Jak się zabezpieczyć, aby podejmowane czynności były ważne, skuteczne i bezpieczne?
Działalność w formie sklepu internetowego wydaje się być przejrzysta, albo chociaż okiełznana przez większość przedsiębiorców. Wymagania prawne, w zakresie dokumentacji do prowadzenia e-commerce, są jasne. Podstawowym dokumentem zapewniającym jego funkcjonowanie jest regulamin, wolny od klauzul niedozwolonych, zgodny z prawem i gwarantujący realizację uprawnień i obowiązków konsumentów czy przedsiębiorców. Równie istotne jest wdrożenie ochrony danych osobowych, pozyskanie niezbędnych klauzul czy zgód oraz wypełnienie niezbędnego obowiązku informacyjnego wobec użytkowników – to sprawia, że sprzedaż online jest bezpieczna.
Wątpliwości interpretacyjne mogą się pojawić już na etapie tworzenia platformy internetowej do składania zamówień czy zawierania umów przez internet. To odmienna aktywność od działań w formie sklepu internetowego. Zastosowane zabezpieczenia czy informacje umieszczane w takiej platformie sprzedaży, składania zamówień czy choćby kontaktu z klientami – powinny uwzględniać, nie tylko sam proces składania zamówień, ich weryfikacji czy płatności. Warto również zwrócić uwagę na kwestie formalne związane z ważnością tych czynności. Bardzo często zamówienia składane są przez pracowników firmy. W takich sytuacjach warto zabezpieczyć praktykę udzielania i weryfikacji pełnomocnictw do dokonywania takich czynności w imieniu przedsiębiorcy. Kompleksowe zabezpieczenia powinny objąć rownież takie czynności.
Na co zwrócić uwagę organizując webinary czy live’y?
Warto pamiętać, że webinary, live’y czy inne formy komunikacji online, stanowią formę publikacji treści. Przybierają postać szczególnego dokumentu. Sposobem utrwalenia tej publikacji nie jest pismo, a nagranie dźwięku i obrazu. Takie działanie jako szczególna forma udostępniania treści, podlega ogólnym zasadom prawnym.
Z pozoru wydaje się, że prawo odgrywa tu znikomą rolę, podczas gdy najistotniejsza jest sama treść. Nic bardziej mylnego. Jak każda publikacja – także ta online wymaga zachowania staranności i poprawności działań pod kątem prawnym.
Przede wszystkim istotne jest zachowanie i poszanowanie praw autorskich do publikowanych treści. Zwrócenia szczególnej uwagi wymagają przepisy dotyczące udostępniania w publikacji danych osobowych czy wizerunku innych osób. Decydująca jest zasada działania za zgodą osoby trzeciej na takie publikacje, względnie inne zasady o charakterze powszechnym. Dotyczy to również ogólnie publikowania zdjęć w sieci.
Jak się zabezpieczyć własne działania i treści przed naruszeniem?
W zależności od podejmowanych działań i publikowanych treści warto rozważyć zamieszczanie oświadczeń czy klauzul, które zabezpieczą przed nieuprawnionym kopiowaniem. Charakter publikowanych treści wskazuje na kierunek podejmowanych wdrożeń. Internet tylko z pozoru daje poczucie anonimowości. Odpowiednie zabezpieczenia techniczne i prawne pozwolą na ochronę przed kopiowaniem treści, naśladownictwem czy wykorzystywaniem treści ponad własny użytek. Analogiczne zasady odnoszą się do ochrony treści podczas szkoleń czy wystąpień.
Jak zabezpieczyć firmę przy działaniach online?
Istotną płaszczyzną działań jest sprawne zarządzanie biznesem oraz ogranizacja pracy online.
Wychodząc naprzeciw takim potrzebom, dla których głównym uzasadnieniem była zwiększona mobilność pracowników, przepisy kodeksu spółek handlowych (w art. 208 ust. 5 (1) ksh) wprowadziły możliwość odbywania posiedzeń zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej. Takie uprawnienie prawo zapewnia również co do sposobu podejmowania uchwał i głosowania. Również zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może przybrać formułę elektroniczną, o ile zapewniona jest komunikacja wszystkich osób uczestniczących w zebraniu, a uczestnicy mają zapewnioną możliwość wypowiedzi. Analogiczna formuła została przewidziana w zakresie wykonywania czynności w spółce akcyjnej.
Właściwe zabezpieczenie prawne takich czynności daje podstawę do załatwiania, czy podejmowania również innych czynności. W tym nawet przy organizacji i przebiegu rozpraw przed sądami powszechnymi. Formuła elektronicznego załatwiania spraw gości również w urzędach, gdzie dotychczas droga elektroniczna była nieznana i nieakceptowana.
Praca w systemie stacjonarnym zastępowania jest pracą zdalną. Ten model, choć istniał już wcześniej, wprowadzony został tymczasowo na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowy. Chociaż ten model pracy wprowadzony został w związku z epidemią, to wiadomym jest, że zmieni sposób realizacji obowiązków pracowniczych i służbowych w wielu branżach. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Warto pamiętać, że pracownik może używać narzędzi czy materiałów własnych (własny laptop) pod warunkiem zachowania tajemnicy i ochrony informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych.
Aby „online” było sprawnym i skutecznym narzędziem pracy, należy zadbać o bezpieczeństwo i prawne podstawy podejmowania decyzji, czy wykonywania obowiązków pracowniczych, w postaci regulaminów podanych do wiadomości zainteresowanym.
Uwarunkowania gospodarcze w ostatnim czasie uległy zmianie. Bardziej z potrzeby bezpieczeństwa niż mobilności, biznes prowadzi się online, dbając przy tym o prawne zabezpieczenia podejmowanych aktywności przy wybranych działaniach. Prawo to nie tylko zasady prowadzenia działalności gospodarczej, ale również wsparcie biznesu w działalności, w przygotowywaniu dokumentów firmowych czy rozwiązywaniu problemów z pracownikami czy kontrahentami.
Autor: Katarzyna Lebiedowicz-Grzanka – partner zarządzający KLG Kancelaria Prawna, radca prawny, posiada prawie 20 letnie doświadczenie w obsłudze prawnej firm i jednostek budżetowych, specjalizuje się w obsłudze MŚP, przeprowadza procesy inwestycyjne, prowadzi sprawy z zakresu nowych technologii, doradza w sprzedaży internetowej, realizuje ogólnopolski projekt „Bezpieczne umowy w Biznesie”, autorka publikacji prawniczych, ceniona przez klientów i partnerów za perspektywę biznesową dla obsługiwanych spraw i projektów wzbogaconą o doświadczenie w sektorze publicznym.
Inne artykuły autorki:
