Kiedy planujemy wystąpienie musimy przeanalizować kilka elementów. Na początku praca może wydać się karkołomna, jednak jej wykonanie z pewnością ułatwi nam każdą prezentację. Musimy ustalić zatem:
1. KTO?
W tym punkcie chodzi o nas same. Zastanówmy się w jakiej roli i z jakiego powodu będziemy występowały? Czy będziemy reprezentowały „same siebie”, czy naszą firmę, organizację, instytucję? Czy zgromadzeni słuchacze już nas z czymś nas utożsamiają (a jeśli tak, to w jaki sposób mogą nas obecnie postrzegać)? Chcemy utrzymać, czy zmienić ich wyobrażenie na nasz temat? I jeszcze jedna istotna kwestia – jakie mamy kompetencje, alby prezentować im to właśnie zagadnienie?
2. DO KOGO?
Idealna sytuacja to taka, w której znamy słuchaczy i wiemy do kogo będziemy mówiły. Być może nie wszyscy z nich darzą nas sympatią, ale generalnie wiemy czego możemy się spodziewać. Często jednak nie mamy takiego komfortu, np. kiedy występujemy podczas dużej konferencji. Możemy jednak postarać się o to, by poznać swoich przyszłych odbiorców. W końcu kiedy mówimy rożnych grup, warto czasami zastanowić się nad doborem zupełnie innych środków wyrazu (tak aby słuchali nas z zainteresowaniem).
Co możemy zatem sprawdzić? Jak duża będzie grupa słuchaczy? Kogo będą reprezentować (analogicznie jak powyżej: samych siebie, firmy, organizacje, instytucje itp.). Jakie mogą być ich oczekiwania (osobiste lub instytucjonalne)? Na ile grupa będzie jednorodna? W jakim będą wieku, jakiej płci, jakie będzie ich wykształcenie, status (społeczny, czy zawodowy)? W końcu inaczej będziemy przygotowywać wystąpienie dla ekspertów w danej dziedzinie, a inaczej np. dla młodych startupowców. Możemy pójść także dalej i zastanowić się w jakim nastroju mogą być nasi słuchacze i czy da się przewidywać ich stopień zaangażowania?
3. W JAKIM CELU?
Wystąpienie, wystąpieniem ale co chcemy osiągnąć przez tę prezentację i dlaczego obecni na sali ludzie mieliby poświecić nam swój czas i uwagę? Co zyskają, czego nowego dowiedzą się, na ile to co usłyszą może być to dla nich interesujące? A kiedy nas same zainteresowałaby ten temat gdyśmy siedziały na ich miejscu? Warto także pomyśleć, czy obecne na sali osoby znajdą się tam z własnej woli, czy dlatego że otrzymały takie polecenie (w poświęcanym nam czasie najchętniej zajmowałyby się czymś zupełnie innym …). To w końcu może istotnie wpływać
na ich postawy.
4. KIEDY?
No właśnie – będziemy występować rano, po południu, a może
tuż przed przerwą na lunch lub późnym wieczorem? Ludzie będą pełni energii, zmęczeni
czy głodni? Jaki to będzie dzień tygodnia – czy uczestnicy z zaangażowaniem będą uczestniczyli w prezentacji, czy np. w piątkowe popołudnie będą już w myślach w drodze na narty?
5. GDZIE?
U siebie, czy na „obcym” terenie” Na ile znamy miejsce w którym będziemy występować, a na ile jesteśmy w stanie je poznać? Czy wiemy ile przestrzeni będziemy miały do dyspozycji? Musimy stać w jednym miejscu, czy same możemy swobodnie aranżować wykorzystywaną przestrzeń? A w jaki sposób będą siedzieli (a może stali) słuchacze i na ile będzie im wygodnie (co ciekawe najlepiej żeby zbyt wygodnie
im nie było). Każde nowe miejsce zawsze warto wcześniej sprawdzić (o ile jest taka możliwość, np. w miejscu gdzie będzie organizowana konferencja) tak, aby w ostatniej chwili nie zaskoczyło nas jakąś przykrą niespodzianką na którą nie byłyśmy przygotowane.
6. JAK?
Po pierwsze ustalmy jak długo chcemy (lub musimy) mówić. Paradoksalnie czasami im mniej czasu przewidziano na nasze wystąpienie, tym trudniej nam je przygotować. No, bo jak tu zmieścić tyle informacji w ciągu 20 min i niczego nie pominąć … A może zupełnie odwrotnie – trudno znaleźć istotne treści na ich wypełnienie … Paradoks czasu polega także i na tym, że często w subiektywnym odczuciu płynie on zupełnie inaczej gdy słuchamy, a inaczej oraz kiedy stoimy przed audytorium i do niego mówimy.
Kiedy wiemy, ile dokładnie czasu mamy do wykorzystania – zastanówmy się nad stylem i formą prezentacji jakie przyjmiemy. Do czego będziemy chciały się odwołać, czy to pokażemy (i w jaki sposób), z czego będziemy korzystać? Czy miejsce w którym będziemy występować zapewnia wszystkie niezbędne narzędzia i elementy, czy będziemy musiały same o nie zadbać? Czasami warto pomyśleć także co zrobimy w chwili, kiedy planujemy np. wspomóc naszą prezentację projekcją slajdów, a nagle … zepsuje się projektor. Czy będziemy potrafiły dokończyć wystąpienie bez jego wsparcia i co zrobimy, aby wyjść zwycięsko z takiej opresji?
ZASADA 3 X P
Kiedy przygotowujemy wytępienie powinnyśmy pamiętać także o podstawowej zasadnie konstruowania wypowiedzi:
Powiedz o czym chcesz powiedzieć, powiedz to i powiedz co już powiedziałaś. Łatwe? Zachęcam zatem do zrobienia krótkiego ćwiczenia:
- Wymyśl dowolny temat (może to być przepis na ciasto lub opowieść o ulubionym pupilu).
- Przygotuj 2 zdania zapowiedzi tego o czym będziesz mówiła.
- Rozwiń swoją zapowiedź (niech będzie to nie więcej niż 6 zdań).
- Zakończ – w 2 zdaniach przypomnij o czym mówiłaś.Wydaje się proste? Proponuje sprawdzić w praktyce (a najlepiej na początku napisać) …
Wracając do naszego wystąpienia… Kiedy przeanalizowałyśmy wszystkie 6 grup elementów wskazanych powyżej możemy już spokojnie zacząć przygotowywać naszą prezentację. Potem wystarczy ją jeszcze tylko kilka razy przećwiczyć. Idealnym rozwiązaniem byłoby nagranie wystąpienia i późniejsze jego odtworzenie (często nie mamy świadomości gestów jakie wykonujemy, stosowanych przerywników, czy „pasożytów” słownych typu: yyyyy, eeee), ale można także ćwiczyć przed lustrem lub przyjaznym dla nas audytorium (np. domownikami, partnerem, przyjaciółką), które później podzieli się z nami swoimi uwagami. A po tym wszystkim … możemy już spokojnie stanąć przed słuchaczami i wciągnąć ich w zajmującą, spontaniczną i „na luzie” zaprezentowaną opowieść, po zakończeniu której myślą: Rewelacyjne wystąpienie!
Autor: Agnieszka Karasińska-Kupis – Trener biznesu, ekspert w zakresie komunikacji i zarządzania. Prowadzi szkolenia i warsztaty z zarządzania, komunikacji, etykiety w biznesie, zarządzania sobą w czasie, zarządzania stresem i inne z zakresu rozwoju osobistego. CZYTAJ WIĘCEJ >>
Artykuły autora >>
