Odział firmy – kolejny krok w rozwoju przedsiębiorstwa

Odział, przedstawicielstwo, filia – to tylko kilka przykładowych form reprezentacji firmy po za jej główną siedzibą. Wielu przedsiębiorców o tym myśli, ale nigdy nie realizuje. Obawiają się kosztów, nie widząc w tym inwestycji; myślą o braku nadzoru nad pracownikami, nie widząc możliwości rozwoju ich efektywności i kompetencji.

oddział firmy

Emilia Bartosiewicz – redaktor naczelna LadyBusiness.pl zapytała trzy właścicielki firm, członkinie Lady Business Club, co dało im stworzenie oddziałów firmy, dlaczego warto o tym pomyśleć i mimo wielu wyzwań, z którymi trzeba zmierzyć się na początku tworzenia przedstawicielstw firmy w Polsce i za granicą, dlaczego warto w nie zainwestować. Swoim doświadczeniem podzieliła się Irena Kurdziel – założycielka, v-ce prezes Kotrak S.A. z Katowic; Kamila Gutowski – prezes zarządu SKILLS NET Sp. z o.o. z Warszawy oraz Beata Block – współwłaścicielka i prezes zarządu RDL Hydraulics z Pomorza.

Emilia Bartosiewicz: Co lepsze: odział, przedstawicielstwo czy inna forma?

Beata Block: Przedstawicielstwo dotyczy placówek przedsiębiorców zagranicznych. Filia to pojęcie bardzo ogólne. Nie jest określona przez akty prawne, ale i tak jest placówką związaną z przedsiębiorstwem. Oddział to jest to, co wydaje mi się najlepsze w tej formie działalności, którą prowadzę. To jednostka założona przez przedsiębiorcę w celu prowadzenia działalności w innym miejscu, dotyczy tej samej branży. Firma główna wraz z oddziałami posiada jeden NIP i księgowość, a także jeden zarząd.

Emilia Bartosiewicz: Z perspektywy Twojego doświadczenia – oddział to kolejny krok w rozwoju biznesu?

kamila gutowski
Kamila Gutowski – Prezes Zarządu SKILLS NET Sp. z o.o. z Warszawy
fot. Tatiana Pałucka

Kamila Gutowski: Absolutnie tak, to nawet bardzo duży krok. Moja marka nie jest już tylko lokalna. Gdy uda się otworzyć pierwszy oddział – będzie to znaczyło, że można otworzyć nieskończenie dużą ilość – wszystko już zależy od wizji właściciela firmy. Oczywiście mowa również o pieniądzach i zwiększeniu ilości klientów.

Beata Block: To naprawdę duży krok w rozwoju biznesu, ale jednocześnie znacznie większe zaangażowanie z mojej strony, wyjazdy, szukanie odpowiednich pracowników, itp.

Po pierwsze, wychodzę odważnie ze spółką na zewnątrz, poza siedzibę główną, niejednokrotnie poza strefę komfortu, poza bezpośredni zasięg nadzoru.

Po drugie, jako firma, poprzez handlowców regionalnych, mam szybszy kontakt z klientem, reaguję na jego potrzeby praktycznie natychmiast. Koszty wizyt są niższe, bo dojazdy są na miejscu.

Po trzecie, zauważam wzrost klientów w danym regionie. Tworzy się relacja, która pomaga w pogłębianiu współpracy z tymi klientami i powoli zwiększają się obroty sprzedażowe.

Po czwarte, wzrasta nasz pozytywny wizerunek w danym regionie.

O to właśnie chodziło! Jak się sprawdza, warto proces powtórzyć w kolejnym regionie. Obecnie, z siedzibą główną pod Trójmiastem, mamy oddziały w Gorlicach, Warszawie, Katowicach, pod Wrocławiem, myślimy o Łodzi.

irena kurdziel
Irena Kurdziel – założycielka i v-ce prezes Kotrak S.A. z Katowic

Irena Kurdziel: Otwarcie nowego oddziału to otwarcie się na nowe rynki i klientów. Placówki zarówno krajowe, jak i zagraniczne zapewniły nam możliwość dalszego rozwoju usług oraz produktów, ale również zabezpieczyły stabilność i możliwość bezpiecznego trwania firmy.

Będąc na kilku różnych rynkach zapewniamy sobie możliwość dalszego funkcjonowania, nawet gdy na jednym z nich dochodzi do nasycenia produktami. Jest to minimalizacja ryzyka, przy jednoczesnym rozwoju firmy, ponieważ często nowe miejsca pozwalają nam zróżnicować zasoby naszych działań przez dopasowanie ofert do lokalnych potrzeb klientów.

EB: Od czego zacząć tworzenie oddziału w Polsce?

KG: W mojej opinii należy zacząć od ustalenia miejsca. gdzie jest najwięcej odbiorców danej usługi. W moim przypadku chodzi o hotele, do których rekrutuję odpowiednich pracowników. Nie otworzę oddziału, jeśli w danym rejonie jest tylko jeden klient, ponieważ oddział nigdy na siebie nie zarobi. Oczywiście trzeba mieć plan. Gdy zostanie ustalone miejsce, potrzebny jest człowiek, biuro, założenie budżetowe, itd.

beata block
Beata Block – współwłaścicielka i prezes zarządu RDL Hydraulics z Pomorza / fot. Wysoka Szpilka

BB: W tworzeniu oddziałów widzę kilka kroków:

1. Analiza rynku. Trzeba się zastanowić, gdzie jest nasz potencjalny klient, jaka jest strategia firmy, w którą stronę idziemy, jakie rynki chcemy pozyskać, co da otwarcie oddziałów, jaki jest rynek i klienci w miejscu potencjalnego nowego oddziału.

2. Analiza produktów . Czy mamy takie produkty, które będą konkurencyjne na nowym rynku? Czy za produktami nie powinna pójść jakaś wartość dodana, która jeszcze bardziej zwiąże klienta z nami (serwis, uruchomienia sprzedawanych przez nas produktów, stały nadzór, inne usługi dodatkowe).

3. Wybór lokalizacji. Czy chcemy, aby klienci nas odwiedzali czy to my będziemy odwiedzać klientów? Czy tylko biuro czy także magazyn, produkcja, parking.

4. Rekrutacja. Kto i jak taki oddział poprowadzi? Z mojego doświadczenia wiem, że ważny jest miejscowy człowiek, znający realia życia i pracy w danym rejonie.

EB: Czy podobne kroki należy podjąć przy tworzeniu oddziału za granicą?

IK: Na chwilę obecną posiadamy zagraniczne oddziały w Londynie i Palo Alto (USA), ale w planach mamy również kolejne lokalizacje. Jest kilka podstawowych kroków, które moim zdaniem, powinien wykonać każdy przedsiębiorca, myślący o otwarciu zagranicznego oddziału.

Po pierwsze sprawdzenie lokalizacji i zbadanie rynku. To podstawa i zabezpieczenie dla naszej inwestycji – bez tego nie powinniśmy nawet myśleć o kolejnych działaniach.

Następny krok związany jest z warunkami wejścia na dany rynek. Prawo pracy, kwestie podatków, rejestracja firmy w urzędach – to elementy, o których musi pamiętać każdy przedsiębiorca. W takich wypadkach warto również nawiązać kontakt z instytucjami wspierającymi firmy w otwieraniu zagranicznych placówek oraz sprawdzić, czy interesujące nas państwo nie posiada umowy o współpracy z naszym krajem.

Dobrze jest również pomyśleć o wyznaczeniu osoby pracującej na miejscu. Z jednej strony powinien być to ktoś, kto zna rynek oraz kulturę pracy w danym państwie, a jednocześnie być dobrze zaznajomiony z oferowanymi przez nas produktami i usługami. W naszym przypadku w Londynie zatrudniliśmy osobę, która ukończyła studia w Anglii, a później pracowała dla nas w Polsce. Dzięki temu połączyliśmy ze sobą oba wymienione aspekty.

EB: Co jest największym wyzwaniem?

IK: Największe wyzwanie, w prowadzeniu zagranicznych oddziałów, to przede wszystkim metoda zarządzania oddziałem oraz budowania wizerunku firmy. Aspekt kulturowy jest tutaj dość istotnym czynnikiem, determinującym nie tylko sposób pracy, ale również to, jak mogą nas postrzegać potencjalni klienci w danym państwie. Coś, co sprawdza się w Polsce, niekoniecznie przyniesie podobne rezultaty w USA i odwrotnie. Dlatego tak ważne jest obserwowanie oraz badanie rynków, na których funkcjonują nasze oddziały. Język, styl życia, kultura – to wszystko ma wpływ na działania marketingowe i sposób sprzedaży naszej oferty. Chcąc osiągnąć sukces nie można ignorować tych czynników.

KG: Myślę, że największym wyzwaniem jest wiara w to, że się uda i świadomość ilości czasu, który przeznaczymy na działania. Bycie regularnie w takim oddziale, utrzymanie motywacji pracownika (który przecież przez większość czasu będzie sam).

Autor: Emilia Bartosiewicz – redaktor naczelna LadyBusiness.pl, CEO Imagine Yourself, założycielka i prezes Lady Business Club Business Women Foundation.