5 ELEMENTÓW PRAWA AUTORSKIEGO W BIZNESIE. CZĘŚĆ V: firmowa sesja zdjęciowa

Zapraszam do lektury ostatniego, piątego artykułu z serii „5 elementów prawa autorskiego w biznesie”, który nawiązuje do prezentacji przygotowanej dla członkiń Lady Business Club w ramach cyklu warsztatów Brainstorm z Ekspertem. Tym razem przyjrzymy się wybranym aspektom prawnym fotografii przedstawiających wizerunek, zrealizowanych w ramach firmowej sesji zdjęciowej. Dowiedz się, o czym warto pamiętać organizując sesję zdjęciową ze swoimi pracownikami. Jakich formalności powinniśmy dopełnić w relacji do fotografowanych modeli, a jakich w relacji do zamówionego fotografa.

fot. unsplash

Zgoda na rozpowszechnianie cudzego wizerunku. Czyli dokumentacja z osobami, które będą fotografowane podczas sesji.

Przede wszystkim musimy wiedzieć, że zgodnie z obowiązującym prawem, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Istnieje wprawdzie kilka ustawowych wyłączeń, kiedy rozpowszechnianie wizerunku nie wymaga zezwolenia, jednak nie radziłabym liczyć, że z nich skorzystamy. Nie zostawiajmy też tego tematu w rękach fotografa. Wprawdzie profesjonalny fotograf również powinien o tym pomyśleć, ale ostatecznie to nasza sesja i to my chcemy korzystać ze zdjęć. Polecam więc inwestycję w porządną dokumentację, aby stosowne zezwolenia pozyskać. Proces ten należy rozpocząć przed realizacją sesji. Może się bowiem okazać, że cały trud pójdzie na marne.

Kolejna sprawa, to forma, w jakiej uczestnicy sesji udzielą nam swoje zgody. Pomimo, że nie ma takiego ustawowego wymogu, zdecydowanie rekomenduję odpowiednie zgody pozyskać na piśmie. Nie będzie wówczas wątpliwości, że zgoda została udzielona ani jaki jest jej zakres.

I tu przechodzimy do sedna, czyli do ustalenia (oraz zapisania w dokumentacji), w jakim dokładnie celu chcemy wykorzystać zdjęcia z wizerunkiem członków naszego zespołu? Warto zastanowić się jakie mamy plany na dziś, ale i na przyszłość. Czy działamy jedynie w celu umieszczenia takiego wizerunku na firmowej stronie internetowej? Czy też może dodatkowo wizerunek ten będzie wykorzystany do jakichś broszur lub materiałów marketingowych? A może członkowie naszego zespołu będą udostępniali wizerunek na potrzeby realizowanych przez naszą firmę produktów? Trzeba zatem zdecydować, czy mówimy o wykorzystaniu informacyjnym, marketingowym, czy komercyjnym.

Nie chciałabym wchodzić tutaj w detale, bo komercjalizacja dóbr osobistych (a do nich zaliczamy wizerunek) oraz merchandising to specyficzne i dość trudne tematy. Sygnalizuję zatem, aby przed takim komercyjnym wykorzystaniem wizerunku zapaliły się Wam przysłowiowe żarówki i szczególnie w tych sytuacjach polecam nawiązanie kontaktu z doświadczonym prawnikiem.

Warto ustalić, czy z tytułu udziału w sesji firmowej oraz udzielonego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku członek naszego zespołu oczekuje wynagrodzenia, czy też może wyraża wszystkie stosowne zgody nieodpłatnie.

No i jeszcze jedna dobra rada, aby na koniec sesji nasz model własnoręcznym podpisem potwierdził swój udział oraz pokwitował, jakiego rodzaju materiały powstały w jej efekcie, jako utrwalenie jego wizerunku celem wykorzystania zgodnie z wcześniej udzieloną zgodą.

Umowa z fotografem. Czyli co i na jej podstawie nabywasz?

Jako prawnik, na umowę z fotografem patrzę z dwóch perspektyw. Po pierwsze, u fotografa zamawiamy sesję zdjęciową, w ramach której wykonane oraz dostarczone nam zostaną interesujące nas zdjęcia. Ten aspekt jest organizacyjny i techniczny. W tym miejscu pamiętamy o wszystkich kwestiach biznesowych. Po drugie, powinno nam też zależeć, aby fotograf przeniósł na nas odpowiednio szerokie prawa autorskie do zamówionych utworów fotograficznych. Jest to bardzo ważne, gdyż jedynie mając odpowiednio zabezpieczone aspekty prawno autorskie możemy w pełni cieszyć się z biznesowego potencjału efektów takiej sesji.

Tematyka dotycząca nabywania praw autorskich omówiona była już przeze mnie w drugim artykule – do którego odsyłamy TUTAJ.

Poniżej przedstawiam pięć aspektów dotyczących prawa autorskiego, które warto mieć na uwadze przy umowie z fotografem na naszą firmową sesję zdjęciową.

Po pierwsze, pamiętajmy, aby stosowaną umowę sporządzić na piśmie i podpisać jeszcze przed zleceniem sesji. Tylko tyle i aż tyle.

Druga sprawa to odpowiednio szerokie określenie pól eksploatacji, na których będziemy mieli prawo korzystać z utworów fotograficznych. Tutaj wracamy do przemyślanych celów i efektów sesji, w obecnej i przyszłej perspektywie naszej firmy. Warto taką umowę rozpocząć od preambuły, w której w dwóch zdaniach opiszemy wspólny zamiar i cel naszej współpracy z fotografem oraz jakie potrzeby ma zrealizować sesja i wykonane w jej efekcie zdjęcia.

Po trzecie, polecam umieszczenie w takiej umowie klauzuli autorskiej obejmującej nabycie praw autorskich do zamówionych utworów. Sama licencja to za mało. Szczególnie jeśli jest to sesja typowo firmowa, a zdjęcia dotyczą wyłącznie wizerunku członków naszego zespołu. W tym miejscu koniecznie musimy pamiętać, aby wynagrodzenie należne fotografowi obejmowało też wynagrodzenie za prawa autorskie, na wszystkich opisanych w umowie polach.

Czwarta kwestia warta rozważenia, to pozyskanie od fotografa upoważnienia do ingerencji w treść i formę dostarczonych utworów fotograficznych oraz zgody na wykonywanie praw zależnych do utworów powstałych w ramach sesji. Temat bardzo delikatny, ale ważny w praktyce. Zdarza się, że zaledwie parę miesięcy po przeprowadzeniu kosztownej sesji zdjęciowej ze zdjęcia grupowego pracodawca potrzebuje „usunąć” pracownika, z którym w międzyczasie firma zakończyła współpracę.

Na koniec warto ustalić i zapisać w umowie, czy fotograf będzie miał prawo używać zdjęć z wizerunkiem członków naszego zespołu dla własnych celów promocyjnych, w tym na swojej stronie internetowej? Jest to w zasadzie decyzja biznesowa, ale warto podjąć ją świadomie, uwzględniając stanowisko fotografowanych osób.

 Autor: Ewa Krzemień – adwokat z ponad 15-letnim doświadczeniem w doradztwie prawnym dla biznesu. Prowadzi własną, butikową Kancelarię Adwokacką w ramach której zajmuje się doradztwem prawnym dla biznesu – w myśl hasła „You Do Business We Do Legal”. Członkini Lady Business Club. Więcej o autorce TUTAJ