, później wkrada się chaos. Każdy opisuje zadania w inny sposób, tworzy projekty, kiedy nie trzeba itd. Wspólnie z pracownikami zdefiniuj zasady dotyczące współpracy i komunikacji w Asanie i koniecznie je zapisz (najlepiej w dedykowanym projekcie w Asanie).

 

Podsumowanie

Z pewnością zastanawiasz się teraz, czy potrzebujesz zainwestować w płatną Asanę, żeby zbudować w niej centrum dowodzenia Twoją firmą.

Jeśli Twój zespół jest mały (zatrudniasz mniej niż 10 osób), nie musisz korzystać z płatnej Asany. Możesz ten efekt osiągnąć, wykorzystując rozwiązania dostępne w bezpłatnym planie Personal.

Jeśli Twoja firma liczy więcej niż 10 pracowników, Asana wymusi na Tobie plan płatny (plan Starter będzie wystarczający). W takiej sytuacji wykorzystaj rozwiązania, za które płacisz:

• szablony projektów i zadań,
• automatyzacje i integracje,
• formularze,
• pola niestandardowe.

Dzięki temu wiele projektów, które wymieniłam w tym artykule, usprawnisz.

Jeśli chcesz zbudować takie centrum dowodzenia dla Twojego biznesu, sprawdź Biznes pod kontrolą: Zrób to sam! (link). To kompletne rozwiązanie, w którym znajdziesz

• 19 szablonów, wymienionych w tym artykule,
• szkolenie onboardingowe dla Ciebie (oraz zniżkę 50% na szkolenie onboardingowe dla Twoich pracowników),
• gotowy do wdrożenia dokument z zasadami współpracy i komunikacji,
• kompletny plan wdrożenia Asany w Twojej firmie.

A wszystko to na bezpłatnym planie Asany.