Najważniejsze zmiany prawne w biznesie w 2018

Koniec roku 2018 to czas podsumowań. Pod względem zmian w prawie - nie tylko dla przedsiębiorców - mijający rok był znaczący. Dlaczego? Przedstawiamy krótkie podsumowanie najistotniejszych regulacji prawnych, które odgrywają zasadniczą rolę w porządku prawnym.

katarzyna lebiedowicz - grzanka

1. RODO – ochrona danych osobowych.

Jako największą zmianę w prawie w 2018 roku oceniam wejście w życie rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Spowodowało to konieczność wprowadzenia zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych przez podmioty, które w związku ze swoją działalnością przetwarzają dane osób fizycznych. W celu kompatybilności procesu przetwarzania danych z postanowieniami rozporządzenia wielu przedsiębiorców przeprowadziło żmudny proces dotyczący analizy gromadzonych danych, podstawy prawnej przetwarzania oraz wprowadzenia obowiązków wynikających z unijnych przepisów.

2. Ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

To nowość w polskim porządku prawnym – ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa z dnia 5 lipca 2018 r. (obowiązująca od 28.08.2018 r.), która stanowi transpozycję dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1148 z 6 lipca 2016 r. w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych na terytorium Unii (tzw. dyrektywa NIS).

Zadaniem nowej regulacji jest utworzenie w Polsce systemu wdrażającego skuteczne metody zabezpieczeń, przekazywanie informacji o tzw. incydentach w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz ocena ryzyka związanego z zaistnieniem nieprawidłowości.

W nowym systemie cyberbezpieczeństwa aktywny udział wezmą przede wszystkim operatorzy usług kluczowych, a w szczególności największe banki, przewoźnicy, jednostki medyczne i inne podmioty współtworzące cyfrową infrastrukturę. Ustawa przewiduje multiplikację wymagań dotyczących podmiotów funkcjonujących stale w cyberprzestrzeni oraz zrównanie sytuacji prawnej jednostek objętych prawem unijnym. Ponadto Ustawa ma na celu koordynację działań prewencyjnych w zakresie ataków cybernetycznych na poziomie krajowym.

3. Zmiany w prawie pracy.

Jeszcze pod koniec 2017 roku pojawiły się projekty dość nowatorskich zmian w prawie pracy. Część z nich nie zostało uwzględnionych, jednak zmiany, które ostatecznie zostały wprowadzone w prawie pracy są istotne. Przyjrzyjmy się im bliżej.

W dniu 25.05.2018 r. wszedł w życie art. 222 dodany ustawą z 10.05.2018 r., umożliwiający pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad zakładem pracy oraz terenem wokół zakładu poprzez zainstalowanie monitoringu. Rejestracja postępowania pracowników ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa oraz służyć ochronie interesów pracodawcy, takich jak ochrona mienia, kontrola produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę.

Od grudnia 2018 roku lekarz ma obowiązek wystawienia elektronicznego L4, a papierowe druki przeszły do historii. Pracodawca mający konto na Platformie Usług Elektronicznych natychmiast otrzymuje powiadomienie o wystawieniu e-ZLA pracownikowi, na swoim profilu może sprawdzić wszelkie szczegóły dotyczące dokumentu, a także wnioskować o przeprowadzenie kontroli takiego zwolnienia.

Warto również wspomnieć, że kolejna nowelizacja prawa pracy oczekuje na dzień 1 stycznia 2019 r. Jakie zmiany zapowiada 2019 r. w prawie pracy? O tym więcej w styczniu, niemniej przy okazji podsumowań warto zasygnalizować niektóre z nich.

1 stycznia 2019 roku wejdą w życie nowe przepisy w zakresie przechowywania akt pracowniczych. Obowiązkowy czas przechowywania akt pracowniczych ulegnie skróceniu – akta będziemy można przechowywać jedynie przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Do tej pory okres ten wynosił aż 50 lat.

Od 1 stycznia 2019 roku w związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych (tj. przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł), wydanie pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem stosunku pracowniczego będzie wiązało się z dodatkowymi obowiązkami informacyjnymi dla pracodawcy.

4. Konstytucja biznesu

Konstytucja biznesu to pakiet ustaw, których celem jest nowelizacja oraz uproszczenie przepisów w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Z dniem 30 kwietnia 2018r. ustawę o swobodzie działalności gospodarczej zastąpiła ustawa Prawo przedsiębiorców, która wprowadza między innymi pojęcie działalności nieewidencjonowanej. Zgodnie z ustawą nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Dodatkowo nowa ustawa wprowadza zmiany w zakresie możliwość zawieszenia działalności gospodarczej stanowiąc, że przedsiębiorca nie zatrudniający pracowników lub zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim może zawiesić działalność. W wypadku podmiotów wpisanych do CEIDG zawieszenie może być bezterminowe, natomiast w przypadku wpisanych do KRS działalność zawiesić można na nie dłużej 24 miesiące.

Co więcej, na mocy ustawy o Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców powołano nową instytucję, której celem jest ochrona praw mikro, małych i średnich przedsiębiorców, często już na etapie sporządzania projektów nowych aktów prawnych. Rzecznik może wykonywać swoje zadania między innymi poprzez kontakt z odpowiednimi organami centralnymi, a także uczestnictwo w postępowaniach administracyjnych dotyczących ochrony praw przedsiębiorców.

5. Zarząd sukcesyjny.

Problematykę zachowania ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa reguluje ustawa o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, która weszła w życie 25 listopada 2018 r. Regulacja ma zapewnić możliwość kontynuacji działalności przedsiębiorstwa na czas przeprowadzenia czynności spadkowych związanych z dziedziczeniem przedsiębiorstwa po zmarłym.
Ustawa wprowadza instytucję zarządcy sukcesyjnego, który wejdzie w prawa i obowiązki majątkowe zmarłego, dzięki czemu możliwe będzie kontynuowanie dotychczasowej działalności przedsiębiorstwa i nieprzerywanie stosunków pracy. By sytuacja przedsiębiorstwa była czytelna „na zewnątrz”, dotychczasowa nazwa przedsiębiorstwa będzie połączona ze zwrotem „w spadku”. Warto wskazać, że zarządca sukcesyjny działa w imieniu własnym, lecz na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku.

6. Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych do KRS.

W dniu 15 marca 2018 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która wprowadziła wymóg składania dokumentów finansowych, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Od dnia 15 marca 2018 r. dokumenty finansowe nie mogą być składane w postaci papierowej do sądu rejestrowego, a sądy rejestrowe nie będą ich przyjmować do akt rejestrowych. Sprawozdania finansowe muszą być składane wyłącznie w postaci elektronicznej do utworzonego „Repozytorium dokumentów finansowych”; Warto dodać, że zgłoszenie jest bezpłatne;

7. Przedawnienie roszczeń.

9 lipca 2018 r., na mocy ustawy z dnia 13.04.2018 r. o zmianie ustawy Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, weszła w życie zmiana w zakresie przedawnienia roszczeń. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 118 KC ogólny termin przedawnienia roszczeń uległ skróceniu z 10 do 6 lat. Analogiczna zmiana ma miejsce w przypadku przedawnienia roszczeń stwierdzonych prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego organu powołanego do rozpoznawania spraw danego rodzaju albo orzeczeniem sądu polubownego, jak również roszczenie stwierdzone ugodą zawartą przed sądem albo sądem polubownym albo ugodą zawartą przed mediatorem i zatwierdzoną przez sąd. Trzyletni termin przedawnienia roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej pozostał bez zmian.

8. Nowy obowiązek z KPC – konieczność wskazania w pozwie daty wymagalności.

Na mocy ustawy z dnia 13 kwietnia 2018 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, od dnia 9 lipca 2018 r. pozew, poza spełnieniem dotychczasowych warunków formalnych, powinien zawierać oznaczenie daty wymagalności roszczenia w sprawach o jego zasądzenie. Podstawą nowej regulacji jest art. 187 §1 pkt 1(1) KPC.

Z punktu widzenia możliwości dochodzenia roszczenia przed sądem data jego wymagalności jest kluczowa, możliwe bowiem będzie dokonanie wstępnej weryfikacji upływu terminu przedawnienia, a co za tym idzie podjęcie decyzji o nadaniu sprawie biegu.

9. Zmiana w prawie turystycznym – Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

Z dniem 01.07.2018 r. weszła do polskiego porządku prawnego ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. W ustawie doprecyzowano pojęcie usługi turystycznej, przez którą należy rozumieć przewóz pasażerów, zakwaterowanie w celach innych niż pobytowe, które nie jest nieodłącznym elementem przewozu pasażerów, wynajem pojazdów samochodowych lub innych pojazdów silnikowych oraz inna usługa świadczona podróżnym, która nie stanowi integralnej części usług wspomnianych wcześniej.

Istotnym prawem konsumentów wprowadzonym w nowej ustawie, jest możliwość bezkosztowego odstąpienia przez konsumenta od umowy o udział w imprezie turystycznej zawartej z organizatorem turystyki poza lokalem przedsiębiorstwa w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Konsument nie musi wskazywać przyczyny odstąpienia oraz ponosić kosztów, chyba że negocjacje ustne, na podstawie których została zawarta umowa, były prowadzone w oparciu o wcześniejsze zamówienie złożone przez konsumenta.

10. Pełna elektronizacja zamówień publicznych.

W dniu 18 października 2018r. wdrożony został II etap elektronizacji zamówień publicznych, który obejmuje obowiązek kontaktu z użyciem środków elektronicznych w odniesieniu do wszystkich zamawiających.
W pierwszym etapie wdrażania elektronizacji – od 18 kwietnia br., takim obowiązkiem objęci byli jedynie „zamawiający centralni” (tj. organy administracji rządowej, jednostki podległe lub nadzorowane przez organ administracji rządowej).
Nowelizacja ustawy prawo zamówień publicznych zakłada więc – na linii zamawiający-wykonawca – obligatoryjność komunikacji za pomocą środków elektronicznych.

Ustawodawca przewiduje wyjątki od tej zasady. Zamawiający może zadecydować o stosowaniu komunikacji tradycyjnej (np. pocztowej, osobistej) między innymi gdy jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej lub z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych.

11. Wejście w życie ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.

W dniu 1 października 2018r. weszła w życie ustawa o dystrybucji ubezpieczeń (Dz.U. z 2017 r. poz. 2486) wdrażająca unijną dyrektywę IDD. Nowe przepisy obejmą wszystkie podmioty uczestniczące w sprzedaży produktów ubezpieczeniowych.
Treść ustawy przewiduje nakaz postępowania w szeroko pojętym interesie klienta, a także wymóg dostosowania oferowanego ubezpieczenia do jego indywidualnych potrzeb.

Dodatkowo ustanowiono obowiązek informowania klienta o charakterze wynagrodzenia pośrednika. Klienci korzystać będą także z ujednoliconej ochrony niezależnie od różnic między kanałami dystrybucji ubezpieczeń.

12. Obowiązek wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych do dnia 31.12.2018r.

Z dniem 31 grudnia 2018r. upływa termin na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
Zgodnie z ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357) każdy kto prowadzi działalność dotyczącą przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, powinien być wpisany do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa.
Brak wpisu do rejestru spowoduje powstanie (z dniem 1 stycznia 2019 roku) obowiązku przekazania dokumentacji podmiotowi, który posiada odpowiednie uprawnienia oraz narazi przedsiębiorcę na karę pieniężną do 100.000,00 zł.

Jakie zmiany przyniesie rok 2019? Niektóre propozycje nowelizacji przepisów są już znane. Czy będą tak rewolucyjne jak te przedstawione? To pokaże nadchodzący rok.

Autor: Katarzyna Lebiedowicz-Grzanka – radca prawny, właściciel KLG Kancelarii Radcy Prawnego działającej w Gliwicach, arbiter w Sądzie Arbitrażowym przy Regionalnej Izbie Gospodarczej w Katowicach, prawem zajmuje się od 15 lat, zdobyła doświadczenie w wielu dziedzinach, szczególnie w prawie umów i prawie autorskim, a także w sektorze finansów publicznych czy prawie telekomunikacyjnym, doradza m.in. szkole wyższej, szkole językowej, jednostkach naukowo-badawczych, firmom z branży deweloperskiej, budowlanej, handlowej, reklamowej, architektom i wielu innym, członkini Lady Business Club.