Najgorsze, gdy urząd skarbowy skorzysta z wszystkich dostępnych mu postępowań związanych z kontrola podatnika. A ma do dyspozycji sporo. W obrębie prawa podatkowego mogą być prowadzone aż 4-y rodzaje postępowania, tj.:
– Czynności sprawdzające,
– Kontrola podatkowa,
– Kontrola skarbowa,
– Postępowanie podatkowe.
Każde z tych postępowań może być prowadzone w tej samej sprawie. Najpierw urząd powinien przeprowadzić czynności sprawdzające, tzn. zapytać przedsiębiorcę czy prawidłowo się rozlicza, skąd ma pieniądze, czy nie popełnił błędu. Chodzi o to, by podatnikowi sam uznał swój błąd lub wystarczająco wyjaśnił swoje postępowanie, np. czy miał dokumenty pozwalające na zastosowanie stawki VAT 0%, 8%. Gdy na etapie krótkich wyjaśnień organ nie uzyska wystarczających odpowiedzi może wszcząć pozostałe trzy postępowania.
Niestety organy podatkowe są mocno obciążone pracą, dlatego czasami pomijają czynności sprawdzające oraz kontrolę podatkową. Muszą bowiem zdążyć wydać decyzję przed przedawnieniem zobowiązania, a powyższe dwa postępowania nie kończą się decyzją. Pozostałe natomiast mogą zakończyć się decyzją podatkową.
Są jednak przypadki kiedy podatnicy są „nękani” wszystkimi tymi postępowaniami. Jak zatem sobie radzić, byśmy nie musieli korespondować z urzędem przez 3-y lata.
Pierwsza naczelna zasada to współpracować z organami i zaglądać do akt zgromadzonych przez urzędników. Urzędnicy nie mają oni obowiązku informować was o każdej najmniejszej czynności, czy o każdym zebranym i dołączonym dowodzie. Na zakończenie wszystkich trzech postępowań wyznaczą wam tylko 7dni na zapoznanie się z całym materiałem i kontrola lub postępowanie się zakończy. 7 dni na zapoznanie się z aktami i złożenie dodatkowych wyjaśnień to moim zdaniem bardzo mało. Oczywiście kilka dni jeszcze mamy zanim dostaniemy protokół lub decyzję, ale nie możemy na bieżąco wyjaśniać organowi przesłanek, którymi się kierowaliśmy i nie przedstawiamy przeciwdowodów.
Strona postępowania podatkowego czy kontrolnego ma zapewniony ustawowo tzw. czynny udział. Korzystajmy zatem z tego prawa jak najczęściej, a będzie później łatwiej czy to przekonać urzędników do swoich racji czy napisać odwołanie.
Po drugie w każdym z tych postępowań urzędnicy mają obowiązek tłumaczyć wam wszystko co robią. Pytajcie ich zatem o to czym się kierują. Wy zadawajcie pytania kontrolującym. Dlaczego żądają takich dokumentów, czy możemy wezwać świadka, jak to zrobić formalnie, w jaki sposób złożyć własne wyjaśnienia i przemyślenia w zakresie kontroli. Urzędnicy muszą nam odpowiadać. Co więcej wykazując zainteresowanie stawiacie się w lepszym świetle niż osoby, które unikają kontaktu i utrudniają prowadzenie postępowania. Nie pozwólcie przejąć inicjatywy urzędowi. Im więcej wy będziecie przedkładać dokumentów i zadawać więcej pytań tym szybciej urzędnik będzie chciał zakończyć sprawę. Ktoś kiedyś powiedział, że najlepszą obroną jest atak. No to do dzieła! Przejmijcie inicjatywę!
Dlaczego namawiam do tego? Ponieważ zdarza się, że urzędnicy prowadząc postępowanie działają niezgodnie z prawem. Jak? Np. żądając od różnych osób wyjaśnień na piśmie, w przypadku gdy powinni przesłuchać taką osobę w waszej obecności. Dokonują kontroli krzyżowej w postępowaniu podatkowym, gdy ten środek może być stosowany wyłącznie na etapie kontroli. Zdarza się też, że urzędnik żąda jakiś dokumentów, które nie wnoszą nic do sprawy a przedstawienie ich znów wydłuża postępowanie.
Gdy samo wasze zaangażowanie nie wystarcza i kontrola się przedłuża macie środki prawne aby szybciej ją zakończyć. Środki te to:
Skarga na działanie urzędników lub całego organu (art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego);
Skarga do sądu na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania (art. 3 par. 2 pkt 8 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi);
Ponaglenie do wyższej instancji (art. 141 Ordynacji podatkowej);
Sprzeciw na prowadzenie czynności kontrolnych (art. 84c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).
Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo rzadko podatnicy sięgają po powyższe środki, nawet gdy mają pełnomocników profesjonalnych. Skąd to wynika? Może z niewielu dobrych opracowań, które kompleksowo regulowałyby kwestię praw podatników w poszczególnych rodzajach postępowań kontrolnych. O ile pierwsze trzy środki możemy zastosować i do kontroli podatkowej, kontroli skarbowej oraz postępowania podatkowego w każdym czasie, o tyle sprzeciw można wnieść w ściśle określonym, nieprzekraczalnym terminie i po spełnieniu formalno-merytorycznych warunków.
Czasami jednak podatnicy wraz z prawnikami liczą na przedawnienie. Urząd jednak zawsze wyda decyzję przed przedawnieniem, choćby nie ustalił do końca stanu faktycznego. To mogę wam zagwarantować. Kwestia tylko jakiej treści. A to w dużej mierze zależy od was samych.
Każdy z powyższych środków powinien być odpowiednio uzasadniony i zastosowany w ściśle określonych sytuacjach. Warto jednak przyjrzeć im się bliżej i zastosować. Kontrola może wtedy zamiast 15 miesięcy zakończyć się po 3-ch miesiącach. Środki te zdyscyplinują urzędników, a im częściej będą używane tym krótsze kontrole będą w przyszłości.
Autor: Iwona Chłopek, Doradztwo Podatkow 24
