Gdy liczby przestają straszyć. Monika Starecka, współzałożycielka SimpliF-AI Accounting, o finansach, które wspierają rozwój

Jej podejście do finansów wykracza daleko poza księgowość. Koncentruje się na tym, aby dane finansowe były zrozumiałe, wiarygodne i realnie wspierały rozwój firm, zamiast generować stres i niepewność. W rozmowie opowiada o tym, jak porządkować finanse w czasach niepewności, jak mądrze korzystać z automatyzacji i AI oraz dlaczego dziś kluczowe jest traktowanie finansów jako narzędzia strategicznego, a nie wyłącznie obowiązku administracyjnego.

Agnieszka Marzęda: Masz ponad 25 lat doświadczenia w finansach i pracowałaś w bardzo różnych organizacjach, od spółek publicznych po międzynarodowe grupy. Co było impulsem do stworzenia SimpliF-AI Accounting jako butikowego biura rachunkowego?

Monika Starecka: Bardzo zabawne jest to, że od wielu lat zgłaszali się do mnie moi klienci audytowi, klienci, którym doradzałam, a także znajomi kojarzący mnie z obszarem finansów z prośbą o polecenie biura rachunkowego. Często też dzwoniono do mnie po poradę z obszaru finansów, księgowości, sporządzania sprawozdań finansowych spółek, regulacji podatkowych czy innych kwestii związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwami. W prawie każdej rozmowie pytano mnie, czy może ja nie planuję założenia biura. I przez kilkanaście lat wydawało mi się, że to nie jest dobry pomysł. Aż w zeszłym roku doszło do mojej rozmowy z trzema koleżankami i zdałyśmy sobie sprawę, że wiele średnich i mniejszych firm potrzebuje wsparcia nie tylko przy zaksięgowaniu ich faktur czy sporządzeniu deklaracji, ale również szerszej wiedzy z obszaru kontrolingu, budżetowania czy planowania strategicznego, która nie jest tak szeroko oferowana na rynku, a jest krytyczna dla firm, które chcą się rozwijać lub realizować swój jeszcze większy potencjał.

To jest akurat wiedza, którą my posiadamy, i chciałyśmy stworzyć miejsce, gdzie przedsiębiorcy oraz ich firmy otrzymają szerokie wsparcie z obszaru finansów, które wesprze rozwój ich biznesów. Ponieważ jesteśmy kobietami, szczególnie marzy nam się wspieranie rozwoju firm prowadzonych przez kobiety. Mamy wrażenie, że czasami potrzebna jest po prostu rozmowa, wsparcie merytoryczne czy przedstawienie dodatkowego punktu widzenia, by kobiety – przedsiębiorczynie mogły jeszcze prężniej rozwijać swoje firmy. Zwłaszcza że dla wielu z nich nie ma sensu zatrudnianie dyrektora finansowego na pełen etat, a my możemy zaoferować rozwiązania elastyczne, dzięki którym firmy mogą mieć dostęp do wysokiego poziomu kompetencji finansowych w wymiarze im potrzebnym.

AM: W materiałach SimpliF-AI podkreślacie hasło „więcej niż liczby”. Co to oznacza w praktyce dla właściciela firmy lub członka zarządu, który korzysta z Waszych usług?

MS: Przede wszystkim mamy doświadczenie z obszaru księgowości i finansów szerokiego wachlarza spółek, zarówno polskich, jak i międzynarodowych, notowanych na giełdzie, wchodzących na giełdę lub rynki równoległe, jak i działających poza nimi. Przechodziłyśmy przez restrukturyzacje, optymalizacje, fazy intensywnego rozwoju. Zarówno oferowałyśmy usługi finansowe i księgowe, jak i byłyśmy po stronie klienta, na rzecz którego były one świadczone. Mamy zrozumienie tego, co jest potrzebne osobom zarządzającym oraz przedsiębiorcom. Same przez wiele lat współuczestniczyłyśmy w zarządzaniu firmami i zespołami finansowymi lub księgowymi. Klient, jego branża i działalność są w centrum naszego zainteresowania i działamy w bliskiej współpracy i otwartej komunikacji. Jesteśmy po to, żeby wspierać i również dawać znać, jeżeli dostrzegamy sytuacje, na które warto zwrócić uwagę, zarówno zagrożenia, jak i szanse. Możemy wesprzeć firmy przy planowaniu rozwoju, interpretacji danych księgowych oraz analizie trendów, na które warto zwrócić uwagę, uzyskaniu kredytu, pozyskaniu inwestora czy sprzedaży własnej firmy. Wraz z latami doświadczenia rzucają nam się w oczy lub zwracają naszą uwagę kwestie, które nie dla każdego są oczywiste. A w prowadzeniu działalności gospodarczej, najważniejsze jest być przygotowanym na niespodzianki lub być w stanie je przewidzieć. Dzięki temu można odważniej i zarazem roztropniej rozwijać firmę.

Jesteśmy zarazem dojrzałymi menedżerkami. Przeszłyśmy przez wiele sztormów i zawieruch. Czasami możemy być po prostu osobami, z którymi można porozmawiać, by złapać perspektywę, z jak wielkimi wyzwaniami się mierzymy. Dzięki temu osoby zarządzające mogą poczuć się bardziej komfortowo, wkraczając na nieznane wody, wiedząc, że nie są w tym wszystkim same. Ważne jest dla nas budowanie partnerskich relacji, dzięki którym przedsiębiorcy mogą się skupić na tym, co jest ich pasją, czyli własnym biznesie z poczuciem, że tematy księgowe, finansowe i podatkowe są pod należytą opieką.

AM: Wielu przedsiębiorców dostaje dane finansowe, których nie potrafi przełożyć na decyzje biznesowe. Jak pomagacie klientom zrozumieć, co naprawdę mówią ich liczby i jak z nich korzystać?

MS: Przede wszystkim jesteśmy blisko klienta i dokładamy starań, by poznać i zrozumieć jego biznes. Do nas mówią liczby, ale liczby bez właściwego osadzenia w kontekście nie są zbyt użyteczne. Poprzez połączenie wiedzy z obszaru księgowości i finansów ze znajomością firm naszych klientów, wspieramy ich w interpretowaniu danych, przekazujemy wiedzę merytoryczną adekwatną do firmy klienta. W ten sposób przedsiębiorcy i przedsiębiorczynie mogą jeszcze lepiej zrozumieć, gdzie są i dokąd zmierzają, a my dzięki obiektywizmowi i zawodowemu doświadczeniu możemy również pomóc w rozpoznaniu ryzyk i szans, które firmy mogą napotkać.

AM: Specjalizujesz się w optymalizacji procesów finansowych i automatyzacji. Które obszary finansów firm najczęściej generują chaos i jak technologia pomaga go uporządkować?

MS: W zasadzie są takie dwie najczęstsze kategorie, które generują chaos: obszary, które są masowe, czyli związane z dużą ilością transakcji, klientów czy dokumentów, szczególnie gdy nastąpił ich intensywny rozwój w pewnym okresie, oraz obszary, które są skomplikowane, bo nie każdy potrafi się połapać, co w takich przypadkach robić, lub mogą być różne interpretacje, wersje, co należy zrobić. W każdej z tych sytuacji pomagają optymalizacja i automatyzacja. Obszary skomplikowane, dzięki optymalizacji i automatyzacji, zyskują strukturę, która jest stosowana w spójny sposób do każdego przypadku. Dzięki temu można mieć pewność, że traktowanie transakcji nie różni się w zależności od osoby, która się nimi zajmuje. To zwiększa bezpieczeństwo biznesu. Z kolei transakcje masowe mogą być obsłużone i przeprocesowane dużo sprawniej i szybciej dzięki rozwiązaniom automatycznym. W każdym z tych przypadków optymalizacja i automatyzacja pozwalają uzyskać oszczędności kosztowe, czasowe oraz znaczącą mitygację ryzyka. Rozwój technologiczny sprawia, że nie są to już rozwiązania dostępne jedynie dla dużych i bogatych firm. Obecnie nawet małe firmy mogą, a częstokroć nawet warto, żeby wdrożyły optymalne i automatyczne sposoby obsługi swoich procesów.

AM: SimpliF-AI łączy księgowość, controlling i informację zarządczą. Dlaczego takie holistyczne podejście jest dziś konieczne, a nie tylko „miłym dodatkiem”?

MS: W dzisiejszym zmieniającym się w zawrotnym tempie świecie biznesowym wiele firm nie może sobie pozwolić, by zaspać, by poczekać, jak zachowają się inni, więksi gracze na rynku i dopiero wtedy podjąć decyzję, co robić. Mam wrażenie, że dziś małe i średnie firmy są pod dużo większą presją niż kilkanaście lat temu. A też pod dużo większą presją niż firmy duże, które czasami mają większe zasoby, obfitsze „poduszki bezpieczeństwa”, które pomagają im w razie potknięć. Mniejsze firmy mogą nie mieć takiego marginesu na błędy. Z tego powodu podejście holistyczne, dające sprawny dostęp do przekrojowej i wszechstronnej wiedzy, może być dziś jednym z elementów przewagi konkurencyjnej. Przewagi, która przesądzi, w jak dobrej kondycji firma przejdzie przez kolejne wyzwania lub wykorzysta nadarzające się możliwości. Zwłaszcza że od zawsze mniejsze firmy były bardziej elastyczne, „zwinne” i dzięki prawidłowej, precyzyjnej i obudowanej wiedzą analizie danych finansowych mogą wykonywać szybsze ruchy rynkowe, a dzięki temu zdobywać nowych klientów i zajmować większą część rynku w swojej branży.

AM: Pracowałaś przy wdrożeniach systemów ERP i transformacjach firm. Jakie błędy najczęściej popełniają organizacje, gdy cyfryzują finanse?

MS: Tych błędów niestety trafia się sporo, a ich konsekwencje potrafią być dotkliwe. Wymienię dziś trzy, które moim zdaniem zdarzają się najczęściej.

Jednym z częstszych jest skupianie się na narzędziu, a nie na celu, który dzięki temu narzędziu mamy osiągnąć. Czasami zespoły wdrożeniowe są tak pochłonięte tym, jakie są możliwości systemów oraz jaki jest koszt konkretnych modyfikacji, że w pewnym momencie następują kompromisy, które upośledzają możliwość realizacji celów biznesowych. Oczywiście kastomizacja systemów jest droga, a w każdym razie droższa niż drożenie „pudełkowe”, czyli w wersji podstawowej od producenta. Utrzymanie systemu dostosowanego do indywidualnych potrzeb klienta też ma swoje wyzwania. Zarazem warto dokonać analizy biznesowej, która określi, jakie zmiany są krytyczne, by zrealizować cel biznesowy, dla którego zdecydowano się na wdrożenie systemu.

Kolejnym jest mylenie cyfryzacji z restrukturyzacją zatrudnienia. Czasami firmy uważają, że automatycznym wynikiem wdrożenia systemu będzie redukcja liczby pracowników i oszczędności w sferze płac. Wdrożenie systemu to przede wszystkim proces, którego cele związane są z jakością, wiarygodnością, terminowością otrzymywania danych, jak również z wsparciem procesów zarządczych. Oczekiwanie zmniejszenia zatrudnienia czasami nie ma żadnego uzasadnienia w założeniach projektu i powoduje niepotrzebne napięcia, nieporozumienia i rozczarowanie uzyskanymi efektami.

Ostatnim z błędów, który chciałabym wymienić, jest niedocenienie emocjonalnego aspektu zmiany. Obserwuję, że zbyt często „zarządzanie zmianą” polega na przekazaniu instrukcji, jak będą wyglądały zmienione pulpity użytkownika, a zupełnie ignorowane są emocje, które powstają na etapie wdrożenia i po nim. Obserwowałam istotne opóźnienia i problemy wdrożeniowe wynikające z błędów zarządzania zmianą i niedoceniania, jak wielki jest koszt wysokiego poziomu niepewności w organizacji.

AM: W ulotce pojawia się mocny akcent na zaufanie, bezpieczeństwo danych i wiarygodność informacji. Jak buduje się relację z klientem, który często jest zestresowany finansami i odpowiedzialnością?

MS: Jesteśmy ekspertkami w sferze finansów, księgowości i procesów. Usługi, które oferujemy klientom, są oparte na systemach, których bezpieczeństwo gwarantują wielkie światowe firmy. Pracując dla spółek giełdowych w swojej przeszłości, wiemy, jak krytyczne są bezpieczeństwo i ciągłość dostępu do danych. Zaczynając biznes, same nie byłybyśmy w stanie zagwarantować takiego poziomu zabezpieczeń, jaki mamy dzięki korzystaniu z narzędzi Comarch czy Microsoft.

Nasz zespół dodatkowo składa się z osób z kilkunastoletnim doświadczeniem w prowadzeniu księgowości dużych spółek. Nasza wiedza merytoryczna, sprawność, umiejętność złapania w lot nawet skomplikowanych procesów biznesowych zachodzących u klienta powodują, że szybko uczymy się i jesteśmy w stanie sprawnie dostarczać dane finansowe oraz je interpretować, by nasi klienci mieli poczucie, że działamy bardziej jak ich wewnętrzna księgowość niż zewnętrzne biuro rachunkowe.

Takie podejście, oraz otwarta komunikacja sprawiają, że dość szybko nawiązujemy relacje i nasi klienci zyskują poczucie komfortu oraz zaufanie do naszych kompetencji.

AM: Obsługujecie zarówno firmy w trakcie transformacji, jak i te, które chcą się skalować. Jakie pytania finansowe powinien dziś zadawać sobie każdy przedsiębiorca myślący o rozwoju?

MS: Przede wszystkim przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie, jak chce, żeby wyglądał jego biznes za 3–5 lat. Po stworzeniu takiej wizji warto zastanowić się, jakie zasoby, w tym środki finansowe, byłyby potrzebne do zrealizowania tego planu oraz jakie kompetencje potrzeba pozyskać i w jaki sposób. Potem należy schodzić do większych konkretów i zacząć rozpisywać harmonogram działań, by wiedzieć, co trzeba wykonać jutro, aby za 3–5 lat być w miejscu zgodnym z wizją. Oczywiście, takie schodzenie na większy poziom szczegółowości częstokroć oznacza konieczność przygotowania planów, projekcji czy modeli finansowych, czasami w kilku wariantach. To jest obszar, w którym my się specjalizujemy i możemy wesprzeć klienta w przełożeniu jego ambicji biznesowych na konkretne plany.

AM: Jaką rolę widzisz dla AI i automatyzacji w finansach w najbliższych latach i gdzie Twoim zdaniem technologia powinna się zatrzymać, zostawiając przestrzeń człowiekowi?

MS: Każdy z nas obserwuje, że automatyzacja i AI wdzierają się w nasze biznesy i nasze życie codzienne niczym fala powodziowa. Podejrzewam, że nie ze wszystkich konsekwencji zdajemy sobie dziś sprawę. Na chwilę obecną trwa euforia, bo udało się zastąpić wiele prostych czynności robotami lub rozwiązaniami AI. Niektórzy cieszą się, że to pomogło zaradzić luce kompetencyjnej, która jest na rynku.

Jednocześnie te proste prace często były formą wchodzenia na rynek pracy młodych ludzi po studiach lub szkołach. Za 10–15 lat nie będziemy mieli specjalistów, jeżeli dziś nie wymyślimy, jak zbudować system pozyskiwania kompetencji i wiedzy dla pracowników rozpoczynających karierę. Wtedy trudno będzie coś zrobić. Należy o tym myśleć już dziś.

Mój tata jest szachistą amatorem i gdy w dzieciństwie próbował mnie, zresztą bezskutecznie, nauczyć grać w szachy, powtarzał, że nie zaczyna się partii, jeżeli nie ma się przemyślanego każdego ruchu i każdego wariantu do końca.

W odniesieniu do automatyzacji i AI jesteśmy już w samym środku partii, a mam wrażenie, że nie myślimy o tym, co będzie kilka ruchów do przodu, o końcu partii nie wspominając.

Czyli ja, typowa finansistka, zalecam ostrożność, korzystanie z AI i automatyzacji, a zarazem budowanie rozwiązań alternatywnych i ciągłe stawianie na rozwijanie swoich kompetencji. AI i automatyzacja mają nas wspierać, a nie zastępować naszą umiejętność myślenia. Uważam, że zatrzymają się one dokładnie tam, gdzie postawimy im granice. To na nas spoczywa odpowiedzialność za zastanawianie się, gdzie ta zdrowa granica powinna przebiegać.

AM: Po latach pracy na wysokich stanowiskach zarządczych zdecydowałaś się na własny projekt. Co było dla Ciebie największą zmianą mentalną w tej drodze?

MS: Szczerze mówiąc, pochodzę z rodziny przedsiębiorców. Mój dziadek miał warsztat tapicerski. Moja mama prowadziła sklep z wyposażeniem wnętrz. Od wielu lat, pomimo tego, że pracowałam w korporacji, miałam własne spółki i prowadziłam wieczorami lub w weekendu dodatkowe projekty. Ja po prostu wyrosłam w domu, gdzie uważało się, że zmycie szklanki po swoim kliencie to oczywistość, że umycie toalety w swoim biurze to rzecz naturalna, że warto patrzeć na wszystko i interesować się wszystkim w firmie, bo sukces firmy zależy od tego, jak dobrze potrafimy dostrzec i wyeliminować obszary, którymi nikt nie chce się zająć.

Przy takim podejściu praca na wysokich stanowiskach menedżerskich nie sprawiła, że nie umiałam po sobie odnieść szklanki do kuchni i włożyć jej do zmywarki na koniec dnia. Od zawsze wiedziałam, jak chcę podchodzić do biznesu, w którym pracuję, bez względu na to, czy jest to moja firma czy kogoś innego. I tego całe życie się trzymałam. Dlatego założenie kolejnej swojej spółki nie wiązało się dla mnie z zaskoczeniem, a raczej z dodatkową ilością czasu, który potrzebowałam wieczorami i w weekendy zaalokować na dodatkowe zadania. Tego się spodziewałam, na to byłam przygotowana.

Zresztą ja uwielbiam rozwijać swoje biznesy. Jest to dla mnie źródłem wielkiej satysfakcji i radości. Tak też sprawy wyglądają w przypadku SImpliF-AI Accounting.

AM: Finanse bywają obszarem dużej presji i odpowiedzialności. Jak Ty dbasz o równowagę i klarowność myślenia w swojej pracy?

MS: Od wielu lat mam sprawdzoną rutynę, która pomaga mi zachować klarowność, równowagę i spokój pomimo chaosu naokoło. Prawie codziennie rano medytuję. Stosuję wiele ćwiczeń uważności, w tym dotyczących swoich myśli i emocji. Z biegiem lat jestem coraz bardziej zdyscyplinowana w kwestiach tego, czemu poświęcam uwagę, jakim informacjom daję do siebie dostęp i o czym myślę w swojej głowie. To tworzy fundament, który jest po kilkunastu latach pracy już dość stabilny i pozwala mi być w dobrej formie lub szybko do niej wracać, nawet po intensywniejszych okresach.

Pilnuję ilości snu, biegam, jeżdżę konno, otaczam się ludźmi, którzy mnie wspierają, dbam o relacje z moimi najbliższymi oraz z moją intuicją. Stworzyłam w sobie i wokół siebie sanktuarium, w którym mogę się schronić, by odpocząć, naładować baterie i ruszyć dalej do przodu po mojej ścieżce, która jest związana z moją definicją szczęścia i która nie stanowi spełniania oczekiwań innych.

AM: Gdybyś miała dać jedną radę przedsiębiorczyni lub przedsiębiorcy, którzy czują się dziś przytłoczeni liczbami i decyzjami finansowymi, co by to było?

MS: Uważam, że ważne jest poszukiwanie osób, od których dostajemy wsparcie, które chcą się angażować i z którymi czujemy się dobrze. Im większe wyzwania przed nami, im większe nasze marzenia i ambicje biznesowe, tym ważniejsze, by na „tyłach” mieć spokój i osoby, którym ufamy. Moja życiowa obserwacja jest taka, że najwięcej wygrywają ci, którzy nie godzą się na przeciętność i potrafią mieć odwagę, by poszukiwać tych, którzy dostarczą kompetencje, które nie są ich najmocniejszą stroną. Świat jest przestrzenią nieskończonych możliwości. Twórzmy rozwiązania, które nam rozwiązują problemy i ułatwiają życie, a unikajmy stagnacji tylko dlatego, że boimy się zmiany. Na pewno są osoby, które potrafią tak z nami porozmawiać o liczbach dotyczących naszego biznesu, że rozjaśni nam się w głowie. Jak powiedział Einstein: jeśli nie potrafisz czegoś wytłumaczyć prosto, to znaczy, że nie rozumiesz tego wystarczająco dobrze.

 

Rozmowa z Moniką Starecką pokazuje, że finanse nie muszą być obszarem napięcia, lęku i chaosu. Mogą stać się narzędziem porządkowania, podejmowania lepszych decyzji i budowania długofalowej stabilności – pod warunkiem, że stoją za nimi kompetencje, doświadczenie i partnerskie podejście do biznesu.

Dziękujemy za szczerość, merytoryczną głębię i pokazanie finansów z perspektywy, która rzadko wybrzmiewa w publicznej debacie: jako przestrzeni realnego wsparcia dla przedsiębiorców i przedsiębiorczyń, a nie jedynie zestawu obowiązków administracyjnych. To rozmowa, która zostaje w głowie na dłużej – i daje poczucie, że nawet najbardziej złożone liczby można oswoić, jeśli ma się obok właściwych ludzi.

Wywiad przeprowadziła Agnieszka Marzęda

Więcej o Monika Starecka znajdziesz na jej profilu.

Jeśli chcesz, by historia Twojej marki, pasji i drogi znalazła się na łamach LadyBusiness.pl – tak jak ta rozmowa – napisz do nas na adres: pr@ladybusiness.pl. Z przyjemnością poznamy Twoją opowieść.