IdeaPlace to więcej niż biuro. Eva Rogoż o słuchaniu klienta, budowaniu społeczności i kobiecej solidarności w biznesie

W swojej działalności Eva konsekwentnie stawia na słuchanie potrzeb klientów i optymalizację procesów, które pozwoliły jej przekształcić klasyczną przestrzeń coworkingową w kompleksową ofertę – od wirtualnego biura po wsparcie w postaci wirtualnej asystentki. Jednocześnie na LinkedIn pełni rolę mentorki i przewodniczki biznesowej, inspirując kobiety do odwagi, autentyczności i świadomego budowania marki osobistej.

W rozmowie dla LadyBusiness.pl opowiada o tym, jak IdeaPlace wspiera lokalne biznesy, dlaczego autentyczność staje się kluczem do sukcesu i jak kobiety mogą mądrze zarządzać swoją energią, unikając wypalenia. Nie zabraknie też tematów bardziej osobistych – o balansie między karierą a życiem prywatnym, o sile kobiecej solidarności i o tym, co dla niej samej oznacza sukces.

Agnieszka Marzęda: IdeaPlace powstało 14 lat temu, gdy coworking w Polsce praktycznie nie istniał. Co sprawiło, że właśnie wtedy zdecydowałaś się na tak pionierski krok?

Eva Rogoż: Miałam wtedy 34 lata — z jednej strony otwartość na rozwój i odwagę, by szukać nowych dróg, a z drugiej już doświadczenie i umiejętność obserwacji rynku. Pracowałam jako Office Managerka w firmie rekrutacyjnej, jednocześnie zarządzałam nieruchomościami, więc dobrze rozumiałam, jak ludzie pracują i jakich przestrzeni potrzebują. Widziałam w biurach ogromny, niewykorzystany potencjał – miejsca, które mogły służyć nie tylko do pracy, ale też do budowania relacji i wymiany energii. Poczułam, że to moment, żeby stworzyć przestrzeń, w której można pracować elastycznie, wyjść z domu, spotkać inspirujących ludzi i poczuć wspólnotę – zanim takie podejście do pracy stało się trendem. Tak narodziło się IdeaPlace – z ciekawości świata, potrzeby tworzenia i wiary, że praca może wyglądać inaczej.

W Twoim podejściu ogromne znaczenie ma słuchanie klienta. Jak w praktyce wygląda wsłuchiwanie się w potrzeby firm i jakie zmiany w ofercie IdeaPlace wyniknęły właśnie z tych rozmów

Tak, prowadząc w 2011 roku biznes, który dopiero torował sobie drogę na polskim rynku, od początku wiedziałam, że kluczem do sukcesu jest słuchanie klientów. IdeaPlace rosło razem z nimi, a ich potrzeby były dla mnie najlepszym kompasem. Słuchanie w praktyce oznaczało codzienne rozmowy, obserwowanie, z jakimi wyzwaniami mierzą się firmy i szukanie dla nich realnych rozwiązań.

To właśnie z takich rozmów narodziły się nasze kolejne usługi. Po coworkingu naturalnie pojawiły się biura serwisowane – stworzone z myślą o zespołach, które chciały pracować razem, ale nie mogły lub nie chciały wynajmować biur długoterminowo. Następnie, odpowiadając na potrzeby klientów mających u nas zarejestrowane swoje firmy, powstała Wirtualna Asysta – możliwość wsparcia przez doświadczonego managera lub asystenta na godziny. Dzięki temu pomagamy firmom działać sprawniej, elastyczniej i bez zbędnych kosztów. Nie zawsze potrzebny jest ktoś na pełen etat, wtedy można zakupić wsparcie profesjonalisty w danym obszarze.

Po pandemii z kolei wyraźnie zauważyliśmy nową potrzebę – powrotu do wspólnej pracy zespołowej, ale w elastycznej formie. Nie każdy może, chce i powinien pracować w domu, a liderzy coraz częściej dostrzegają, jak ważne jest budowanie relacji i współpracy poprzez bezpośredni kontakt. Tak powstał coworking dla zespołów – rozwiązanie, które pozwala firmom korzystać ze wspólnej przestrzeni raz lub dwa razy w tygodniu, bez konieczności podpisywania długoterminowych deklaracji. W pozostałe dni z tego samego biura mogą korzystać inne zespoły. To sposób pracy, który nie tylko wspiera efektywność, ale też ma ogromne znaczenie w budowaniu marki pracodawcy – dając zespołom przestrzeń do spotkań, integracji i rozwoju w realnym środowisku pracy.

Zawsze towarzyszy mi niedosyt i chęć kompleksowego wsparcia klienta. Wielu z nich to obcokrajowcy, którzy mając z naszej strony wsparcie w rejestracji podmiotu i dostępu do różnych specjalistów, potrzebowali jeszcze wyposażenia w narzędzia do działań biznesowych. W związku z tym postanowiliśmy rozszerzyć ofertę IdeaPlace o kwalifikowany podpis elektroniczny. Jako partner certyfikowanego dostawcy możemy wyposażyć niezbędne narzędzie, bez którego trudno dziś prowadzić biznes w pełni zdalnie i zgodnie z przepisami. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pewność, że wszystkie ich dokumenty podpisane online mają moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu – a cały proces odbywa się szybko i w jednym miejscu, w IdeaPlace.

Zaczynałaś od przestrzeni coworkingowej, a dziś IdeaPlace to także wirtualne biuro i usługi wirtualnej asystentki. Który moment był punktem przełomowym w poszerzaniu tej oferty?

Takich przełomowych momentów było kilka i każdy z nich wynikał z konkretnej sytuacji biznesowej oraz doświadczenia, które w danym czasie zdobywaliśmy. Pierwszy pojawił się mniej więcej po pięciu latach działalności, kiedy IdeaPlace miało już silną pozycję na rynku coworkingowym, a ja zaczęłam dostrzegać nowe potrzeby naszych klientów – zwłaszcza firm, które chciały zachować elastyczność, ale oczekiwały większej prywatności i stabilności.

To właśnie wtedy rozpoczęła się współpraca z Nestlé Purina, globalnym liderem branży pet food, który budował pod Wrocławiem nową fabrykę w modelu Greenfield. Zespół, startując od dwóch osób, potrzebował w pełni zorganizowanego zaplecza biurowego i wsparcia administracyjnego, by skutecznie prowadzić projekt inwestycyjny. W IdeaPlace znaleźli nie tylko gotową przestrzeń, ale też partnera, który zapewnił kompleksową obsługę biura, wsparcie rekrutacji i kontakty z lokalnymi instytucjami. W efekcie zespół rozrósł się do czterdziestu pięciu osób, a nasze biura stały się centrum dowodzenia międzynarodowego projektu. Ta współpraca pokazała, jak duży potencjał tkwi w modelu biur serwisowanych i jak realną wartość przynosi firmom na etapie dynamicznego rozwoju

Kolejny ważny etap rozwoju był efektem obserwacji i bliskiej współpracy z klientami, którzy coraz częściej powierzali nam zadania wykraczające poza klasyczny najem biura. Okazało się, że to, czego naprawdę potrzebują, to partner, który potrafi ich odciążyć operacyjnie – zapewnić nie tylko adres czy biurko, ale też realne wsparcie w działaniach organizacyjnych i projektowych.

Zaczęło się od współpracy z firmami takimi jak Pattonair (obecnie Incora) – brytyjskie przedsiębiorstwo z branży lotniczej, dla którego koordynowaliśmy proces uruchomienia biura we Wrocławiu, czy Cogniance (obecnie Star), która podczas relokacji z Ukrainy potrzebowała szybkiego zorganizowania zaplecza operacyjnego w czasie zamieszek w 2014 roku. Oba te doświadczenia pokazały nam, że IdeaPlace może pełnić rolę czegoś znacznie więcej niż dostawcy przestrzeni – może stać się lokalnym partnerem wspierającym firmy w adaptacji, rekrutacji, kontaktach z instytucjami i bieżących zadaniach. Tak narodziła się nasza usługa Wirtualnej Asysty, odpowiadająca na potrzeby biznesów, które chcą działać sprawnie, bez konieczności budowania własnego zaplecza administracyjnego.

Pandemia przyniosła kolejny zwrot, pokazując jak ważne są relacje i praca zespołowa w elastycznej formie. Dzięki temu doświadczeniu powstał coworking dla zespołów – nowy model współdzielenia biura, który odpowiada na współczesne tempo i potrzeby pracy hybrydowej.

Często mówisz o znaczeniu optymalizacji procesów. Jakie rozwiązania wprowadziłaś w IdeaPlace, by oferta była nie tylko elastyczna, ale też efektywna i dopasowana do realnych wyzwań klientów?

Optymalizacja to dla mnie synonim efektywności – a efektywność to realne oszczędności i zadowolenie klientów. Elastyczność oferty jest ważna, ale równie istotne jest to, by klient mógł w kilku krokach zrozumieć, co zyskuje, i szybko nawiązać kontakt z naszym zespołem. Dlatego postawiłam na maksymalne uproszczenie procesów: czytelne komunikaty, krótkie ścieżki decyzyjne i pełną dostępność informacji.

Ogromnym krokiem naprzód była automatyzacja procesów w usługach wirtualnego biura i wirtualnej asysty. Wdrożyliśmy systemy, które automatycznie obsługują część zgłoszeń, skracając czas reakcji i eliminując powtarzalne zadania. Dzięki temu nasz zespół może skupić się na tym, co naprawdę ma wartość – indywidualnym podejściu do klienta i rozwijaniu relacji.

Efekty są bardzo konkretne: szybsza obsługa, mniej błędów, większa spójność działania. Ostatecznie optymalizacja procesów to nie hasło – to konsekwentna praca nad tym, by klient otrzymywał usługę najwyższej jakości, a zespół mógł działać sprawnie i z satysfakcją.

Coworking to nie tylko biurka i sale spotkań, ale także społeczność. Jak dbasz o to, żeby IdeaPlace było centrum integracji, mentoringu i lokalnego networkingu, a nie tylko „miejscem do pracy”?

IdeaPlace od początku powstało z myślą o ludziach, nie tylko o biurkach i salach. To społeczność, która przez lata naturalnie urosła i nabrała bardzo konkretnego wymiaru. Tworzą ją przedsiębiorcy, freelancerzy, specjaliści, którzy nie tylko pracują obok siebie, ale naprawdę się znają, wspierają i inspirują.

To, co dla mnie najważniejsze, to uważność na potrzeby ludzi i autentyczna ciekawość ich historii. Wspólnie z zespołem od początku budujemy indywidualne relacje, oswajamy klientów z atmosferą otwartości i współpracy. Dzięki temu naturalnie rodzą się pomysły na wspólne inicjatywy — od wyjść integracyjnych, przez mentoringowe rozmowy przy kawie, po wspólne urlopy czy tworzenie nowych biznesów.

Dziś społeczność IdeaPlace żyje nie tylko w biurze, ale także online – na naszym dedykowanym kanale, gdzie codziennie pojawia się wymiana wiedzy, rekomendacje i inspiracje. To, jak te relacje się rozwijają, obserwuję z ogromną satysfakcją. To dowód, że jeśli daje się ludziom przestrzeń, zaufanie i uwagę, to oni sami potrafią stworzyć coś wyjątkowego.

Na LinkedIn jesteś znana jako mentorka i przewodniczka biznesowa dla kobiet. Jakie tematy najczęściej poruszasz z kobietami w ramach mentoringu?

Na LinkedIn jestem przede wszystkim mentorką i przewodniczką biznesową dla kobiet, z którymi rozmawiam o szerokim spektrum tematów związanych z rozwojem zawodowym. Najczęściej poruszam kwestie przejścia z pracy na etacie do własnego biznesu — to moment wymagający odwagi, planowania i pewności siebie.

Jednak mentoring to dla mnie nie tylko strategia czy biznesowe know-how. Ważne są też tematy dotyczące wellbeingu, równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz akceptacji samej siebie. Wsparcie w budowaniu pewności i wewnętrznej siły jest niezbędne, by każda kobieta mogła realizować swoje ambicje w zgodzie ze sobą.

W swoich publikacjach często podkreślasz znaczenie autentyczności w budowaniu marki osobistej. Dlaczego bycie sobą jest dziś jednym z najważniejszych elementów sukcesu w biznesie?

W dzisiejszym biznesie autentyczność to fundament, na którym buduję swoją markę. Nie zależy mi na wyrazistości dla samej wyrazistości, lecz na szczerości wobec siebie i innych, oraz na wdzięczności za to, co mam. Bycie sobą to nie tylko najprostsza droga—bo powinna najmniej kosztować nas wewnętrznie—ale jednocześnie największa siła, jaką możemy mieć. To samoświadomość i akceptacja własnej drogi, którą przechodzimy przez lata, wzmacnia nas i pozwala podejmować mądre decyzje zgodne z naszymi wartościami i celami.

Dodam, że autentyczność buduje trwałe relacje oparte na zaufaniu, które są kluczem do sukcesu w biznesie. Klienci i partnerzy biznesowi wyczuwają fałsz, ale prawdziwość przyciąga i inspiruje. Dlatego bycie sobą to nie tylko element sukcesu — to jego serce.

Kobiety w biznesie często mierzą się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem czasem i energią. Jakie strategie uważasz za najskuteczniejsze w unikaniu wypalenia i utrzymywaniu równowagi?

Kobiety w biznesie często stoją przed wyzwaniem łączenia wielu ról, szczególnie gdy dbają jednocześnie o rodzinę. Dla mnie kluczowe jest świadome zarządzanie czasem i energia, ale przede wszystkim stawianie sobie priorytetów zgodnych z tym, co naprawdę ważne — zarówno w życiu zawodowym, jak i rodzinnym.

Jako mama czerpię ogromną radość z codziennych chwil spędzanych z dziećmi, to jest moja siła i motywacja, która pomaga mi zachować równowagę. Dlatego uczę się wyznaczać granice — jasno oddzielam czas pracy od czasu dla rodziny i siebie. Odmowa ambitnym, ale nieodpowiednim projektom, zwłaszcza jeśli utrudniają życie rodzinne, jest dla mnie naturalna. To pozwala mi nie tracić energii na rzeczy, które nie służą moim wartościom.

Kluczowe są też regularne chwile regeneracji: spacery na świeżym powietrzu, świadome odpoczynki i pielęgnowanie wdzięczności za to, co mam. W moim doświadczeniu takie podejście pozwala unikać wypalenia i podejmować świadome, dobre decyzje zarówno w biznesie, jak i w domu. To równowaga, która daje siłę być autentyczną i skuteczną na wielu frontach.

Networking to jedna z wartości IdeaPlace, ale też Twoja osobista wizytówka. Jakie rady dałabyś przedsiębiorczyniom, które dopiero zaczynają budować swoją sieć kontaktów biznesowych?

Networking to kluczowa wartość zarówno dla IdeaPlace, jak i dla mnie osobiście. Moja rada dla przedsiębiorczyń, które zaczynają budować swoją sieć kontaktów biznesowych, jest prosta: bądź autentyczna. Nie warto przekombinowywać, szczególnie w komunikacji na social media – szczerość i naturalność zawsze robią najlepsze wrażenie. Warto stawiać na słuchanie, a nie na opowiadanie o sobie czy nachalną sprzedaż. Często zadawaj pytanie: „Jak mogę ci pomóc?” lub „Czego potrzebujesz?” – to otwiera drzwi do prawdziwej współpracy i buduje relacje oparte na wzajemnym wsparciu. Dzięki temu networking staje się nie tylko wymianą wizytówek, lecz także wartościową przestrzenią rozwoju dla obu stron.

Jesteś mamą i przedsiębiorczynią. Jak udaje Ci się łączyć te dwie role – szczególnie w momentach, gdy biznes i rodzina wymagają równocześnie pełnej uwagi?

Jako mama i przedsiębiorczyni codziennie uczę się łączyć te dwie role, szczególnie gdy zarówno biznes, jak i rodzina wymagają pełnej uwagi. Staram się realnie ocenić, co w danym momencie przyniesie mi większe korzyści – czy to ważne spotkanie biznesowe lub udział w konferencji, czy ten konkretny czas z dziećmi. Pamiętam też, że dzieci uwielbiają się rozwijać, a spędzenie czasu w ciekawym otoczeniu, nawet bez mojej obecności, może być dla nich bardzo korzystne. Dlatego wierzę, że szczęśliwa mama to szczęśliwe dzieci i odwrotnie – ta równowaga jest dla mnie kluczowa.

Wspominasz często o odwadze do zmian. Czy był w Twoim życiu moment, w którym trudna decyzja okazała się największą szansą rozwojową?

Taaaak, zdecydowanie w moim życiu był moment, kiedy trudna decyzja okazała się największą szansą rozwojową. Wiem, że zmiany są nie tylko potrzebne, ale też niezwykle rozwijające – uczą nas wychodzić poza strefę komfortu i odkrywać nowe możliwości. Dla mnie chyba największą i najważniejszą zmianą była decyzja dotycząca macierzyństwa. Nic tak nie rozwija, jak rodzicielstwo – to doświadczenie pełne wyzwań, które kształtuje charakter, uczy cierpliwości i odwagi, a jednocześnie daje ogromną radość i nowe spojrzenie na życie zarówno prywatne, jak i zawodowe. To była moja największa lekcja odwagi i rozwoju.

Jakie wartości są dla Ciebie najważniejsze w prowadzeniu biznesu – takie, których nigdy nie poświęcisz, niezależnie od okoliczności?

Dla mnie prowadzenie biznesu to przede wszystkim odpowiedzialność – za ludzi, relacje i jakość tego, co wspólnie tworzymy. Od 14 lat buduję przestrzenie, w których przedsiębiorcy mogą działać swobodnie, rozwijać się i czuć się dobrze. Nigdy nie poświęciłabym autentyczności, uczciwości i szacunku – zarówno w relacjach z klientami, jak i współpracownikami.

Wierzę, że biznes ma sens tylko wtedy, gdy stoi za nim człowiek – z wartościami, empatią i odwagą w podejmowaniu decyzji. Dlatego nie idę na skróty, nie buduję na pozorach i nie rezygnuję z jakości w imię szybkiego zysku. Dla mnie to właśnie konsekwencja w trzymaniu się tych wartości daje prawdziwą przewagę i satysfakcję z pracy.

Co daje Ci największą energię poza pracą? Jakie pasje, rytuały czy chwile pozwalają Ci złapać oddech i spojrzeć na wszystko z dystansem?

Poza pracą największą energię czerpię z życia, które tworzę na co dzień z moją rodziną. Wychowywanie dzieci i radość, jaką przynosi obserwowanie ich rozwoju, to dla mnie źródło nieskończonej inspiracji i motywacji. To dzięki tej codziennej, autentycznej frajdzie znajduję siłę i balans w życiu przedsiębiorczym.

Równocześnie pielęgnuję pasję do podróży, które pozwalają mi złapać oddech i spojrzeć na wszystko z dystansem. Kilkumiesięczne wyjazdy do Hiszpanii czy Włoch to nie tylko czas na regenerację, ale też na dopełnienie siebie jako osoby i kobiety silnej marki. Te chwile poza rutyną pracy i codzienności otwierają mnie na nowe perspektywy i dodają energii do dalszego rozwoju IdeaPlace oraz mojej ścieżki biznesowej.

Gdybyś miała wybrać jedno zdanie jako swoje motto przewodnie – takie, które inspiruje zarówno Ciebie, jak i kobiety, które wspierasz – co by to było?

Musi być złożone 🙂

“Dojrzałość to nie czas rezygnacji, lecz moment, kiedy odkrywamy swoją prawdziwą siłę i wolność wyboru. Każdy etap życia jest szansą na nowy początek – odwaga i doświadczenie to nasz największy kapitał.”

 

Evo, dziękujemy za inspirującą rozmowę o odwadze, autentyczności i budowaniu biznesu z sercem. Pokazałaś, że przedsiębiorczość to nie tylko strategia i liczby, ale przede wszystkim ludzie, relacje i wartości, które stoją za każdą decyzją.

W świecie, w którym tempo zmian bywa przytłaczające, takie rozmowy przypominają, że sukces to także harmonia – między pracą a życiem, ambicją a uważnością. Bo prawdziwe przywództwo zaczyna się wtedy, gdy potrafimy być sobą – w biznesie i poza nim.

 

 

Wywiad przeprowadziła Agnieszka Marzęda

Jeśli chcesz, by historia Twojej marki, pasji i drogi znalazła się na łamach LadyBusiness.pl – tak jak ta rozmowa – napisz do nas na adres: pr@ladybusiness.pl. Z przyjemnością poznamy Twoją opowieść.