Czy Twój CRM jest gotowy na RODO?

25 maja b.r. wejdzie w życie RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które nałoży na przedsiębiorstwa nowe obowiązki w zakresie przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Zmiany, będące następstwem nowych wytycznych obejmą m.in. konieczność wprowadzenia modyfikacji w systemach informatycznych takich, jak np. CRM. W wielu przypadkach bowiem zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z RODO bez odpowiedniego oprogramowania może być trudne lub nawet niemożliwe.

computer-3233754_1920

Rozbudowany system uprawnień

System CRM gotowy na RODO powinien mieć kilka koniecznych funkcjonalności, z których jedną jest rozbudowany system uprawnień nadawanych użytkownikom. Dzięki takiej zaawansowanej strukturze administrator systemu może precyzyjnie nadać uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcji czy zakresu danych każdemu użytkownikowi systemu z osobna. Co więcej – CRM przygotowany na RODO będzie pilnował zakresu czasowego nadanych uprawnień, przechowa dokumenty, poinformuje o zbliżającym się terminie ważności nadanych uprawnień, przypomni o konieczności uzupełnienia niezbędnych dokumentów, itd.

Kontrola dostępu

Wspomniany wyżej zaawansowany system uprawnień to bardzo precyzyjna kontrola tego, który użytkownik ma dostęp do jakiego zakresu danych i w jakim przedziale czasowym. Odpowiednia konfiguracja pozwala mieć stały wgląd w to, kto, kiedy (dokładnie jakiego dnia i o której godzinie) i jakie dane przegląda, czy je pobiera oraz czy je modyfikuje (a jeśli tak, to w jakim konkretnie zakresie).

Rejestracja zgłoszeń

Zgodnie z RODO każda osoba, której dane przechowujemy w systemie, powinna mieć możliwość zgłoszenia żądania zaprzestania przetwarzania jej danych lub ich usunięcia (prawo do bycia zapomnianym). Takie zdarzenia muszą z kolei zostać formalnie odnotowane w systemie. Oprogramowanie gotowe na RODO umożliwia rejestrowanie takich zdarzeń.

Bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie przygotowane na wymagania RODO opiera transmisję danych o szyfrowane połączenie HTTPS, co podnosi poziom bezpieczeństwa transferu w przypadku aplikacji webowych, dostępnych online.

CRM zgodny z wymaganiami RODO daje również możliwość zaszyfrowania danych wrażliwych. Dzięki temu są one dodatkowo chronione bezpośrednio w bazie danych.

Logowanie i hasło

Dzięki odpowiednim ustawieniom konfiguracyjnym system CRM co określony czas będzie wymuszał zmianę hasła logowania. Dodatkowo podczas wpisywania nowego hasła system każdorazowo będzie sprawdzał jego siłę. Hasła, używane przez użytkowników są przechowywane w pamięci systemu, co uniemożliwi ich powtórne użycie. Oprogramowanie zablokuje też dostęp w sytuacji, kiedy użytkownik wprowadzi nieprawidłowe hasło określoną przez administratora ilość razy.

AutorAnna Młynarczyk – współwłaściciel ESNC tworzącego dedykowane systemy wspierające zarządzanie, jak justERPjustCRM czy system do zarządzania projektami rekrutacyjnymi justHUNT. Na co dzień zajmuje się marketingiem internetowym i SEO. Jest certyfikowaną przez Google specjalistką Google Analytics i Google AdWords . Czytaj więcej >>
Artykuły autora >>