Podwyższona staranność obowiązuje każdego przedsiębiorcę. Ogólna dyrektywa „należytej staranności” została zdefiniowana w Kodeksie cywilnym. Jest to staranność ogólnie wymagana w stosunkach danego rodzaju. Wyższy od przeciętnego, czyli podwyższony stopień staranności odnosi się do osób prowadzących działalność gospodarczą. Tutaj należytą staranność określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanej działalności (art. 355 § 2 KC). Dobór środków podwyższonej staranności powinien być dokonywany z uwzględnieniem specyfiki działalności określonej przez osoby zarządzające, a więc przez przyjętą strategię rozwoju. Z drugiej strony wpływa na to rodzaj działalności, który manifestuje przyjęty przez przedsiębiorcę profil działalności.
Co jest ważne?
Świadomość, że dzisiaj współpraca z kontrahentami układa się bardzo dobrze i nie ma żadnych problemów prawnych – stanowi swoiste uśpienie zaangażowania przedsiębiorcy w aspekty formalno-prawne prowadzonej przez siebie firmy. Często takie działania to głównie potwierdzenie zamówienia drogą mailową, czy potwierdzenie przelewu za zamówienie, sporządzenie technicznej procedury.
Co się jednak wydarzy, gdy niespodziewanie wspólnik się wycofa, kontrakt się opóźni, dostawca zawiedzie? W takich sytuacjach często pojawia się słynne „jakoś się dogadamy”. Ulubione zdanie przedsiębiorców. Przedsiębiorca powinien mieć jednak świadomość, iż za tym zdaniem już od samego początku czają się niebezpieczeństwa prawne. Niestety – gdy pojawiają się kryzysowe wydarzenia, dopiero wówczas szukamy pomocy prawników. Czy jednak jest to dobry moment? Oczywiście tak, ale… Jest to moment gdy prawnik zadziała na podstawie takich umów i dokumentów, które przedstawia mu klient i na które w żaden sposób wcześniej nie miał wpływu. Nie uczestniczył przy ich konstruowaniu, ani przy negocjowaniu. Drugą istotną kwestią jest to, że prawnik działa pod presją czasu. W sytuacjach sporu sądowego – czas na przygotowanie strategii działania jest wówczas ograniczony terminem sądowym. Te elementy mogą znaleźć swoje odbicie w cenie za usługi.
Jak można takim kryzysom zapobiegać?
Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że niedomówienia między wspólnikami, zaniedbania w umowach, czy w ogóle brak umów i pisemnych potwierdzeń zamówień, bądź w ogóle brak jakichkowiek dokumentów pisemnych stanowi istotne zagrożenie bezpieczeństwa obrotu prawnego w firmie. Zadbanie o właściwie skonstruowane umowy z kontrahentami czy pisemne zamówienia stanowi minimum formalności, jakie każdy przedsiębiorca powinien spełnić. Nie można zapominać o potrzebie przeczytania dokumentów i ich negocjowaniu w razie niejasności lub rozbieżności stanowisk. Te proste, podstawowe czynności są już w stanie zapobiec wielu problemom prawnym. To już jest podwyższona staranność.
Niestety, w żaden sposób ten cel nie zostanie osiągnięty przy posługiwaniu się wzorami umowami powszechnie dostępnymi. Takie wzory nigdy nie będą spójne ze strategią biznesową przedsiębiorcy. Często stanowią przepisanie takich zapisów prawnych, które i tak mają moc powszechnie obowiązującą na podstawie przepisów prawa. Nasuwa się klasyczny przykład różnicy między zadatkiem a zaliczką, które często w umowach są mylone i stosowane zamiennie, chociaż różnice są bardzo duże. Dla pełnego bezpieczeństwa ważne jest posługiwanie się umowami, które są dostosowane do rodzaju działalności i jej formy. Często przy kooperacji z kontrahentami – to właśnie Partner biznesowy przedstawia umowę do podpisu. W takiej sytuacji obowiązuje prosta zasada przeczytaj i negocjuj zapisy, które nie odpowiadają koncepcji biznesu firmy.
To będzie staranność w działaniu, jaka wymagana jest od przedsiębiorcy. Nawet gdy współpraca przybierze inny obrót niż zakładamy i relacje z partnerem biznesowym pogorszą się – to da poczucie panowania nad biznesem. Można bowiem sięgnąć do zapisów kontraktu i wyciągnąć konsekwencje w postaci np. obciążenia karami umownymi.
Dotyczy to całego obrotu prawnego w firmie – nie tylko umów, ale też dokumentów wewnętrznych dotyczących funkcjonowania biznesu, np. regulaminów, uchwał, zarządzeń czy procedur. Obowiązuje podobna zasada – warto opracować takie dokumenty, które będą uwzględniały strategię biznesu na 2 do 3 lat. Oczywiście należy je raz na rok uaktualniać, a w przypadku nowych biznesów – warto robić to częściej, wykorzystując własne doświadczenia, których liczba stale wzrasta, z każdym nowym kontraktem. Jakiś czas temu klient powiedział –ja się od Pani uczę… I świetnie. I o to chodzi. I dlatego współpracujemy już tyle lat.
Co zrobić żeby ulepszyć obrót prawny w firmie?
Warto skorzystać z pomocy prawnika już przy wyborze formy działalności i jej zakładaniu. Pozwoli to na przemyślane decyzje, zapewni rozwój stabilnego biznesu. Korzystanie z indywidualnie opracowanych umów już pozwala uniknąć wielu niedomówień. Oparcie relacji z kontrahentami na umowach, które uwzględniają interesy przedsiębiorcy, pozwala na budowanie stałej współpracy biznesowej. W przypadku gdy pojawią się problemy, takie kontrakty zapewnią poczucie panowania nad tą sytuacją, a w konsekwencji nad całym biznesem. Gdy takie sytuacje kryzysowe spotkają przedsiębiorcę, w pierwszej kolejności można sięgnąć do umowy i tam poszukać ochrony interesów. Właściwie przygotowany kontrakt jest w stanie zapobiec wielu kryzysom i zbudować długotrwałe relacje.
Dlaczego potrzebny nam prawnik?
Niezastąpione są konsultacje, opinie i porady prawne już przy wyborze formy prowadzonej działalności gospodarczej. To zapewni, że biznes który budujemy ma stabilne i solidne podłoże. Drugim krokiem jest przedstawienie własnej strategii biznesowej. To pozwala prawnikom stworzyć i opracować, a także negocjować takie umowy, które będą zabezpieczały interesy właśnie tego przedsiębiorcy o określonej strategii biznesowej i określonym profilu działalności. W obrocie funkcjonują powszechnie dostępne wzory umów. Jednak posługiwanie się takimi wzorami nie spełnia funkcji, ani roli jaką odgrywa umowa indywidualnie wynegocjowana i opracowana dla indywidualnego biznesu. Tylko taka umowa może zabezpieczyć interesy biznesowe i dać poczucie bezpieczeństwa. To będzie podwyższona profesjonalna staranność obowiązująca przedsiębiorcę. Z drugiej strony przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że przedstawienie strategii biznesowej pozwoli na zaproponowanie takich rozwiązań, które będą uwzględniały zawodowe, indywidualne potrzeby działalności gospodarczej.
Warto pamiętać, że prawników profesjonalnych obowiązuje tajemnica podobna do tajemnicy spowiedzi. To stwarza podwaliny zaufania, a w razie dodatkowych obaw można podpisać odrębną umowę o zachowaniu poufności.
Przedsiębiorcę obowiązuje podwyższona staranność, wyższa niż ta która obowiązuje przeciętnego człowieka. Co to oznacza? Że nieznajomość prawa może poważnie zaszkodzić.
Autor: Katarzyna Lebiedowicz – Grzanka – radca prawny, właściciel KLG Kancelarii, zajmującej się obsługą prawną firm i dbającej o bezpieczeństwo prawne biznesu. Specjalista z zakresu prawa autorskiego. www.klgkancelaria.pl, członkini Lady Business Club, adeptka Akademii Marki z Klasą
Inne artykuły autora:
Prawo social media – czy nasze dane są rzeczywiście bezpieczne?
