Z chaosu do strategicznej kontroli nad firmą – wywiad z Anną Papiernik, założycielką ZarządzajSkutecznie.pl

Anna Papiernik od lat pomaga właścicielkom i właścicielom firm, którzy utknęli w codziennej gonitwie zadań. Sama przeszła przez moment, w którym chciała zamknąć swój biznes – i właśnie wtedy postanowiła… podejść do niego jak do projektu za milion dolarów.

Dziś, jako doświadczona managerka projektów i certyfikowana konsultantka Asany, uczy firmy, jak zarządzać skutecznie. Pomaga budować systemy, wzmacniać efektywność zespołów, wdrażać aplikacje, które nie tylko „fajnie wyglądają”, ale naprawdę działają. Jej motto: Twój biznes nie przyniesie Ci sukcesu, jeśli nie będzie działał jak dobrze naoliwiona maszyna.

W rozmowie z LadyBusiness.pl opowiada o tym, jak budować trwałą efektywność w małej firmie i co robić, gdy po raz setny mówisz: „Nie mam na nic czasu”.

W 2018 założyłaś firmę po raz drugi – i po trzech latach chciałaś ją zamknąć. Co się wtedy wydarzyło i co było punktem zwrotnym?

W 2018 roku założyłam firmę po raz drugi, pełna zapału i przekonana, że tym razem będzie inaczej. Jednak po trzech latach intensywnej pracy, faktycznie doszłam do ściany i poważnie rozważałam jej zamknięcie. Przytłoczyła mnie ilość i różnorodność pracy, jaka jest do wykonania każdego dnia w biznesie.

Paradoksalnie, choć zakładając własną firmę, byłam już doświadczoną menedżerką z bagażem wiedzy o zarządzaniu projektami, to próba sprostania wszystkim obowiązkom samodzielnie zakończyła się absolutną katastrofą. To była bardzo bolesna lekcja na temat różnicy między zarządzaniem zespołem w korporacji a byciem jedyną osobą odpowiedzialną za każdy aspekt własnego, rozwijającego się biznesu.

Punktem zwrotnym był moment, kiedy przez tę lawinę pracy, przez kilka tygodni praktycznie nie wychodziłam z domu. Pracowałam od rana do wieczora, a kiedy wreszcie uporałam się z pilnym projektem i wyjrzałam przez okno, doznałam prawdziwego szoku. Środek lata, pełnia słońca i zieleni zamieniły się w szaroburą jesień. Przegapiłam czas spadających kasztanów, złotych koron drzew i szurania butami w stercie liści w trakcie jesiennych spacerów.

Do dzisiaj pamiętam to, co czułam, patrząc przez to okno. Ten moment był jak zimny prysznic. Zrozumiałam, że albo podejdę do swojego biznesu inaczej, albo wrócę na etat. Wtedy zbudowałam w Asanie system, który wspiera mój biznes do dziś.

Dziś pomagasz innym porządkować biznesy. Jak wygląda pierwszy etap pracy z firmą, która „tonie w zadaniach”?

Zaczynam zawsze od dokładnej analizy, jakie są wyzwania i problemy związane z delegowaniem zadań, współpracą w zespole i komunikacją. Sprawdzam, co działa dobrze, co wymaga poprawy i czego brakuje. Zadaję mnóstwo pytań, by zrozumieć specyfikę danego biznesu, jego kulturę organizacyjną oraz kluczowe bolączki.

Jednocześnie weryfikuję, czy Asana jest tym narzędziem, które spełni oczekiwania firmy. Czy zaadresuje aktualne wyzwania i wprowadzi realną zmianę. Nie jest sztuką wdrożyć narzędzie, sztuką jest wdrożyć właściwe narzędzie we właściwy sposób. Na tym etapie często prezentuję możliwości Asany w kontekście ich konkretnych problemów, pokazując, jak narzędzie może rozwiązać ich wyzwania związane z transparentnością, delegowaniem, komunikacją czy zarządzaniem projektami.

Na koniec tego etapu wspólnie ustalamy cele, jakie stawiamy przed wdrożeniem Asany i definiujemy mierniki sukcesu, które pozwolą zweryfikować, czy te cele zostały osiągnięte. To kluczowy moment, bo bez jasno zdefiniowanych celów i mierników Asana będzie tylko “kolejnym narzędziem”.

Jesteś certyfikowanym konsultantem Asany. Co najczęściej zaskakuje Twoje klientki, gdy zaczynają używać tego narzędzia?

Tych zaskoczeń jest kilka, a każde z nich ma swoje źródło w podejściu do Asany:

1. Kto jest administratorem?

Zwykle to pracownik, specjalista czy podwykonawca jest tą osobą, która z entuzjazmem przynosi Asanę do firmy. Widzi w niej potencjał i często jako pierwszy zakłada w niej konto, stając się domyślnym administratorem. Pierwsze, duże zaskoczenie pojawia się, kiedy drogi firmy i tej osoby się rozchodzą. Nagle okazuje się, że to ona ma pełną kontrolę nad wszystkim, co znajduje się w “naszej” Asanie: wszystkimi projektami, zadaniami, a nawet danymi. Najczęściej jesteśmy w stanie tę kwestię szybko rozwiązać, przenosząc uprawnienia administratora na właściciela firmy lub inną kluczową osobę. Jednak nie chcę myśleć, co stałoby się w sytuacji, kiedy nie rozstaliśmy się z tym pracownikiem czy podwykonawcą w dobrej atmosferze. To moment, w którym klienci uświadamiają sobie, jak ważne jest planowanie struktury Asany od samego początku i zapewnienie, by kluczowe uprawnienia zawsze spoczywały w rękach właściciela lub zarządu firmy, a nie pojedynczego pracownika.

2. Asana to nie tylko lepsza lista ‘to-do’, to system zarządzania procesami.

Wiele klientów traktuje Asanę jako taką bardziej zaawansowaną wersję listy to-do albo cyfrowego kalendarza. Próbują przenosić tam swoje codzienne, indywidualne zadania. Problem w tym, że Asana używana właśnie w ten sposób nie będzie realnym wsparciem w zarządzaniu firmą i zespołem. Będzie kolejną aplikacją, w której wszyscy próbują się jakoś odnaleźć i zwykle – wcześniej lub później – wracają do rozwiązań, które funkcjonowały przed Asaną (np. maile, Excel czy WhatsApp).

Kluczem do sukcesu wdrożenia Asany jest spojrzenie na nią z perspektywy procesów. Asana to środowisko, w którym możemy zarządzać wszystkimi procesami firmy – od marketingu przez sprzedaż i obsługę klienta, na zarządzaniu zespołem kończąc. Gdy skonfigurujemy ją właśnie w ten sposób, to nasze biznesowe zaplecze zacznie działać jak dobrze naoliwiona maszyna.

3. Gotowa lista zadań ‘to-do’.

Trzecie, bardzo pozytywne zaskoczenie dotyczy tego, że w Asanie mamy gotową listę zadań to-do dla każdego członka zespołu, więc nie musimy jej specjalnie tworzyć ani aktualizować w innych miejscach. Wszystko, co ma być zrobione, jest widoczne w spersonalizowanym widoku Moje zadania. To ogromna oszczędność czasu, który wcześniej był marnowany na zarządzanie indywidualnymi listami czy przypominanie o zadaniach.

4. Koniec z rozproszoną komunikacją.

Kolejnym, bardzo istotnym odkryciem jest to, że Asana eliminuje potrzebę używania komunikatorów czy maili do dyskusji o projektach i zadaniach. W Asanie możemy rozmawiać i współpracować bezpośrednio w zadaniach, publikując komentarze. Możemy też wysyłać wiadomości do osób, biorących udział w danym projekcie czy też do całych zespołów.

W efekcie Asana staje się jedynym źródłem prawdy o tym, co się dzieje w firmie, eliminując chaos informacyjny, a także potrzebę przeszukiwania wielu miejsc w poszukiwaniu najnowszych informacji o danym projekcie czy zadaniu. To niesamowicie upraszcza komunikację, zapewnia transparentność i oszczędza wszystkim czas.

 

Jakie błędy widzisz najczęściej w codziennym zarządzaniu zespołem w małych i średnich firmach?

Jako doświadczony konsultant i manager, widzę, że wiele małych i średnich firm boryka się z podobnymi, powtarzalnymi problemami, które hamują ich wzrost i zmniejszają efektywność. By odpowiedzieć na to pytanie, posłużę się raportem, który Asana przygotowała w ubiegłym roku (Asana State of Work Innovation, 2024 Edition), a który – w mojej ocenie – idealnie oddaje wyzwania związane z zarządzaniem zespołem w obszarze współpracy i komunikacji:

1. Brak dostępu do kluczowych informacji

To jest ogromny pochłaniacz czasu. Pracownicy często nie wiedzą, co dokładnie mają do zrobienia, jakie są priorytety, a przede wszystkim – jak mają to zrobić. Zamiast skupiać się na faktycznej realizacji zadań, marnują cenny czas na ich organizację.

Z raportu Asany wynika, że pracownik w każdym tygodniu poświęca średnio 53% swojego czasu na tzw. pracę nad pracą. To gigantyczna strata, która rozkłada się m. in. na:

• 9 godzin tygodniowo na zorganizowanie sobie listy zadań i wszystkich zasobów potrzebnych do ich wykonania.
• 6 godzin tygodniowo na przełączanie się między różnymi aplikacjami.
• 4 godziny tygodniowo na rozważanie, w której aplikacji wysłać wiadomość, żeby dotarła do właściwej osoby.

Oczywiście właściciele firm i managerowie dokładnie tyle samo czasu poświęcają na zorientowanie się, czy zadania zostaną wykonane w terminie.

2. Spotkania, które niczego nie wnoszą

Najszybszym sposobem, by pozyskać wiedzę o postępach, są spotkania. Tu statystyki są również bardzo smutne i pokazują, jak nieefektywnie zarządzana jest komunikacja:

• 48% pracowników uważa, że ostatnie spotkanie było niepotrzebne.
• 53% pracowników wskazuje, że ostatnie spotkanie było stratą czasu.
• 61% pracowników przyznaje, że niewiele zostało uzgodnione na ostatnim spotkaniu.

To jest jasny sygnał, że spotkania próbują zastąpić komunikację i przejrzystość, zamiast być miejscem podejmowania strategicznych decyzji czy rozwiązywania złożonych problemów.

3. Zbyt wiele narzędzi do komunikacji i współpracy

Ilość aplikacji w codziennej pracy również jest ogromnym wyzwaniem. Wiele firm, zamiast usprawniać, komplikuje sobie życie, korzystając z wielu rozproszonych narzędzi do komunikacji i współpracy.

• Tylko 19% pracowników wskazuje, że narzędzia komunikacji pomagają im efektywnie współpracować z innymi ludźmi.
• Aż 64% pracowników twierdzi, że narzędzia do współpracy wręcz utrudniają im pracę.

Te statystyki jasno pokazują, że problemem często nie jest brak narzędzi, ale ich nadmiar i brak integracji, co prowadzi do chaosu i frustracji.

Wszystkie te wyzwania można wyeliminować, wdrażając jedną, kompleksową aplikację do współpracy i komunikacji, taką jak Asana. Kluczem jest jednak nie samo wdrożenie narzędzia, ale strategiczne podejście do niego, o czym wspominałam we wcześniejszej odpowiedzi.

Często pracujesz z właścicielkami, które próbują „ogarnąć wszystko same”. Jak uczysz je delegowania?

Prawda jest taka, że wiele właścicielek firm ma głęboko zakorzenione przekonanie, że “nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja” albo “szybciej zrobię to sama, niż komuś wytłumaczę”. To jest niestety bardzo ograniczające przekonanie.

Dlatego w swojej pracy pokazuję, że delegowanie to sztuka strategicznego myślenia, a nie tylko pozbywanie się pracy. To inwestycja, która zwraca się w postaci większej efektywności, skalowalności i odzyskanej wolności.

Uczę, że skuteczne delegowanie wymaga:

• Jasnego określenia tego, co dokładnie ma być zrobione i jakie są oczekiwane rezultaty.
• Ustalenia terminu, kiedy zadanie ma być skończone.
• Określenia, kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania.
• Przekazania zasobów (informacje, narzędzia, dostępy) niezbędnych do wykonania zadania.
• Wskazania standardów, jak to ma być zrobione.

I tu z ogromną pomocą przychodzi nam Asana.

W Asanie definiujemy kompletne projekty lub szablony projektów dla powtarzalnych procesów (np. onboardingu klienta, kampanii marketingowej). Tworzymy szablony zadań z precyzyjnymi checklistami, w których każdy krok jest jasno opisany.

Co więcej, to właśnie w Asanie zapisujemy  wszystkie standardy, instrukcje, dokumenty i linki do innych zasobów firmy. Dzięki temu osoba, która otrzymuje zadanie, ma natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, co drastycznie redukuje chaos, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala jej działać samodzielnie.

Moim celem jest, aby właścicielka mogła spokojnie skupić się na strategii i rozwoju, wiedząc, że operacyjne zadania są wykonywane efektywnie i zgodnie z jej wizją, nawet gdy nie wykonuje ich sama.

 

Twoje podejście opiera się na wartościach: efektywności, jakości, działaniu w oparciu o cele. Która z tych wartości jest dziś najbardziej zagrożona w codzienności przedsiębiorców?

To świetne pytanie, które dotyka sedna wyzwań współczesnego przedsiębiorcy. Moje podejście faktycznie opiera się na efektywności, jakości i działaniu w oparciu o cele. Analizując codzienność małych i średnich firm, muszę niestety stwierdzić, że dziś najbardziej zagrożona jest efektywność.

Dlaczego właśnie efektywność? Ponieważ wszechobecny szum informacyjny i poczucie przytłoczenia mają na nią bezpośredni wpływ. Przedsiębiorcy nieustannie są bombardowani nowymi narzędziami, strategiami, informacjami z sieci, oczekiwaniami klientów i wewnętrznymi problemami.

Próbują sobie z tym radzić poprzez multitasking, niekończące się szukanie informacji czy udział w nieefektywnych spotkaniach. Co w konsekwencji prowadzi do wypalenia.

Inne wartości, jak jakość czy cele, często cierpią pośrednio z powodu braku efektywności. Gdy brakuje czasu i zasobów, jakość wykonanej pracy będzie spadać, a cele stają się odległe i trudne do osiągnięcia, albo ich w ogóle nie ma.

To właśnie efektywność jest fundamentem, na którym buduje się sukces i długoterminowy rozwój biznesu.

Co to znaczy „biznes, który działa jak dobrze naoliwiona maszyna”? Jakie są jego cechy?

Koncepcja “biznesu, który działa jak dobrze naoliwiona maszyna” to metafora dla firmy, która funkcjonuje w sposób płynny, efektywny i bez zbędnych tarć. Oznacza to, że każdy element, każdy proces i każdy pracownik idealnie współgrają ze sobą.

Nie ma tu miejsca na chaos, nieporozumienia czy marnotrawstwo zasobów. Zamiast tego panuje klarowność, przewidywalność i skuteczność.

Główne cechy biznesu, który działa jak dobrze naoliwiona maszyna, to:

1. Ustandaryzowane i udokumentowane procesy.
2. Przejrzysta komunikacja.
3. Jasno określone role i odpowiedzialności.
4. Zaufanie i współpraca.

Cechy te sprawiają, że firma jest skupiona na rozwoju i realizacji celów, a nie na gaszeniu pożarów. W efekcie praca staje się mniej stresująca, bardziej produktywna, a wyniki biznesowe są znacznie lepsze.

 

Pracowałaś w różnorodnych obszarach biznesu – od IT i e-commerce, przez marketing, aż po firmy usługowe. Czy zasady skutecznego zarządzania są uniwersalne?

Tak, zdecydowanie uważam, że zasady skutecznego zarządzania są uniwersalne, niezależnie od branży czy wielkości firmy. Moje doświadczenia z pracy w tak różnorodnych obszarach tylko mnie w tym przekonaniu utwierdziły.

Oczywiście każda branża ma swoją specyfikę, swoją terminologię, unikalne wyzwania rynkowe czy specyficzne regulacje. Inaczej wygląda zarządzanie zespołem programistów, inaczej sprzedawców, a jeszcze inaczej zespołem realizującym usługi dla klienta. Narzędzia i konkretne metody mogą się różnić, ale fundamenty efektywnego zarządzania pozostają niezmienne.

Te uniwersalne zasady to przede wszystkim:

• Transparentność informacji.
• Myślenie procesowe.
• Działanie w oparciu o cele.
• Delegowanie odpowiedzialności.
• Efektywna komunikacja.
• Ciągły feedback i rozwój.

Właśnie dlatego narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, są tak uniwersalne. One nie narzucają jednej metody, ale dostarczają ramy i funkcjonalności, które pozwalają zaaplikować te uniwersalne zasady do każdej branży i każdego specyficznego kontekstu.

 

Z jakimi klientkami najczęściej pracujesz – na jakim etapie biznesu i z jakimi problemami przychodzą?

Największą grupę moich klientów stanowią właściciele małych firm usługowych, świadczących usługi B2B. To przedsiębiorcy, którzy często są na etapie, gdy ich biznes zaczął dynamicznie rosnąć i dotychczasowe rozwiązania do zarządzania są niewystarczające. Zwykle mają już oni za sobą próbę wdrożenia Asany, która niestety zakończyła się niepowodzeniem. Przychodzą do mnie z poczuciem frustracji i przekonaniem, że Asana nie działa albo że ich branża jest tak specyficzna, że Asana się nie sprawdzi.

Z mojego doświadczenia wynika, że to niepowodzenie ma swoje korzenie w kilku powtarzających się problemach:

• Traktowanie Asany jako prostej aplikacji do list “to-do”, o czym mówiłyśmy wcześniej. Bez zrozumienia, że Asana to narzędzie do zarządzania procesami i współpracą, staje się kolejną nieużywaną aplikacją.
• Braku wiedzy o tym, co faktycznie oferuje Asana i jak z jej konkretnych, zaawansowanych rozwiązań skorzystać. Klienci często nie wykorzystują pełni jej potencjału, np. automatyzacji, pól niestandardowych czy raportowania.
• Braku ustalonych zasad współpracy i komunikacji w Asanie. Bez klarownych reguł (kiedy używać komentarzy, kiedy zakładać nowe zadania, jak oznaczać postęp) nawet najlepsze narzędzie staje się chaotyczne.
• Nieczytelnej i nieuporządkowanej struktury zespołów i projektów w Asanie.

W trakcie naszej współpracy adresujemy wszystkie te wyzwania, przekształcając frustrację w efektywność. Naszym celem jest:

• Tworzenie spersonalizowanego systemu, którego fundamentem są rzeczywiste procesy firmy.
• Optymalne wykorzystanie funkcji oferowanych przez Asanę, dopasowując je do planu, z którego klient już korzysta, lub rekomendując najlepsze rozwiązania na przyszłość.
• Kompleksowe szkolenie wszystkich pracowników, dostosowane do ich konkretnych ról i potrzeb.
• Wspólne wypracowywanie zasad współpracy i komunikacji w Asanie, dzięki którym zespół wie, jak efektywnie współdziałać, co zapewnia transparentność i eliminuje nieporozumienia.

Dzięki temu moi klienci traktują Asanę jako strategiczną inwestycję, która porządkuje biznes i uwalnia ich czas.

 

Jaki projekt lub wdrożenie szczególnie zapadło Ci w pamięć – jako przełomowe lub emocjonalnie ważne?

Szczególne znaczenie dla mnie ma projekt, który zrealizowałam w 2019 roku. To właśnie wtedy przygotowałam pierwszy polskojęzyczny kurs o Asanie. Był to moment, gdy Asana nie była jeszcze dostępna w języku polskim, a jednocześnie szturmem zdobywała małe i średnie firmy na całym świecie, również w Polsce.

Pamiętam, że potrzeba na ten kurs była ogromna. Dzięki temu projektowi Asana stała się bardziej dostępna i zrozumiała. Mam ogromną satysfakcję, że miałam swój mały, ale, jak sądzę, istotny wkład w popularyzację tej aplikacji w Polsce.

 

Jakie są Twoje plany na rozwój: nowe produkty, platformy, szkolenia czy może coś zupełnie nowego?

Moim największym marzeniem i strategicznym kierunkiem rozwoju jest zbudowanie zaangażowanej społeczności liderów i managerów, którzy na co dzień efektywnie pracują w Asanie. Nie chcę tworzyć kolejnego anonimowego forum, lecz miejsce, w którym możemy wymieniać się dobrymi praktykami, dzielić sprawdzonymi wskazówkami i wzajemnie się wspierać w codziennych wyzwaniach zarządzania projektami i procesami w Asanie.

To będzie przestrzeń, w której nie tylko ja będę dzielić się wiedzą, ale przede wszystkim uczestnicy będą inspirować się nawzajem, przedstawiać swoje rozwiązania problemów i wspólnie odkrywać nowe, zaawansowane możliwości Asany. Widzę to jako platformę, która pozwoli przedsiębiorcom i managerom nie tylko optymalizować ich pracę z Asaną, ale również rozwijać swoje kompetencje liderskie i procesowe, czerpiąc z doświadczeń innych.

Wierzę, że taka społeczność będzie naturalnym uzupełnieniem mojej dotychczasowej pracy konsultingowej, oferując ciągłe wsparcie i rozwój dla tych, którzy chcą, by ich firmy działały jak “dobrze naoliwiona maszyna”.

 

Co było Twoją największą lekcją jako przedsiębiorczyni – taką, którą dziś chciałabyś przekazać innym kobietom w biznesie?

Moją największą lekcją jako przedsiębiorczyni jest to, że nie musisz i wręcz nie powinnaś robić wszystkiego sama.

Przez długi czas wierzyłam, że by odnieść sukces, muszę kontrolować każdy aspekt mojego biznesu, wykonywać każde zadanie perfekcyjnie i być ekspertem w każdej dziedzinie – od strategii, przez marketing, po księgowość i technologię.

Zrozumiałam, że prawdziwa siła nie leży w byciu superwoman, która wszystko “ogarnia sama”, ale w umiejętności budowania zaufanego zespołu i koncentrowania się na tym, co jest moją unikalną wartością.

Dlatego dzisiaj każdej kobiecie w biznesie powiedziałabym: Pozwól sobie na wsparcie. Naucz się delegować. Skup się na swojej roli liderki i zobacz, jak Twój biznes rozkwitnie, a Ty odzyskasz swój czas i spokój.

 

Czy masz swój osobisty system zarządzania sobą – taki, który pozwala Ci nie zwariować wśród tylu projektów?

Tak, mam swój osobisty system zarządzania sobą i nie będzie tu żadnego zaskoczenia! Tak jak doradzam moim klientom, tak i ja stosuję te same zasady w mojej codzienności. Wszystko, co mam do zrobienia – niezależnie od tego, czy są to zawodowe zobowiązania, czy też prywatne sprawy – zapisuję bezpośrednio w Asanie.

Dla mnie to jedyne źródło informacji. Dzięki temu, planując swoją pracę na każdy dzień i tydzień, zawsze wiem, ile mam realnie czasu i na co konkretnie go przeznaczę. Unikam w ten sposób poczucia przytłoczenia i nieustannej gonitwy. Mam pełną widoczność wszystkich moich zobowiązań, co pozwala mi efektywnie zarządzać priorytetami i unikać przeciążenia. To właśnie ten system pozwala mi nie zwariować wśród tylu projektów i zawsze mieć kontrolę nad tym, co najważniejsze.

 

Dokończ zdanie: „Skuteczny biznes zaczyna się od…”

Skuteczny biznes zaczyna się od jasno zdefiniowanego celu i uporządkowanych procesów, które prowadzą do jego realizacji.

Rozmowa z Anną Papiernik to nie tylko opowieść o wdrożeniach, checklistach i automatyzacjach. To historia kobiety, która po trudnym zwrocie akcji stworzyła system – nie tylko w narzędziu, ale przede wszystkim w swoim życiu.
Dziś pomaga innym kobietom przedsiębiorczym odzyskać kontrolę, spokój i efektywność. Jej podejście do zarządzania to nie teoria z podręcznika, ale praktyka, która przeszła przez test codziennego chaosu.
Jeśli czujesz, że Twoja firma zaczyna Cię przerastać – daj sobie pomóc. Być może nie potrzebujesz nowego planu marketingowego, tylko… dobrze naoliwionej maszyny.