KP: Normalnie (uśmiech). W siedzibie firmy znajduje się tablica, na której każdy (nawet anonimowo) może wpisać ważne dla niego kwestie do omówienia. Z członkami zespołu konsultowane były także, między innymi, propozycje nowych oprogramowań lub potrzeby szkoleń.
Każdy z członków zespołu ma możliwość optymalnego dla siebie wyboru godzin pracy w biurze. Dodatkowo, w sytuacji potrzeby opieki nad dzieckiem, umożliwiamy pracę zdalną. Wszelki kontakt z pracownikami odbywa się w godzinach pracy, dzięki czemu czas poza pracą może być w sposób niezakłócony, przeznaczony na rodzinę lub rozwijanie własnych zainteresowań. Podjęliśmy także decyzję o ułatwieniu załatwiania, w godzinach pracy, spraw takich jak: wizyty specjalistów, sprawy urzędowe czy sprawy administracyjne.
Zależy nam na dobrym samopoczuciu pracowników. W związku z tym organizujemy cyklicznie, cotygodniowe zebrania, na których omawiane są wszystkie trudne sytuacje, z jakimi zmagają się członkowie zespołu, podczas swojej pracy. Wypracowywane są wspólnie rozwiązania na przyszłość. Taki system daje możliwość uniknięcia stresu przez innych członków zespołu, z uwagi na wypracowane już schematy i scenariusze działań. Organizujemy także formalne i nieformalne spotkania integracyjne, podczas których każdy ma możliwość odprężenia się oraz rozładowania emocji po trudach dnia codziennego. Regularnie wspólnie chodzimy do kina. Dodatkowo, każdy z pracowników objęty jest ubezpieczeniem grupowym oraz pakietem medycznym, który pozwala na szybki dostęp do prywatnych lekarzy specjalistów, według indywidualnych potrzeb każdego członka zespołu. Jeżeli zachodzi potrzeba przeprowadzane są rozmowy indywidualne z kierownikiem lub członkiem zarządu.
Dowodem na naszą otwartość jest także fakt, iż w naszym zespole znajdują miejsce także osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Od lat współpracujemy z Urzędem Pracy Powiatu Olsztyńskiego oraz z Miejskim Urzędem Pracy w Olsztynie, wspierając także zatrudnienie osób zarejestrowanych w urzędach jako osoby poszukujące pracy. Od 2015 roku współpracujemy z Zespołem Szkół Handlowych w Olsztynie i organizujemy w siedzibie firmy praktyki zawodowe dla uczniów klas o profilu Technik Logistyk.
EBB: W przypadku Twojej firmy pandemia nie zatrzymała rozwoju biznesu, a wręcz powiększaliście swój zespół i nadal powiększacie?
KP: W związku z pierwszymi obostrzeniami w 2020 roku, z dnia na dzień zorganizowaliśmy pracę zdalną, która trwała od marca do czerwca. W biurze znajdowali się jedynie współwłaściciele, ponieważ część prac administracyjnych nie mogła odbywać się zdalnie, w tym, między innymi, odbieranie oraz nadawanie poczty.
Kierownictwo firmy było w stałym kontakcie z pracownikami w tym czasie i wspierało ich aktywnie na każdy możliwy sposób swoich. Zarówno w zakresie czynności służbowych, jak i mentalnie. Swoimi działaniami byliśmy w stanie utrzymać miejsca pracy, a w drugiej połowie roku podjęliśmy decyzję o zwiększeniu zatrudnienia. Zdecydowaliśmy się na danie szansy osobom bez kwalifikacji, osobom które ze względu na pandemię musiały się przebranżowić (kierownik biura podróży), oraz osoby 50+. Tym samym zatrudniliśmy 3 osoby na stanowiska logistyków oraz 1 osobę do obsługi czynności administracyjno-biurowych. Cała czwórka jest w naszym zespole do dzisiaj, a na początku 2021 roku podjęliśmy kolejne kroki w kwestii zatrudnienia kolejnych osób.
Jesteśmy dumni, że zapewniliśmy wszystkim pracownikom naszej firmy objęcie zarówno ubezpieczeniem grupowym, jak i prywatną opieką medyczną. Jest to dla nas ważne, że w czasie kiedy dostęp do państwowej opieki medycznej jest tak utrudniony, członkowie naszego zespołu mają zagwarantowany stały dostęp do lekarzy specjalistów.
EBB: Jesteście i byliście bardzo dobrze przygotowani do pracy w systemie homeoffice. Taki model w czasie pandemii Was nie zaskoczył?
Zarząd firmy już dawno umożliwiał pracę zdalną w wymagających tego sytuacjach. Było to ukierunkowane głównie w stronę kobiet, tj. przeważającej części zespołu. Miało to na celu umożliwienie pracy w sytuacji potrzeby zaopiekowania się chorym dzieckiem. Z czystym sumieniem możemy powiedzieć, że z założenia umożliwialiśmy pracę zdalną, a sytuacja związana z COVID-19 tylko potwierdziła słuszność naszych działań. Dzięki temu w chwili kiedy nadeszła pierwsza fala pandemii, byliśmy na tyle dobrze zorganizowani, aby z dnia na dzień przejść w tryb pracy zdalnej, co też się wydarzyło. Ponieważ część pracowników nie miała warunków do pracy z domu, firma zakupiła dla nich komputery przenośne.
W kwietniu 2020 wzięliśmy udział w konkursie na pomoc przedsiębiorcom w dobie pandemii, ogłoszony przez CEI. Naszym celem było pozyskanie środków na zakup komputerów przenośnych dla całego zespołu, tak aby mogli efektywnie odbywać długoterminową pracę zdalną. Nasz wniosek przeszedł proces formalny oraz merytoryczny, ale konkurencja była ponad oczekiwania organizatorów i niestety środki zostały przyznane bardziej potrzebującym instytucjom. Nie mniej jednak
chcemy w najbliższym czasie doposażyć kolejne osoby w nowoczesne laptopy. Główny wpływ ma na to znaczna ilość
platform, aplikacji i komunikatorów, z których na co dzień korzystamy podczas wykonywania obowiązków
zawodowych.
EBB: Na jakie działania postawiliście i stawiacie obecnie, aby podnosić kompetencje Waszego kobiecego zespołu?
KP: W ramach współpracy z firmą Agilebiz.pl prowadzonej przez trenera biznesowego Dorotę Rycharską, wspólnie podjęliśmy kroki zwiększające kompetencje zawodowe naszych pracowników. Powstał plan organizacji szkoleń, mających na celu zwiększenie efektywności, poprawienie obecnej współpracy w zespole, nauki technik sprzedaży, oraz przedstawienia nowych kierunków działań na tle pozyskiwania nowych kontaktów biznesowych. Szkolenia odbyły się w sierpniu oraz wrześniu 2020. Ponadto współwłaściciele Spółki regularnie odbywają sesje mentoringowe w zakresie zarządzania, które pomagają właściwemu ukierunkowaniu rozwoju firmy. Przeprowadzono diagnozę potrzeb rozwojowych przedsiębiorstwa. Patrzymy w przyszłość i reagujemy na bieżące potrzeby pracowników, rynku i naszych klientów.
Dziękuję za rozmowę.
Katarzyna Polkowska – Dyrektor Zarządzająca i założycielka EMKA LOGISTICS Sp. z o.o. – firmy spedycyjnej w Olsztynie. EMKA LOGISTICS SP.Z O.O to zespół kobiecy. Od kilku lat jest liderem kobiecego zespołu i przez ten czas przerobiła wiele trudnych i często nieoczywistych problematycznych zagadnień. Przez 15 lat pełniła funkcję instruktora Związku Harcerstwa Polskiego, w tym czasie zajmowała się m.in.szkoleniem i kształceniem na szczeblu wojewódzkim, przyszłych instruktorów harcerstwa – liderów organizacji pozarządowych. Więcej o Katarzynie >>>TUTAJ<<<
Emilia Bartosiewicz – Brożyna – redaktor naczelna LadyBusiness.pl, założycielka i prezes Lady Business Club, autorka podcastu Imagine Yourself ekspert osobistego PR w internecie, pomysłodawczyni plebiscytu dla kobiet biznesu Lady Business Awards. Od 2011 roku łączy przedsiębiorcze liderki i motywuje je do świadomego budowania swojej rozpoznawalności.