Iwona Betlejewska: moja firma była dobrze przygotowana na kryzys

Kryzys, wywołany koronawirusem, obejmujący swym zasięgiem cały świat, dotarł także do mojej firmy. Z pewnością w przyszłości nadejdzie inny kryzys – tak działa rynek, tak działa cykl koniunkturalny, czy tego chcemy czy nie. Jaką lekcję tym razem z niego wyciągnęłam? Czego się nauczyłam, by w przyszłości lepiej przygotować firmę na kolejne zawirowania?

Iwona Betlejewska

Kiedy pojawia się sytuacja kryzysowa, nikt z nas nie wie jaki kierunek działania będzie  najbardziej skuteczny, nikt nie ma gotowego planu postępowania, a mimo to część firm doskonale odnajduje się w trudnej sytuacji, natomiast inne borykają się z ogromnymi problemami. Minęły trzy miesiące funkcjonowania w nowych, trudnych  warunkach, a moja firma odnosi kolejne, drobne sukcesy. Dziś jestem spokojna bo wiem, że jesteśmy dobrze przygotowani do działania w sytuacji kryzysowej.

Jak skutecznie przygotować firmę na kryzys? Oto kilka moich rad i wniosków:

1. Zatrudniaj najlepszych ludzi do danego zadania

Nic nie zwiększy Twojej skuteczności w działaniu tak bardzo, jak pracownik, któremu powierzysz zadania idealnie korespondujące z jego naturalnymi talentami. Dlatego zawsze sprawdzaj jakie zadania są do wykonania na danym stanowisku pracy, a  potem szukaj osób, które uwielbiają je wykonywać. Dzięki temu Twoi pracownicy, podczas kryzysu, nadal będą skuteczni i chętni do działania.

2. Inwestuj w zespół  i buduj jego zaangażowanie – zawsze!

Żadna firma nie przetrwa bez ludzi. Niezależnie od tego czy jest rynek pracownika czy pracodawcy – dbaj o swój zespół i jego potrzeby, dotrzymuj danego słowa, bądź autentyczny, słuchaj, wspieraj, pomagaj, inwestuj  w rozwój pracowników. Jeśli Twój zespół zawsze mógł liczyć na Ciebie to Ty będziesz mógł liczyć na nich  podczas kryzysu.

3. Słuchaj swoich klientów

Obserwuj rynek  na bieżąco, sprawdzaj jakie problemy mają Twoi klienci, bądź z nimi w stałym kontakcie i słuchaj ich potrzeb, pytaj co możesz jeszcze  dla nich zrobić, aby współpraca z Tobą dawała im wartość a potem stwórz ofertę, która ich zachwyci.

4. Analizuj na bieżąco dane finansowe

Analiza danych finansowych w firmie to ważny aspekt służący podejmowaniu trafnych decyzji w obszarze operacyjnym po stronie przychodów i kosztów. W normalnych warunkach raportowanie w średniej firmie powinno odbywać się, w zależności od procesu jakiego dotyczy,  w cyklach miesięcznych, tygodniowych a nawet codziennie. Do tych zadań warto zatrudnić analityka finansowego, bo bardzo często manager odpowiedzialny za rozwój firmy nie ma czasu i nie ma zamiłowania do analizy danych finansowych. W sytuacji kryzysowej bieżąca i skuteczna  kontrola stanu finansów firmy, płynności finansowej, zdolności firmy do pokrycia kosztów działalności jest bezcenna. Bardzo długo wydawało mi się, że firma zatrudniająca 80 osób jest w stanie oprzeć swoją analizę finansową na informacjach generowanych przez dział księgowości z systemu księgowego. Nic bardziej mylnego.

5. Szybko podejmuj trudne  decyzje 

Zawsze działaj tak, jakby kryzys czaił się za następnymi drzwiami. Dlatego na bieżąco przeglądaj istniejące procedury, usprawniaj procesy, zapraszaj swoich pracowników do prezentowania pomysłów na nowe sposoby działania, dokonuj trudnych zmian również w obszarze polityki personalnej i oszczędzaj zawsze, a nie tylko wtedy kiedy musisz redukować koszty. Dzięki takim działaniom lepiej poradzisz sobie kiedy przyjdzie czas na zaciskanie pasa.

6. Z odwagą planuj przyszłość

Kiedyś ktoś mnie zapytał jaką mam strategię dla firmy na nadchodzące 3 lata. Zaskoczyło mnie to pytanie bo decyzje o kierunku rozwoju firmy  podejmowałam zawsze  na bieżąco i intuicyjnie czułam jakie działania trzeba podjąć w danej chwili , aby firma mogła się rozwijać. Ale czy moi pracownicy wiedzieli dokąd chcę dotrzeć czy wiedzieli, że działania, które podejmują utrzymują ich na właściwej drodze?  Nie, nie wiedzieli, dlatego opracuj spójną strategię na najbliższy czas , zaplanuj jakie cele chcesz osiągnąć, jakie działania w firmie należy podjąć aby te cele zrealizować, na jakim rynku chcesz funkcjonować, jakie produkty lub usługi chcesz sprzedawać , jaki model biznesowy zastosujesz a następnie poinformuj o tym swoich pracowników. Dobrze opracowana strategia będzie dla ciebie wyznacznikiem podczas kryzysu, bo podpowie ci, w jakim kierunku masz iść i   jakie decyzje w związku z tym musisz podejmować.

7. Podnoś swoje kompetencje i inspiruj się

Zmiany na rynku postępują dziś w niesamowitym tempie. To wymusza często na firmach przeorganizowanie modelu biznesowego, sposobu zarządzania zespołami, zmiany podejścia do komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Abyś mógł być cały czas na bieżąco i wprowadzać pożądane  zmiany w firmie powinieneś stale się szkolić i podnosić swoje kompetencje. Trudne –  bo osoby zarządzające firmą najczęściej narzekają na brak czasu i szkolenia schodzą na dalszy plan. Wiem to, bo dla mnie też to było wyzwaniem. Jednak dziś doceniam wagę wiedzy, którą zdobyłam na szkoleniach i która pozwoliła mi spojrzeć na różne zagadnienia z szerszej perspektywy, a dziś pomaga mi odpowiednio podejść do trudnej sytuacji.

8. Uwierz w siłę networkingu

Im więcej przebywamy w bliskiej relacji z otoczeniem, tym szybciej zyskujemy wiedzę, rozwijamy samych siebie, budujemy światopogląd i ugruntowujemy przekonania. Networkingowe znajomości zawiera się nie tylko po to, by nawiązywać nowe relacje biznesowe, ale także po to, by się wzajemnie wspierać, motywować i aby sobie pomagać zwłaszcza w trudnych chwilach. Dlatego warto być aktywnym członkiem wartościowej społeczności czy  platformy biznesowej. Ja od ponad roku jestem członkinią Lady Business Club – Women Foundation. Klub zrzesza właścicielki firm, integruje oraz promuje ambitne i  przedsiębiorcze kobiety biznesu, które chcą rozwijać firmę, siebie i zmieniać świat na lepsze. Szczególnie podczas kryzysu wsparcie ze strony innych życzliwych Ci przedsiębiorców, borykających się z podobnymi problemami jest szansą dla Ciebie na to, by nie utknąć na kolejnym etapie rozwoju biznesu  jako samotny lider.

9. Zawsze kieruj się swoimi wartościami

Każdy z nas idąc przez życie, świadomie bądź nieświadomie, kieruje się swoim indywidualnym zespołem wartości. Ważne, aby te wartości sobie zdefiniować, bo tylko  dzięki temu będziesz mógł dokonywać właściwych wyborów i  podejmować decyzje, które  będą  spójne z Tobą.

Przyszłość będzie należała do firm, w działaniu których chodzi o coś więcej niż o maksymalizację zysku. Zarabiać chce dziś każdy, ale nie każdy chce poświęcić część zysku na to, by bronić swoich wartości i by je propagować.

Poprzez spójny system wartości wiele firm już dziś buduje swoją wyjątkowość i w ten sposób wyróżnia się na rynku oraz sprawia, że ludzie za nimi idą. Wartości budują etyczną postawę i zachowania  pracowników, wzmagają ich zaangażowanie, przyciągają talenty i wreszcie stanowią oparcie dla firmy w sytuacjach kryzysowych, są swoistym drogowskazem dla Ciebie i  Twojego zespołu.

 10. Zaczynaj od why

„Każdy człowiek i każda organizacja mogą wyjaśnić, CO robią. Niektórzy z nas potrafią pokazać, CZYM różnią się od innych. Jednak tylko nieliczni są w stanie jasno wyartykułować, DLACZEGO robią to, co robią” – tym hasłem Simon Sinek inspiruje liderów do poszukania odpowiedzi na pytanie – po co prowadzę mój biznes, dlaczego wykonuję tę a nie inną pracę, jaki jest cel istnienia mojego produktu lub usługi, co mój biznes daje innym.

Wiele firm tworzy coraz to nowsze,  podobne do siebie produkty. To, co pozwala im wyróżnić się na rynku i przetrwać w trudnych chwilach to świadomość, dlaczego istnieją, poczucie, że nasz produkt lub usługa realizuje wyższe potrzeby klienta i dodatkowo skuteczne komunikowanie tego światu.

Kryzys to trudny moment dla każdej firmy, bo zmienia się środowisko działania a wraz z nim musi się zmienić nasze zachowanie i sposób postępowania. Łatwiej przez niego przejść firmie, która jest dobrze przygotowana na zmianę.

Autor: Iwona Betlejewska – Prezes Zarządu LOXX Sp. z o.o. zajmującej się organizowaniem transportów krajowych i międzynarodowych, magazynowaniem, logistyką kontraktową i dystrybucją krajową przesyłek drobnicowych.